三菱商事・ユービーエス・リアルティ株式会社

立替経費精算のアウトソーシングで、専門性の高いコア業務への集中を実現

三菱商事・ユービーエス・リアルティ株式会社 コーポレート本部 業務管理部 マネージャー R.I様
コーポレート本部 業務管理部 マネージャー F.S様
BPOサービスの対応範囲が決め手となり、マネーフォワードを導入。経理部門 &フロントスタッフの経費精算業務の工数を大幅に削減
三菱商事・ユービーエス・リアルティ株式会社様は、投資家などから調達した資金をもとに、商業施設、オフィス、産業用不動産などさまざまなタイプの不動産に投資するJ-REITを運用する資産運用会社です。フロントスタッフは毎月多くの立替経費申請を行うため、経理部門は申請内容のチェック、領収証の原本回収、ファイリング、保管などの事務作業に多大な工数をかけていました。
経費精算業務の見直しを考えた同社は、経費精算システムの提供だけでなく事務作業もアウトソースできることを条件にサービスを選定し「マネーフォワード クラウド経費」の導入を決定。BPOサービスの利用により、経理部門の事務作業が大幅に削減されただけでなく、マネーフォワードの豊富な機能がフロントスタッフの事務作業も削減し、専門性の高いコア業務への集中が可能に。経理業務を担当するR.I様とF.S様に、導入前の課題や導入後の効果について伺いました。

申請内容のチェック、領収証の原本回収、ファイリング、保管など、立替経費精算に関連する事務作業の負荷が課題だった

F.S様:立替経費精算に必要な領収証の管理・保管に課題を感じていました。当社のフロントスタッフは出張で全国各地を飛び回るため、交通費や宿泊費、接待交際費など多くの経費を使います。経費精算システムで経費の入力・申請が行われた後は、領収証の原本を回収してファイリングをするのですが、この作業に毎月とても時間がかかっていました。

特に、新型コロナウイルス感染症対策としてリモートワークが推奨されるようになってからは、従業員のオフィス出社機会が減り、領収証の原本回収、ファイリングにさらに時間がかかるようになりました。

R.I様:当社の場合、複数の経費規定類が存在し、経費申請内容のチェックにも多くの工数がかかります。例えば、接待や会食では、当社側参加者の役職によって接待交際費の上限金額が変わるため、これらを1件ずつチェックします。経費精算は多い月で600件ほど発生しており、チェックはもちろん、差し戻しの指示を行うのもかなりの手間でした。

回収した領収証は月1回、外部の会計事務所に依頼をして経費精算システムとの突き合わせを行い、その後、外部倉庫に保管していました。こういった業務の委託先もできれば一本化したいところでした。

経費申請の承認業務までアウトソースできることが、当社がマネーフォワードを選ぶ決め手となった

F.S様:マネーフォワード クラウド経費」は、経費精算システムの機能だけでなく、経費申請の承認業務から、領収証のチェック、ファイリング、保管までアウトソーシングできる点が良かったです。

特に、経費申請の承認業務にまで対応してくれる経費精算システムは、私たちが調べた限り「マネーフォワード クラウド経費」の他にありませんでした。これは、複数の経費規定を定めている当社にとって大変ありがたいものでした。

R.I様:フロントスタッフが使う経費アプリも、領収証やレシートの画像から日付・金額・支払先をデータ化してくれるOCR入力があり、使いやすそうな印象でした。BPOサービスの内容、システム機能の使いやすさ、サービスのコストなどを総合的に勘案して「マネーフォワード クラウド経費」の採用を決めました。

採用を決めてからは3~4回程度、導入に向けた打ち合わせを行いました。BPOサービスにもできること・できないことが当然あるので、サービスのガイドラインをベースに、当社の希望をお伝えしながら、アウトソースの内容をすり合わせていきました。採用決定から4カ月程度でサービスの利用を開始することができました。

経理部門が行っていた作業のほとんどをBPOセンターに委託。経費精算の自動化が着実に進んでいる

F.S様:フロントスタッフからは、「経費アプリが便利!」という声が届いています。彼らは外出や出張機会が多いので、移動中のスキマ時間に経費申請ができるメリットは大きいようです。

当社はフロントスタッフのほとんどにコーポレートカードを持たせているので、クレジットカードの利用明細を経費アプリにデータ連携できる点も良いですね。Suicaなど連携サービスの種類も多いので、経費明細を手入力する機会は確実に減っているようです。

R.I様:私たち経理にとってはやはりBPOサービスが大変ありがたいです。「マネーフォワード クラウド経費」に入力された経費は、私たちに代わってBPOセンターが申請内容をチェックしてくれます。アップロードされた領収証画像をチェックして、複数の経費規定類を満たしているかどうかまで確認をしてくれるので、とても助かっています。

また、申請内容に不備があれば、BPOセンターのオペレーターが従業員と直接チャットをして修正指示を出してくれます。承認すべきかどうか判断に迷うものだけ、オンラインのコミュニケーションツールを通じて私たちに確認依頼が届きます。私たちが行う作業はほとんどこの確認作業だけになりました。

F.S様:同じような確認が入る申請内容については、BPOセンターと協議し、オペレーションを標準化させます。以降、同様の申請が発生すると、「対応ルールにのっとり、処理を行いました」と報告だけが届くようになりました。私たちがこれまで発生するたびに各フロントに確認し、差し戻しをしていた作業も、BPOセンターとやり取りをするだけで完結できるようになりました。私たちが判断するケースは徐々に減ってきており、経費精算の自動化は着実に進んでいる印象です。

領収証の原本は月初に取りまとめてBPOセンターに郵送します。システム上の登録内容と領収証の突き合わせ、ファイリング、保管もすべてBPOセンターが行ってくれるので、工数が削減されただけでなく、領収証のチェックを依頼していた会計事務所や、領収証保管のための外部倉庫との契約が不要になりました。経費精算に関連する業務委託をマネーフォワードに一本化できて業務がよりシンプルになりました。

マネーフォワードを活用し、専門性の高いコア業務に集中して取り組める環境を実現したい

F.S様:領収証やレシートの画像を撮影して送信すると、その画像から入力作業を代行してくれる「オペレーター入力」のサービスはもっと使っていきたいと思っています。便利な機能を積極的にユーザーに周知していくことで、さらなる事務作業削減につなげていきたいと考えています。

R.I様:私たちは企業理念におけるコアバリューの1つとして「Mastery(プロフェッショナル/経験/専門性/自主)」というものを掲げています。経費精算は欠かすことができない重要な業務ではありますが、決して高い専門性が求められる業務ではありません。経費精算のようなノンコア業務をアウトソースし、より価値のある業務に取り組める環境を実現していこうと考えています。

これからも「マネーフォワード クラウド経費」をさらに使いこなしていくことで、専門性の高いコア業務に集中し、ステークホルダーの期待に応えていきたいと思います。

三菱商事・ユービーエス・リアルティ株式会社
三菱商事・ユービーエス・リアルティは、日本有数の総合商社である三菱商事と、世界最大級の金融グループであるUBS AGが、2000年に合弁で設立した資産運用会社です。国内最大級の総合型REIT日本都市ファンド投資法人及び産業用不動産に特化した産業ファンド投資法人の2つのJ-REITを運用しています。