導入事例トップ サービス「経費」の導入事例 スタートアップ精神が合言葉。働き方改革の流行前から着手した世界No.1のシリアルブランドの経費精算プロジェクトとは?

スタートアップ精神が合言葉。働き方改革の流行前から着手した世界No.1のシリアルブランドの経費精算プロジェクトとは?

経費 メーカー・製造小売 大企業 日本ケロッグ合同会社 人事総務IT部 部長 門野 映子様
営業部・セールスストラテジーグループ 業務用トレードマーケティングマネージャー 小栗 貴大様
経営管理・財務本部 ファイナンスアナリスト 江尻 久仁子様
日本ケロッグ合同会社

世界トップクラスのシェアを誇るシリアルブランド「ケロッグ」を国内で展開する日本ケロッグ合同会社。同社のシリアル食品「オールブラン」「フロスティ」は幅広い世代に愛され、日本の朝食を支えてきた。

確固たる地位を築きながらも、昨今のビジネス環境の変化に危機感を募らせていたことから、全社で業務改善プロジェクトを推進。就業規則見直しやオフィスレイアウト変更等とともに進めたのが経費精算の見直し。マネーフォワード クラウド経費を採用し、営業部門と経理部門の負荷軽減を実現した。
業務改善プロジェクトを牽引した人事総務IT部部長の門野様、プロジェクトメンバーで経理の江尻様、営業部の小栗様の3名に話を伺った。

世のなかに先駆けて働き方改革を遂行。経費精算業務はもっとも見直すべき業務

人事総務IT部 部長 門野様:弊社は1962年の設立以来、日本でシリアル製品を中心とする食品の製造・輸入のビジネスを展開してきました。しかし、2013年を境に国内シェアNo1の座を奪われるなど、ビジネス環境が大きく変化し、これまでと同じやり方では競争が難しくなりました。

また、グローバルでは創業113年を迎えますが、常に「スタートアップ精神」を念頭に置いています。社員一人ひとりがオーナーシップを持ち、迅速に行動すること、果敢に挑むこと、そのために内部の不要な業務を減らすことを大切にしている会社です。そのようなバックグラウンドを持っていたことに加え、2013年頃からの急激なビジネス環境の変化に対して、迅速に変革をしないといけないという問題意識を持つ経営陣からのコミットがあり、社内で「業務の効率化」を推進する機運が高まりました。

準備期間を経て、プロジェクトがキックオフしたのは2016年のこと。世のなかが働き方改革に乗り出す前に、私たちは先駆け的に取り組みを検討していました。当プロジェクトでは第一に「社員が何に時間を使っているか」を調査。そこで判明したのは、「移動」「Excel入力」「社内会議」の時間が多いということでした。そうした業務によって、本来時間を掛けてもらいたい商談や店舗回り、市場調査の時間が奪われているという事実が浮き彫りになりました。

オフィスレイアウト変更や就業規則の変更等、さまざまなプロジェクトを推進してきましたが、なかでも経費精算に関しては、かねてより多くの無駄があることが指摘されていました。非効率なやり方でしたので、社員はストレスを抱えつつも、決められた方法に則って粛々と申請していたというのが現状でした。そこで、会社と社員双方の負担になっている部分を効率化するべく、経費精算システムの導入もプロジェクトに組み込むことになりました。

経理管理・財務本部 江尻様: マネーフォワード クラウド経費を導入する前は、Excelのフォーマットを利用して、経費を入力する方法をとっていました。データを共有フォルダに保存後、一度印刷してから領収証と一緒に上司へ提出、再び受け取り、経理に提出してもらうというフローです。しかし、営業拠点は九州から北海道まで全国にあるため、所属している拠点に上司がいないケースもしばしば。その場合は、上司がいる拠点まで郵送で書類を提出するプロセスが必要となります。とにかく工数が多く、面倒な作業だったと言えます。

また、経理にとってもSAPへアップロードする際の入力ルールが厳しく、細かい修正が必要でした。弊社ではシェアードサービスを導入していますが、こちらについても申請ごとにアップロードしなければならなかったため、工数が増え、管理者としての負担も大きなものでした。経費科目についても、主要なもの以外は都度経理の確認が必要で、非常に煩雑でした。

経費精算業務の負担を文章や図で可視化。コンペを経てマネーフォワード クラウド経費を採用

経理管理・財務本部 江尻様: 経費精算システムの見直しプロジェクトに関しては、門野からも「現場で実務に携わる当事者たちにとって何がベストなのかをユーザー目線で判断してほしい」と言われ、経費精算効率化のパートは、人事総務IT部、経理管理・財務本部から構成されるプロジェクトメンバー主導で進めました。

まずは、現状のプロセスを見直すことからスタート。文章や図に起こしてプロセスを可視化し、営業現場や管理部門双方でどれくらいの工数が発生しているのか、どこでどのような業務負荷があるのかを洗い出しました。さらに、システムの導入によってどの部分を効率化できるか、どんな工数が減らせるのかを整理、自社にとって理想の経費精算プロセスを作りました。
次に、経費精算システムベンダー10社に問い合わせ、理想のプロセスとの合致しうる4社を選定しコンペを実施しました。コンペではプロジェクトメンバーが、選定基準に基づき各評価項目に点数をつけ業務の実現可能性を検討しました。その結果、マネーフォワード クラウド経費を採用することになりました。選定ポイントは、以下です。

1.正確性を担保しながら、全社の工数をどこまで削減できるか
2.定められた期間内に導入が完了できるか
3.価格の合理性、電子ワークフローの柔軟性

特に決め手となったのが1点目の工数削減で、他社と比較して、マネーフォワードアプリの使いやすさは評価ポイントでした。専用アプリで撮影をするだけでレシートの情報が文字に反映されるOCR機能をはじめ、登録から申請までのステップがわかりやすく、メンバーの評価も高かったです。管理者目線でも、申請や承認状況がチャット上で簡単に把握できるのは便利だと感じました。
2点目ですが、プロジェクトの期間が決まっており、迅速に進める必要がありました。担当営業の方をはじめ、クイックに対応してくれたのは大きかったです。

門野様: 経費精算システムに関して、本来はグローバル推奨ベンダーが決まっており、その会社さんのものをいれるようにというグローバルからのプレッシャーがありました。もちろん上述した選定ポイントを満たした上での判断ですが、日本単体での導入を決めたのは、弊社の企業文化である「スタートアップの精神」と上述の行動規範を大切にしたからだと思っています。

経理の管理工数が約15%削減。より価値ある仕事に時間を割けるようになった

門野様:働き方改革という観点でのプロジェクト成果としては、社内コミュニケーションの促進や時間短縮への意識が以前に増して向上してきています。全体的にやみくもに仕事をするマインドから効率を点検しながら仕事に取り組むマインドへ変化したように感じます。
経費精算システムと同じ時期(2019年1月)に就業規則を改定したため、経費精算システム単体の導入効果を計測するのは難しいのですが、調査結果から残業時間は確実に減っており、マネーフォワード クラウド経費も寄与していると確信しています。

江尻様:以前はExcel管理だったため、入力に誤りがあるとメールにて修正の連絡をしていました。そのためタイムラグが発生し、忘れたころに回答が来るなどの苦労も。マネーフォワード クラウド経費の場合、申請ごとにチャット機能がありコメントで管理することができます。双方で経緯がすぐにわかる点が便利で、連絡もスムーズになりました。また、SAPへのアップロードについても、マネーフォワードと連携できるAPIの開発パートナーを選び、CSVデータを経由して取り込めるような機能設置をお願いしました。

導入して経理の管理工数がどれくらい減ったか分析してみたところ、約15%削減されていました。それにより浮いた時間を、経費の実績管理やトレンドの把握などバリューのある分析業務に充てられるようになり、プラスの変化を感じています。

営業として待望のシステム導入。面倒な業務でしかなかった経費精算がアプリでスムーズに

営業部・セールスストラテジーグループ 小栗様:私は営業企画を担当しており、現在は新規事業のオフィス向けシリアル販売サービス「オフィスケロッグ」の営業を任されています。企業のオフィスにケロッグシリアルのディスペンサーを置いていただくための営業をしており、頻繁に外出しています。

マネーフォワード クラウド経費の導入前、これまでのキャリアでも紙の経費精算しかしたことがありませんでしたが、正直なところ「めんどくさい」の一言。 日々の業務が忙しくなると、面倒だからつい後回しになってしまうんですよね。そうすると、領収書もどんどん貯まり財布もパンパン。

仕事が立て込んでいる時期は、申請が溜まることもしばしば・・・。ただ、日中はメインの業務に着手しているので、経費精算にはなかなか手がつけられません。結果として、経費精算に着手するタイミングは定時後に。残業時間に経費精算をやっていていいのかな……と罪悪感を抱くこともしばしば。営業なので、日中に外出せず領収書を広げて精算業務をするのもはばかられますし、タイミングの難しさも感じていました。
また、営業担当としては売上につながる業務に時間を割きたい想いがあり、まとまった時間を経費精算に充てるのではなく、提案書の作成や、メール対応などに時間を使いたいというのが本音でした。そのため、マネーフォワード クラウド経費の導入は、私にとって待望でした。

一方で、「慣れないうちは手間になるのではないか」という心配もありました。導入初期に少しだけ経理部門に教えてもらったり、ビジュアルのマニュアルに目を通したりしましたが、結果としてはシンプルな作りだったのですぐに理解して使いこなせるようになりました。
なかでも「経路検索」の機能は便利ですね。アプリで出発駅から到着駅を登録するだけで、経路のみならず運賃も自動算出されます。私は移動時間を活用して申請しているのですが、電車に乗っている時間って他の業務はなかなかできないので、スキマ時間を活用できるのは非常に助かります。また、立て替え精算についても、アプリで領収書を撮影するだけで文字として認識されるので、紙に記入していたころと比べると格段に楽になりました。基本的な操作方法は 理解できたので、今後はICカードリーダーやモバイルSuica連携など、さらなる便利機能を使って営業の時間をさらに確保したいと思っています。
加えて、部下を持つ身である私としては、部下からの経費申請の承認もスマホで完結できるので助かっています。過去の申請内容も簡単にトラッキングできますので、マネージャーの立場としてチェックが容易になりました。

現在私は営業として、働き方改革につながる「オフィスケロッグ」を多くの企業にご提案させていただいております。この取り組みのなかで感じるのは、単純に「時短」や「残業をなくすこと」だけを考えるのではなく、最終的には従業員の満足度をあげることが大切であるということ。その意味でも、使い勝手がよく利便性の高いマネーフォワード クラウド経費は、魅力的な会社への変革の一翼を担える理想的なツールだと思います。

ケロッグおよび日本ケロッグ合同会社について

ケロッグおよび日本ケロッグ合同会社について

1894年にケロッグ社の創設者であるW.K.ケロッグが米国ミシガン州バトルクリークにおいて、保養所の人々のために食物繊維が豊富な穀物を材料に、食べやすく栄養が豊富な食品としてシリアルの原形となる「グラノーズ」を発明。1906年の会社設立から113年を経た現在では、世界180カ国以上で事業を展開する世界的な食品メーカーとなっています。米国ケロッグ社100%出資の日本法人となる日本ケロッグ合同会社は1962年に設立されました。1963年の「コーンフレーク」、「コーンフロスト(現:コーンフロスティ)」の発売以来、半世紀以上にわたって、太陽と大地の恵みを受けて育った、玄米、小麦、大麦、とうもろこしなどの穀物のエネルギーと、バランスのよい栄養がたっぷり詰まったシリアルを日本の朝の食卓にお届けすることを通じて、お客様の気持ち良い一日のスタートを応援しています。

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