導入事例トップ サービス「経費」の導入事例 3社の経費精算システムを使った経理が語る営業現場にとってベストな選択とは

3社の経費精算システムを使った経理が語る営業現場にとってベストな選択とは

経費 IT・通信 中小企業 株式会社ヒューマンテクノロジーズ チャネル開発部 部長 家崎晃一様
チャネル開発部 由井 晃弘様
管理本部 ご担当者様
株式会社ヒューマンテクノロジーズ

「営業部門の負担を軽くしたい。試行錯誤をしていく中で、最終的にMFクラウド経費の導入につながりました」

従業員112名のバックオフィス業務を4人で支える株式会社ヒューマンテクノロジーズ・管理本部。同社はMFクラウド経費を導入するまでに、2社の経費精算システムを経験していた。計3社の利用を経て、申請者にとってMFクラウド経費が最も使いやすい経費精算システムであると実感。直感的に操作できるUIのため、教育コストもかなり削減できたという。
今回はチャネル開発部の家崎様、由井様、管理本部の担当者様に話を伺った。

業務の効率化は常に課題。申請者の精算業務を少しでも楽にしたい。

株式会社ヒューマンテクノロジーズ

弊社はクラウド勤怠管理システム「KING OF TIME」やクラウド型PC認証管理システム「KING OF TIME セキュアログイン」といったサービスの開発・販売・サポートを行っています。従業員数は112人(2018年7月時点)です。このビジネスをやっていると、お客様から「正確な打刻時間を取りたい」という相談をよく頂きます。弊社としては新たな技術やサービスを積極的に取り入れる方針で、指紋認証、指静脈認証といった生体認証に加え、顔認証もリリースします。

管理本部の体制は4人。人事担当が1名、請求・消込担当が2名、総務・経理が1名います。会計事務所・社労士事務所と連携しながらバックオフィス業務を行っています。経費精算の種類は、電車代が最も多いですね。その他カフェ代、新幹線代、飛行機代、宿泊費、日当などがあります。経理担当は、月末月初に提出される経費の書類を勘定項目から領収書の添付画像・原本のチェックまで行います。

成長途上にあるため、社員1人1人に求める役割や業務は多く、外注やITサービスを駆使しながら、ノンコア業務は効率化し本業へ集中できる環境作りが重要だと考えています。営業部門の創業当初はExcelで経費精算を行っており、月末月初の時期になると、営業は夜遅くまで残りながら入力作業を行っていました。彼らの精算業務を少しでも楽にしたいと思い、経費精算システムの検討をはじめました。

過去に2社の経費精算システムを使用するも、申請者目線で使いやすいものはなかった。

今から7年前、交通費精算に特化した1社目の経費精算システムを導入しました。当時は経費精算システムの違いを比較検討できるほど種類は多くなく、価格の安さを考えるとこのサービス1択でした。

導入してみて、たしかにExcelで経費精算をしていた時より楽になりました。交通費の場合、乗車駅と降車駅を入力すれば定期代も加味された金額が出ます。しかし、交通費以外の経費精算は相変わらずExcelを使う必要がありました。飲食代や会議代、宿泊代には対応していなかったのです。

すべてのデータをひとつのシステムにまとめられれば、申請者側・経理側の負担がもっと軽くなると感じており、数年が経過した頃に、すべての経費精算を一元管理できるシステムが発売されたのを機にリプレースをしました。ただ、2社目の経費精算システムの導入には苦労しました。さまざまな設定が複雑に絡み合っているので、最初の設定がとにかく大変で。申請者からの質問も多く、落ち着くまでに3〜4ヶ月はかかりました。

うまく機能しはじめてからは利用しやすかったですね。すべての経費精算データがひとつのシステムにまとまっているので、経理側は管理がしやすくなりました。申請者側としても、交通費だけシステム、残りはExcelという2重運用に比べれば、楽になったようです。

ただ、運用を続ける中で新たな課題を感じていました。管理部門目線では管理・運用がしやすい一方で、申請者にとっては分かりにくいUIでした。操作方法が分からない、という問い合わせが多く、経理側で細かい設定変更を都度していました。申請者が直感的に利用できれば、さらに負担を減らせるはずだ、と思っていました。

直感的に操作できるUI。マニュアルはほぼ必要なかった。

株式会社ヒューマンテクノロジーズ

紆余曲折を経て最後にたどり着いたのが、MFクラウド経費でした。選んだポイントは次の3点です。

・申請者視点から見て優れたUIであること
・スマホアプリが搭載されていること
・電子帳簿保存法に対応していること

1つ目と2つ目は、申請者目線で見たときに嬉しいポイントだと思いました。3つ目ですが弊社はカフェ代の領収書が大量にあり、ペーパーレス化を検討しています。システムが対応しているだけではなく、電子帳簿保存法の運用実績があるのは魅力的でした。

MFクラウド経費の場合、導入はスムーズでしたね。直感的に理解しやすいUIでしたので、申請者はすぐに使いこなしていました。経理側でマニュアルも用意していたのですが、ほとんどの営業はマニュアルを見ずとも理解していたようです。使い方に関する細かいレクチャーも特にしませんでしたがミスもほとんどありませんでした。この点は本当に素晴らしいなと思いましたね。2社目の経費精算システムでは利用方法が浸透するまで3〜4ヶ月かかっていましたが、MFクラウド経費では1〜2ヶ月ほどで軌道に乗りました。

優れたUIは利用者の精神的負担を軽減する。

UIが優れている点は、経理側の作業においても大きなメリットとなっています。申請者は数十人いる一方で、経費チェックの担当は経理1人。膨大な量の確認作業があるので、優れたUIであることは精神的な負担を減らしてくれます。項目などが見づらいと、それだけでやる気が削がれますからね(笑)。

また、アプリ上で提供されているチャット機能も非常に便利です。経理の部屋と申請者の部屋が離れていたり、そもそも支店が違ったり、申請者が出張中であったりすると、気軽に連絡が取りにくい場合もあります。申請者にちょっとした確認をしたいときなど、よく利用していますね。加えて、申請時に領収書の画像データが添付される点も魅力です。領収書の原本を見る前に金額をチェックできるので、あとはその原本が存在するかどうかを確認するだけ。その点でも、経費精算作業をよりスムーズに終えられるようになりました。

もちろん、申請者側にとってもメリットが大きかったです。特筆すべきは、理解しやすい・使いやすい点ですね。特に難しい操作はなく、OCR撮影やカードリーダーの読み込み、スマホアプリでの経費申請についてもすぐに理解できたようです。中でも、スマホアプリで申請できるのは嬉しかったと聞いています。移動中もそうですし、上長が営業や出張で会社にいないタイミングでも申請可能です。上司のスケジュールを確認したり、ハンコをもらいにいったりするだけでも時間がかかりますから。そういった点でも、無駄な時間が削減されていると感じました。

  • 営業担当者の声(チャネル開発部 由井様)
株式会社ヒューマンテクノロジーズ

経費精算に取り掛かるハードルが低くなりました。紙で経費精算するのは正直面倒でしたから。紙を印刷して、領収書の束を引っ張り出して、時系列順に並べて、領収書を台紙に貼り付けて……どの工程も心理的なハードルが高かったのです。

現在では、領収書の写真をとる、ICカードリーダーで交通費のデータを吸い出すなど、ひとつのステップにおける負担が軽いですね。スキマ時間を使って経費精算をしようという気持ちになります。精算業務も早く終わるようになり、提出期限に遅れなくなりました。早く終えることで、見積もり作成や、お客様とのコミュニケーションに時間を使えるようになっています。

1ヶ月以内で要望をサービスに反映してくれた。追加され続ける新機能、発展に期待。

今後は電子帳簿保存法への対応も検討していきたいですね。以前ですと難しいと感じていましたが、ここ最近の法改正等で、現実的に業務を回せるレベルまで緩和されたようです。マネーフォワードさんにサポートしていただきながら、ペーパーレス化を実現したいですね。

また、弊社の要望をサービスに迅速に反映してもらえるので、ありがたい限りです。以前、開発の方に「円とドルの表示がおかしい」という要望をあげたことがあったのですが、1ヶ月もかからず対応してもらいました。その他にも新しい機能はどんどん追加されているので、今後の改善や新機能開発にも期待しています。

資料ダウンロード
導入をご検討の方は、
ご不明な点がありましたらお気軽にお電話ください。 受付時間10:30~17:00 (土・日・祝日を除きます)
tel

050-5305-0715

050-5305-0715

株式会社ヒューマンテクノロジーズ

株式会社ヒューマンテクノロジーズ

クラウド勤怠管理システム「KING OF TIME」や、クラウド型PC認証管理システム「KING OF TIME セキュアログイン」などの開発・販売・サポートを行っています。

https://www.h-t.co.jp/