導入事例トップ サービス「経費」の導入事例 業務効率化だけではない。グループ横断で管理業務を標準化して得た本当の価値とは?

業務効率化だけではない。グループ横断で管理業務を標準化して得た本当の価値とは?

経費 IT・通信 大企業 株式会社HCSホールディングス 松嶋 安隆様
西出 育子様
旭 奈保美様
株式会社オートマディゴ
伊勢 倍子様
株式会社HCSホールディングス

HCSホールディングスグループは、1970年創業の日比谷コンピュータシステムをはじめとするグループ会社7社それぞれが、得意とする専門分野でSIサービス事業、ERP事業、デジタルマーケティング事業を展開している。
顧客のシステム開発は得意としているものの、自社の経費精算に関しては従来の手作業が踏襲され、効率的とはいえない運用が続いていた。煩雑な申請状況を変えるべく、グループ会社全体で改革プロジェクトを立ち上げ、マネーフォワード クラウド経費の導入にいたった。

背景にあった課題や、マネーフォワード クラウド経費活用後に改善されたことなどついて、同社グループ会社管理部・部長の松嶋安隆様、人事総務部マネージャの西出育子様、経理部の旭奈保美様、グループ会社の株式会社オートマティゴ営業担当マネージャの伊勢倍子様にお話を伺った。

会計ソフトの刷新にともない、経費精算のクラウドサービス導入も決断

人事総務部マネージャ 西出様:弊社は、クライアント企業に常駐しながらのシステム開発や保守などのサポートを主業にしています。しかし、他社の支援ばかりで自社の業務改善に手をかける暇がない、いわゆる“紺屋の白袴”とでも言いましょうか……。例えば交通費精算に関しては、社内システムを構築しないまま、Excelを使ったアナログな作業にとどまっていました。

弊社には国内グループ会社が5社あるのですが、精算業務はHCSホールディングスで一括して行っています。そのため、月1回のミーティングがあるタイミングで、各社の管理職にその月の経費精算書を持参してもらっていました。

経費精算にまつわる手間に課題感を抱く中、折しも社内の基幹システムを刷新することになりました。刷新プロジェクトに伴い、社内の業務を洗い出し、全社員の負荷が大きい業務を洗い出していくと経費精算業務が上位にあがり、優先的に見直すべき対象となりました。 経費精算は月に1回なのですが、経費精算書の回収作業と内容確認だけでも一苦労でした。Excelの経費精算書へ記入をするのですが、客先へ常駐する社員が多く、精算書をメールなり、場合によってはFAXで本社へ送付してもらっていました。営業アシスタントは、客先に散らばっている社員から経費精算書を期日までに回収し、その後最高7段階もの承認を経て処理していました。工程が多く、誰が何を承認するかも曖昧で、処理自体が形骸化?……と、よくよく考えると本当に意味があるのか分からないような業務も含まれていました。

振込作業もかなりの手間でした。人事総務部で記載内容を電卓で検算、確認したものを経理部門へ提出して最終確認をするフローなのですが、紙と電子ワークフローが混在しており、煩雑な業務となっていました。
以前であれば自社で独自の経費精算システムを構築するところですが、いまやクラウドツールも進化していることもあり、外部サービスを活用した方が導入までのスピードも早いのではないかと考え、適したサービスのリサーチをはじめました。

振込業務の効率化機能と合理的な料金プランが導入の決め手に

人事総務部マネージャ 西出様:各社のサービスを比較して、最終的にはマネーフォワード クラウド経費を採用することになりました。理由としては主に2つあります。
1つは、合理的な価格プランです。マネーフォワード クラウド経費では、その月に経費登録、経費申請、その他の申請を行ったユーザーが課金対象としてカウントされます。“実際に使った人数だけ料金を支払う”というコストパフォーマンスの良さを評価しました。

もう1つは、振込業務の効率化です。2~3時間かかっていた振込データの作成がボタン1つで終わるようになったのはもちろん嬉しいのですが、銀行振込API連携を使えることが大きかったです。通常であれば銀行サイトへログインし、振込データをアップロードして振込作業をするかと思いますが、マネーフォワードの経費精算システムの画面上から1クリックで銀行サイトへ連携し、振込指示が出せるのは魅力だと感じました。弊社の給与振込銀行であるみずほ銀行ともAPI連携していることが分かり、それが決め手となりました。

グループ横断でプロジェクトを組成、経費精算フローの見直しを図った

人事総務部マネージャ 西出様:マネーフォワード クラウド経費の導入にあたっては、ホールディングス主導でグループ会社からもそれぞれ責任者を集めてプロジェクトを組みました。 まず共通認識として擦り合わせたのは、最高7階層あった承認フローを2階層まで減らすということ。特に経費については、階層が上がるごとに書類をしっかり読むことなく承認印を押してしまうケースも推察されました。
自分が指示したものではない経費を承認するわけですが、承認者全員が交通経路をチェックするわけにもいきません。そのため、承認者については最小限にとどめようと、グループ会社の枠を超えてプロジェクトにすることで周知を徹底しました。
とはいえ、各社でそれぞれのシステムを用意しては意味がありません。全社で承認の階層を2つまでに抑える意思統一を図るうえでも、マネーフォワード クラウド経費を導入する意義は大きかったと思います。

営業・経理事務ともに、無駄な労力とストレスがゼロに

経理部 旭様:導入後、生産性が明らかに向上しました。たとえば、総務の月初の残業時間が1人3時間ぐらいは削減できたと思います。経理も7時間かかっていた仕訳入力が30分ぐらいで済むようになりました。先ほどお話した振込データの作成時間も含めると約10時間の削減ができたのではないでしょうか。

株式会社オートマティゴ マネージャ(営業) 伊勢様:

私は、営業に配属される前はアシスタントだったのですが、マネーフォワード クラウド経費を導入する前は、各社員から集まった1か月の交通費精算のExcelシートを、締め日までに部ごとの合計を計算していました。 まず、この作業に関してひとつ言えるのは、とにかく手間がかかるということ。社員もスケジュールを再度振り返りながら月末に一斉に提出します。アシスタントとしてもシートがバラバラと届くので、まとめるのも一苦労。社員もアシスタントも、交通費精算に関してはお互いに負荷がありました。

マネーフォワード クラウド経費が導入されてからは、部ごとに集計しなくてもよくなり、大きな負担軽減につながりましたね。 今は、新規事業の立ち上げを担当しており、営業としてマネーフォワード クラウド経費を使う立場になりましたが、やはりスキマ時間を活用してスマートフォンから気軽に精算できるのはとてもありがたいです。電車や会食等が経費となるのですが、ICカードリーダーで電車の乗降履歴を簡単に取り込めるのは特に嬉しいです。営業になってからつくづく感じるのは、事務処理は気が乗らないとやりたくないということ。どうしても後回しになってしまいます。
また、私は申請もしますが、マネージャとして申請を承認する立場でもあります。承認に関してもワンクリックでどんどん確認できるので、時間を有効活用できているなと実感しています。Excelシートに入力していた頃の営業の労力を考えると、かなりスマートになったと思いますね。

グループ会社管理部・部長 松嶋様:管理業務はホールディングスで1本化して行っていますが、グループ各社でのやり方が異なると、管理業務はその分煩雑になり、手間がかかります。これを効率化するためには、グループ全社で同じやり方、考え方でやっていく必要があるのです。今回、マネーフォワード クラウド経費の導入が決まったことで、グループ全体のフローの見直しにつながりました。

経費精算システムを導入したことで、業務効率化ができたのはもちろん嬉しいのですが、本質としてグループ各社の業務の見直しをするきっかけとなり、各社の人事、総務、経理の業務フローを統一化・標準化できたのはとても大きいと思います。専門性が高く、属人的になりやすい管理部門をグループ共通で整理できたのは、大局的にみれば働き方や風土を変えるきっかけになっていくのかもしれません。 今後ですがコーポレートカード連携や、日当機能の活用や、支払依頼機能等、マネーフォワード クラウド経費が提供している機能をフル活用してグループ全体での改革をさらに進めていきたいですね。

株式会社HCSホールディングス

株式会社HCSホールディングス

SIサービス事業、ERP事業、デジタルマーケティング事業を展開するHCSホールディングス。 傘下には日比谷コンピュータシステム、日比谷リソースプランニング、オートマティゴ、アイシス、ビジー・ビーの5つの国内事業会社と、ベトナムにHCS Vietnam Co.,Ltdがある。

http://www.hcs-hd.co.jp/