紙の経費精算業務をなくし、マネーフォワードクラウドで締め作業までスピーディに完結できました

林様: そもそも、弊社では経費精算を紙ベースで行っていました。まず申請する担当者がExcelのフォーマットに入力します。弊社の経費精算でもっとも多いのは、営業担当者の取引先訪問時の交通費や接待交際費、次いで社内の交流も会社で支援しているため懇親会の飲食費も少なくありません。交通費は件数も多くそれぞれの料金を確認して記入をしなくてはならないため、担当者も相当な負担になっていました。また交通費以外の経費は、金額確認のためにも領収書の添付が必要です。全ての申請書類ができあがったら上長に提出し、承認を得て経理に回ってきます。

このフローでは、入力の工数以外にも課題がありました。

１つ目は人的ミスです。人が記入するためどうしても申請内容に記載ミスや漏れが発生します。ミスが発覚したら経理担当者から申請者へ事実確認を行い、修正をしてもらい、再度上長に承認をもらう必要があります。

２つ目の課題はこの承認プロセスです。承認者も領収書原本を確認して決裁をしなくてはならないため、物理的にも時間的にも拘束されます。また、承認者が決裁まで経理担当者は「待ち」になり業務が進みません。このようなタイムラグも無駄を感じるところでした。

そして３つ目の課題は二重入力です。承認されたデータがそろったら、経理担当者が利用中の会計システムへ入力し直す必要があったのです。つまり、営業も経理担当者も同じ内容を二重で入力していたのです。

このような流れを経て1.5人日がかりでようやく締め作業が完了するという現状をなんとかしたいと解決策を探していたところマネーフォワード クラウド経費に出会いました。

林様: マネーフォワード クラウド経費の導入で経費精算の課題は解消されました。しかし、まだ改善したいバックオフィス業務はあります。

現在、当社では給与計算システムや稟議システムがそれぞれ他社のシステムを利用しており、バックオフィス側だけでなく、利用者や承認者にとっても複数システムを管理することが煩雑で負担が大きいと認識しています。具体的な一例を挙げると、まずは稟議が必要な経費処理のケースです。

1. マネーフォワード クラウド経費で稟議対象の請求があがってくる
2. 稟議申請のシステムを開き、稟議が完了しているか確認する
3. マネーフォワード クラウド経費の精算処理を確定する

というように、稟議申請のシステムを確認してマネーフォワード クラウド経費と紐付けをするという作業をしなくてはなりません。複数のシステムを横断して一つの処理をすることは不便ですし、ミスも発生しかねません。
そのため、まず御社に期待することはワークフローの仕組みを開発してもらい、対象経費に対する決裁済み稟議の紐付けがマネーフォワードクラウド内で完結するようになると嬉しいです。

また、OCR機能の向上と他社の会計システムとの自動連携も期待したいところです。OCR機能については領収書の読み取り精度があがると今よりもっと便利で使い勝手がよくなります。会計システムとの連携は、今はマネーフォワード クラウド経費のデータをCSVに落として利用中の会計システムにインポートをしているので手入力してた頃よりも格段に工数は削減できました。ですが、今後はCSVなどの作業も無くなるともっと良いですね。他社さんとの連携なので難しいところもあると思いますが、ユーザーの立場から言わせてもらえばインポートの手間はかかっています。システムに依存せずシームレスに完結できるようになることを期待したいです。

これらのバックオフィス業務に関わるシステムや必要な機能を全て一元管理・統合をしていき、より会社に貢献できるバックオフィス部門を目指していきたいと考えています。その実現に、マネーフォワード クラウドが役立ってくれることを強く期待しています！