導入事例トップ サービス「経費」の導入事例 MFクラウド経費の導入により、適切な内部統制が構築できるようになりました。

MFクラウド経費の導入により、適切な内部統制が構築できるようになりました。

経費 IT・通信 中小企業 株式会社ユーザベース コーポレート本部 松本理恵様
株式会社ユーザベース

社員1人ずつの経費申請用エクセルファイルを加工し、メールで上長承認を取っていた状況から、MFクラウド経費を導入し、システムでの運用に切り替えることで経理側も現場側も業務効率がアップした事例。

エクセルでの経費精算業務に限界を感じていました。

株式会社ユーザベース

エクセルでの経費精算業務に限界を感じていました。
当社は、ユーザベースグループとして、法人向けに企業・業界情報プラットフォーム「SPEEDA」とソーシャル機能も兼ね備えた、経済ニュースプラットフォーム「NewsPicks」を提供しており、従業員は、海外拠点も含め約180名です。上海、香港、シンガポール、スリランカに海外拠点があり、SPEEDAの営業活動や、アナリストによるリサーチ支援を行っています。経費精算にMFクラウド経費を利用している社員は、東京オフィスで働いているメンバーが対象となっています。

当社の特徴としては、海外にも拠点があるため、海外出張が一定の割合で発生する点です。また、一定の条件を満たすものについては、エンジニアの勉強会や、社内のチームコミュニケーション向上のための懇親会、リクルーティング目的の会食等も会社費用となっている点も特徴として挙げられます。

MFクラウド経費の導入前は、社員1名ずつにエクセルファイルを用意し、経費精算の情報を入力してもらい、経理が申請社員分のエクセルファイルを1つのファイルにまとめて、仕訳入力が可能な形式に加工・集計していました。また、社員が申請してきた経費内容について、経費ガイドラインの上限額を超えているなどイレギュラーなものについては、業務上必要な費用なのか、上長の承認を得ているのか、社員本人やその上長に個別に確認を取っていました。その結果、経費内容の確認から経費精算額の確定、仕訳入力完了まで、経費精算作業に3~4日はかかっていました。

業務効率化を図るため、MFクラウド経費を導入し、作業時間は大幅に削減されました。

株式会社ユーザベース

MFクラウド経費を導入することになり、まずは小規模のメンバーでトライアルとして使い始めました。2ケ月ほどトライアル運用をして、導入研修も受講し、課題点などをクリアにした後、全社導入となりました。MFクラウド経費の操作ガイドをあらかじめ社員に共有していたこともあり、大きな問題もなく、スムーズに運用を開始することができました。PCだけではなくスマホでも申請ができるので、多くの社員はスマホで申請を行っています。

MFクラウド経費を導入してから、大きく変わったと感じるのは、経費申請に関する内部統制が整った点です。これまでは、経費内容について、必要に応じて経理から個別に社員本人やその上長にメール、口頭などで確認を取っていましたが、導入後は申請者から直接上長へ申請が上がり、上長による承認の有無をMFクラウド経費のシステム上で確認することができるようになりました。経理で個別に確認していた作業が無くなったことで業務効率化にもつながりましたし、組織として正しい運用ができるようになりました。

加えて、これまでは領収書の原本と入力されたエクセルの突き合せ作業が発生していましたが、今では申請データに領収書の画像データが添付されているため、申請内容との突き合せが簡単にできるようになった点も効率化につながっているように感じます。

経費の利用額の分析が可能になると、最適な経営判断ができるのではないでしょうか。

株式会社ユーザベース

経理側の業務効率が上がったことはもちろんですが、従業員側の手間もかなり省けるようになったと思います。私自身、レシートの読み取り(OCR機能)を使用することが多いのですが、タクシーの領収書の場合、日付や金額、タクシー会社の名前が自動で取り込まれるので、申請自体が非常に楽になったと感じています。また、不備入力防止機能をあらかじめ設定しているので、「必須項目が入力されていない」、「領収書が添付されていない」などのエラーがないことも、差戻しの必要がなく非常に助かっています。

これまでは「申請社員分のエクセルファイルを1つにまとめる」という作業にかなりの時間を要しており、かつ、過去の経費データが月ごとにバラバラに保存されていました。そのため、過去の経費データを蓄積し分析することが難しく、たとえば研修費や福利厚生費といった費目別の予算について、全体の予算の中で実際にどのくらい使用しているのかを適時に把握することが困難でした。MFクラウド経費を導入してからは、全社員の経費データがMFクラウド経費に蓄積されるようになり、部門別や費目別といったさまざまな切り口での分析を容易に行えるようになったため、より高度な分析や予算管理が実現できるのではないかと期待しています。そういった分析がタイムリーにできると、適切な予算を割り振ることができ、最適な経営判断ができるようになるのではと考えています。

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