スマホアプリでスキマ時間に経費を処理できるようになりました

働き方のコンサルティングを事業の柱として、働き方を意識改革する公演や講座の開催、働き方を変革するツールの開発を行っています。課題は経費の件数が多いことでした。外出がとにかく多く、交通費はもちろん、打ち合わせの合間にカフェに入って作業します。その際にカフェ代やランチ代の補助等で経費申請します。国内出張も多く、オフィスに出社できるのは月に5日程度、という事がよくあるので月の経費精算の数は非常に多いです。

外出が多いため会社に戻った際に経費精算の処理をする事になります。せっかく会社に集まるのですから、本来その時間は打ち合わせなどに充てるべきだと思っているのですが、やむなく経費を処理する時間に充てることになります。そういった現状ですので、経理側でも期日まで社員の申請が集まらないという問題がありました。

これまでは経費精算に独自開発のシステムを利用していました。このシステムはPCを立ち上げる必要があり、レシート枚数が50枚ほどあるので、月に2時間以上は精算処理に時間がかかっているような現状でした。働き方を変革していくという事がコアの事業なので、当然自分たち自身の働き方も変革していかなければなりません。経費精算にかける時間は本業ではないので、なるべくシステムで解決したいと考え、この1~2年は経費精算システムを検討していました。

当社は会計事務所に経理を委託していますが、毎月月末になると大量の申請が上がってきて会計事務所への負担が高い状態でした。マネーフォワード クラウド経費の導入を機に締め日を月2回に増やしたことにより負荷が分散されました。また、会計士の方がログインしていつでも確認作業が行えるのもクラウド型サービスのメリットだと思います。

利用料金が従量課金なのもメリットでした。当社は社員数が増えていますので、人数の増加でいちいち追加で申込をする必要がなく、使った分だけ支払う、という点が便利です。また、産休などの休職が発生した時にもその人のアカウントを停止する必要がないのも運用がラクですね。