株式会社 Project8

契約業務が一瞬で!いつ、誰が、何の書類を承認・締結したかをすぐに把握でき、大幅な業務効率化を実現

株式会社 Project8 経営管理部 人事・経理グループ リーダー 朝比奈 様
  • 課題

    ・製本や郵送、押印などの契約業務が大きな負担となっていた
    ・契約更新月の把握や保管方法など、属人化していた契約業務の仕組み化が必要だった
    ・印紙代や郵送費など、紙での契約締結にかかる金銭的コストを削減したかった

  • 結果

    ・リモート環境でも押印や契約内容の確認ができるなど、大幅な効率化を実現
    ・アラート機能で契約更新漏れがなくなるなど、理想の管理体制へ
    ・ワークフローを整えたことで、メンバーに業務を任せられるようになった

株式会社集英社の100%子会社として2015年に設立し、集英社含め様々なクライアントのデジタル領域におけるコンサルティングやWeb制作、コンテンツ制作などを手掛ける株式会社 Project8。
同社では2021年12月よりマネーフォワード クラウド契約を導入されており、業務委託契約や派遣契約などにご活用いただいております。

今回は同社にてバックオフィス領域の責任者を務める朝比奈様に、マネーフォワード クラウド契約を導入するに至った背景や抱えていた課題、また導入の決め手などを伺いました。

組織開発に注力するために。経理や人事との兼任の中、製本や郵送などの法務業務をいかに効率化するかが課題だった

ーーマネーフォワード クラウド契約導入以前は、どのような課題感をお持ちだったのでしょうか?

私は経理・経営企画をメインに担当しているのですが、あわせて法務や人事、採用領域も兼任しています。そのため、法務の仕事にさほどリソースを割くことはできないのですが、契約内容の見直しが必要な親会社との契約更新が相当数存在していたり、部署間でも覚書を用意したりと、片手間ではこなすのが難しいほどの業務量だったんですね。
親会社との契約更新は年に一度あるため、その都度製本をしたり、郵送して返送してといった手間を省き、どうにか業務の効率化を図れないかと考えていました。

また、過去の契約書が十分に管理されておらず、過去のものを参考にしようにもどこに何があるかわからない状態であったことも課題でした。エクセルで契約管理台帳を作っていたため、入力ミスによる抜け漏れがありましたし、入力の手間もかかります。さらに管理台帳自体の確認が漏れてしまい、更新月を過ぎたままの契約書が存在するといったことが起きていました。ルールの整備を試みましたが、承認や押印をはじめとする部署間のやり取りが煩雑になってしまうなど、運用面で課題を感じていました。

さらに地味に頭を悩ませていたのが、印紙代や郵送代です。1件1件はそこまで大きな金額感ではありませんが、やはり数が重なると無視できない金額になります。
そこで、電子契約にすれば契約業務の手間を削減することができ、削減した印紙代や郵送代分でクラウドサービスの利用料は十分に支払えるのではと思い、サービスの比較検討を進めていったというのが経緯でした。

ーーマネーフォワード クラウド契約を知ったキッカケや最終的に導入の決め手となったことは何かありますか?

もともと会計や経理などでマネーフォワード クラウドを利用していまして、営業担当の方から電子契約書のサービスも始まったとご連絡をいただいたのが、マネーフォワード クラウド契約を知ったキッカケでした。

他社サービスとも比較したのですが、他社サービスは契約書1通につきいくらといった固定の利用料以外の費用も発生しますし、契約管理やワークフロー機能などの必要な機能をつけていくと高額になっていく印象でした。中にはタイムスタンプを付与しない条件下であれば費用の安いサービスもありましたが、それでは法的効力が欠けてしまうなと。

一方で、マネーフォワード クラウド契約は必要な機能が標準搭載されていましたし、契約枚数による従量課金のないシンプルな料金体系が良さそうだなと感じました。
また、もともと他のマネーフォワード クラウドサービスを利用していたため、UIの観点からも馴染みのあるマネーフォワード クラウド契約が良いのではと思ったことが最終的な決め手となりました。

直感的に操作できるUIで、学習コストがかからない。簡単な説明だけでメンバーもすぐに操作できるようになった

ーー現在どのようにマネーフォワード クラウド契約をお使いいただいていますか?

現在は主に、外部パートナーとの業務委託や派遣会社との契約に利用していまして、年間で40〜50件分をマネーフォワード クラウド契約で管理・締結しています。電子契約に移行できる相手先とは順次電子契約に切り替えていて、先方が紙契約を希望されない限りは、すべて電子契約で進めています。

また、現状はバックオフィスのメンバー内だけで利用しており、バックオフィスメンバーが申請して私が最終承認を行うというフローで進めています。営業部門の決裁者メンバーにも閲覧権限だけ付与して、どういったフローで申請から承認まで行われるのかを見えるようにしていますが、ゆくゆくは営業部門が申請するといったフローも構築したいと考えています。

ーーサービス導入後、実際の運用開始までに苦労した点や課題は何かありましたか

細かな疑問点はありましたが、マネーフォワードでは専任の営業担当の方がつくため、ご連絡すればすぐにメールでご返信いただけて、特段苦労したことや課題というのはありませんでした。
直感的に理解できるUIですから、違和感なく使い始めることができまして、学習コストは本当に低かったなと感じています。

また、もともとの押印申請のワークフローをそのまま設定することができましたので、「マネーフォワード クラウド契約だとこれができない」といった悩みも特にありませんでした。

電子契約というのに馴染みがない社内メンバーにも軽く説明しただけで契約申請を出すことができるようになっていたりと、本当に導入しやすいサービスだなと感じています。

属人化しがちな契約業務のワークフローを整えたことで、注力すべき業務にリソースを割けるようになった

ーーマネーフォワード クラウド契約導入により、どういった効果を実感されていますか? 

以前は契約書の押印のためだけにわざわざ出社するといったこともあったため、今のように契約業務がリモート環境でも行えるようになったことは、業務改善として非常に効果を感じている点です。

また、以前は契約書自体がどこに何があるのかわかっていなかったのですが、現在は検索すれば取り込んだ契約書をすぐに閲覧・確認できますし、誰が承認したかまでしっかりとログが残ります。そしてアラート機能で契約更新月を知らせてもらえるため、契約更新漏れを防ぐことができるようになりました。

さらに、郵送の手間がなくなったことはもちろん、ワークフローを整えたことで他のメンバーにも業務を任せられるようになったことは大きな効果だと感じています。その分私自身は他の業務にリソースを割けるようになったため、あるべき姿になっていると感じています。

ーー最後に、あらためてマネーフォワード クラウド契約導入のご感想、また今後どういった使い方をしていきたいと考えているか、教えてください。

企業からのダイレクトメールは、セミナーの案内なのか新機能リリースのお知らせなのか、わかりにくかったりします。そのため、新機能に気づかないまま不便な使い方を続けてしまうといったこともあるわけですが、マネーフォワード クラウド契約は、専任のサポート担当から個別に連絡が来るため、重要なお知らせを見逃さずに利用できるというのはとても嬉しいですし、安心できるなと感じています。

マネーフォワード クラウドのサービスはどれも、使っていくうちに使い方が理解できる、誰でも使えることが特徴です。そのため、はじめてマネーフォワードを利用するという方でも、安心して利用できるため、ITリテラシー問わずに誰にでもおすすめできるサービスだと思っています。

弊社では今の使い方で十分に満足していますが、さらに新しい機能が追加されれば、それにあわせて新しい使い方を模索していければと思っています。

(企業サイト:https://www.project8.co.jp/

ーー従業員の皆さん、そしてバックオフィス担当者の皆さんの負担をより軽減できるようなサービスづくりに尽力して参ります。貴重なお話をありがとうございました!