法務業務の属人化を解消し、誰でもわかりやすい管理ができる体制を整えたかった

ーーマネーフォワード クラウド契約導入以前は、どのような課題感をお持ちだったのでしょうか？

太田：紙で締結した契約書の管理に大きな課題を感じていました。
弊社では、紙の契約書もスキャンをしてPDFにしてから保管する運用を行っていたのですが、工数がかかるためになかなか時間を取ることができていなかったんです。なおかつ、当時は事業統合による契約書の巻き直しも発生していたため、スキャン待ちの契約書がどんどん溜まっていくような状況がありました。過去の契約書を探す際にも原本を探すしかなく、それだけで時間を取られていましたね。

柏木：契約業務で使用をするツールやフローを集約し、まとめて管理する必要性も感じていました。事業部からはチャットやメール、ときには個人宛のDMで相談があり、顧問の弁護士先生への内容確認はメール、案件の進捗管理にはタスク管理ツール、管理台帳はスプレッドシートなど、利用するツールがいくつにも分かれていて。
ときには、チャットで来ていた依頼が別の案件の会話によって流れてしまったり、ステータスの更新漏れ、対応をして返信をするときに何のツールで依頼が来たのかわからなくなってしまう、そんな状況がありました。

ーー最終的にマネーフォワード クラウド契約を導入するに至った理由や決め手は何ですか？

太田：体調不良で1週間ほど不在にしたことが過去にあったのですが、当時は法務業務を把握している者が私以外におらず、業務が止まってしまったことがあったんです。それがきっかけとなり、属人化している法務業務をみんながわかるように管理しなくてはいけないと社内でも温度感が高まりました。

その際に、社内で使用していたマネーフォワード クラウドに契約業務で利用できるサービスもあることを知り、まずは詳しい話が聞きたいなと。トライアルも実施したうえで、「マネーフォワード クラウド契約」のワークフロー機能や案件管理機能に魅力を感じ、導入することに決めました。

導入を機にすべてクラウド管理をすることに！
過去の契約書もクラウド上ですぐに確認できるようになった

ーー現在どのようにマネーフォワード クラウド契約をお使いいただいていますか？

柏木：契約案件の受付からリーガルチェック、社内承認、締結、最終的な管理までの一連の業務を「マネーフォワード クラウド契約」上で実施しています。

煩雑になっていた社内の依頼受付は、案件ごとに営業事務の方がチャットを作成し、そこに確認を依頼したい契約書や概要を添付する運用を整備しました。チャットには営業担当や我々法務、加えて顧問弁護士の先生も招待することで、リーガルチェックを含む関係者コミュニケーションをチャット内で完結することができています。

期待をしていた案件管理や承認ワークフロー機能も活用して、これまでできていなかった証跡管理も実現できるようになりました。締結した契約書が自動で保存されるだけでなく、過去の契約書もクラウド契約に取り込めるため、検索機能ですぐに見つけることができています。現在では、契約書の割合が電子契約7割：紙の契約書3割になっていて、これまでかかっていた製本や押印作業の手間や印紙代などのコスト削減にも繋がっています。

ーーサービス導入後、実際の運用開始までに苦労した点や課題は何かありましたか？

柏木：管理部側としては特に困ることはありませんでしたね。会社としても工数・コスト削減を重要視していましたし、社内にもアナウンスをしたうえで導入を進めたので、大きな反発もありませんでした。導入運用をしていくための社内説明会も1回開催したのみで、マニュアルもマネーフォワードから提供されたものをそのまま活用することができています。

事業部側にはこれまでとは異なる運用を依頼する必要があったので、はじめの1〜2ヶ月は操作方法や運用ルールの問い合わせもありましたが、営業事務の方が営業担当の方に根気強く説明してくれたこともあり、導入から3ヶ月が経った頃にはスムーズに運用できていました。

太田：設定や運用面においては、ワークフローをシンプルなものにしたことは工夫したポイントだったと思います。私自身、経理業務でワークフロー設定を行った経験があったので、細かく設定しすぎると大変だということはよくわかっていて。それこそ今は組織が過渡期で変更も多いので、契約業務はシンプルな運用にできるよう、事前に社内で相談しましたね。

又聞きで起きるミスコミュニケーションのリスクをなくし、法務担当者が間に入る工数を削減！

ーー実際にマネーフォワード クラウド契約をお使いいただく中で、期待以上だったことや実感されている効果はありますか？

太田：事前審査でのコミュニケーションがクラウド契約上で行える点は重宝していますね。担当者と弁護士がチャット上で直接やり取りができるので、確認が円滑に進むようになったと感じています。また、これまで法務担当者が間に入って要約をしたり、噛み砕いて説明をするためにかかっていた工数や、又聞きをすることで起きるミスコミュニケーションのリスクもなくなりました。時間にすると1契約あたり1～3時間の削減になっています。

柏木：案件管理機能によって、案件進捗の見える化ができるようになったことも嬉しいです。案件ごとに今社内で止まっているのか、相手先で止まっているのかを確認することができるので、「〇日経ちましたが状況どうですか？」と担当者へのリマインドもしやすくなりました。

ーー最後に、あらためてマネーフォワード クラウド契約導入のご感想、また今後どういった使い方をしていきたいと考えているか、教えてください。

太田：これを機に「全件電子化」を目指していきたいですね。業界としてはまだ紙での契約を求められることも多いですが、今回の導入で感じた効果が大きいからこそ、製造業界全体で電子契約がスタンダードになればと感じています。

弊社としては、本社側の契約業務は別のシステムを利用している状態なので、将来的にはすべてマネーフォワード クラウド契約上で管理出来る状態を目指したいです。

ーー従業員のみなさま、そしてバックオフィス担当者のみなさまの負担をより軽減できるようなサービスづくりに尽力して参ります。貴重なお話をありがとうございました！

（株式会社FAプロダクツ：https://fa-products.jp/）