株式会社アクアリング

承認・締結スピード向上で代表を含めた業務フローへ改革!契約管理での人的ミス、製本・郵送へのストレスゼロを実現

株式会社アクアリング コーポレートデザイングループ シニアマネージャー 原 様
  • 課題

    ・製本や押印・管理など、契約関連の業務に多くの工数がかかっていた
    ・リストで管理していたものの、人的ミスによる契約更新漏れのリスクがあった
    ・契約書の郵送・返送に伴うストレスを軽減したかった

  • 結果

    ・大幅な業務改善を実現した他、印紙税・郵送代等のコスト削減にも繋がっている
    ・アラート機能により、契約更新漏れのリスクがなくなった
    ・郵送する必要がなくなり、最短で即日中の契約締結が実現

Webサイト・サービスの構築や運用保守から、デジタルコミュニケーションの戦略策定、デジタルコンテンツの企画・開発までを手掛ける株式会社アクアリング。
同社では2021年7月よりマネーフォワード クラウド契約を導入されており、NDAや基本契約書、また個別契約書の契約締結・管理にご活用いただいております。
今回は同社にて法務を務める原様に、マネーフォワード クラウド契約を導入するに至った背景や抱えていた課題、また導入の決め手などを伺いました。

契約更新漏れのリスクも。契約業務にかかる手間をなくしたかった

――マネーフォワード クラウド契約導入以前は、どのような課題感をお持ちだったのでしょうか?

やはり紙契約の場合ですと、印刷して製本し、さらに押印してから郵送…といった多くの手間がかかります。
ページ数が多い契約書であれば、製本だけで30分かかることもありますし、契約更新時期が重なると月に7〜8件の契約書を製本しなければならず、製本だけでも多くの時間がかかってしまうため、非常に業務効率が悪いなと感じていました。

さらに、紙のまま保管してしまうとあとから検索ができないため、契約書をPDF化して顧客ごとに管理するという二度手間が発生していたんですね。そういった紙契約に伴う手間をどうにか減らせないかと思っていました。
そして、契約書情報はリスト化して管理していたものの、そもそもリストを確認すること自体を忘れてしまうと、契約更新時期の確認漏れが起こってしまいかねません。そうした人的ミスによる契約更新漏れのリスクにも課題を感じていました。

また、当方から契約書を郵送しても、先方がいつ押印・返送してくださるかはわかりません。しかし、郵送してすぐに届いているかどうかを確認するのは失礼になってしまうため、ある程度日数をおいて確認のご連絡をしたり、すぐに返送されると思っていても返送されず、気づけば「あの企業との契約書、どうなってる?」と宙に浮いてしまっている状態のこともありました。
そのため、そういった契約書の郵送・返送に伴うちょっとしたストレスをなくしたいとも思っていました。

――マネーフォワード クラウド契約を知ったキッカケや最終的に導入の決め手となったことは何かありますか?

数年前から電子契約自体は検討していたのですが、紙契約を希望されるお客様が多かったこともあり、実際の導入とまでは至っていませんでした。しかし2021年に入ってからは、お客様の方から電子契約でお願いしたいといったお話が増えてきたため、それであれば自社でも導入しようと具体的に各社サービスの比較検討を進めていきました。

そんな中、もともと会計や給与計算でマネーフォワード クラウドを利用していまして、可能な限りツールを統合していきたいと思っていたところ、そのタイミングでマネーフォワード クラウド契約がローンチされるというご連絡をいただき、良さそうだなと思ったのがキッカケです。

決め手としては、まずコスト面でした。他社サービスは契約数に応じた従量課金制であったのに対し、マネーフォワード クラウド契約は契約件数に応じて料金が変わらないのが良いなと思いました。
やはり、今後は電子契約がより進んでいくだろうと思っていましたから、月に電子契約がどれだけ増えたとしても、毎月のコストが変動しないのは嬉しいなと。

また、マネーフォワード クラウド契約は、他の会計や給与計算のサービスと同様、余計な機能がなく、シンプルで使いやすそうなUI/UXだなと思ったことも決め手の1つでした。

サービスの改善スピードが早く、安心して使えると実感した

――現在どのようにマネーフォワード クラウド契約をお使いいただいていますか?

現在は外部パートナーとのNDA(秘密保持契約)やお客様とのNDA、また基本契約書、個別契約書に活用しています。お客様によってはまだ紙契約を希望されるケースもありますが、外部パートナーとの契約はほぼ電子契約になっています。また、過去の契約書もマネーフォワード クラウド契約にインポートして、可能な限り一元管理をするようにしています。

もともとは営業担当が押印申請を行い、法務が確認して必要であればリーガルチェックを入れて押印という流れで、代表や役員陣が確認して承認するというフローではなかったんですね。
しかし、マネーフォワード クラウド契約であれば、いつでもどこでも承認作業ができたりと、承認にそこまで手間がかかりませんから、現在は最終的に代表が承認するというフローへと変更しました。

やはり、代表を交えて証跡を残せるのは意味があることですし、そうした原理原則に則った承認フローへと変えられたのは良かったなと思っています。

――サービス導入後、実際の運用開始までに苦労した点や課題は何かありましたか?

たとえば、契約相手への通知メールが迷惑メールフォルダに入ってしまったらどうするのか、また仕様としてどういったことができて、どういったことができないのかなど、不安に感じていたことはいくつかありました。
そこでマネーフォワードの担当者の方にいろいろと相談をさせていただきまして、導入から運用開始までの1ヶ月間は、そうした不安要素を解決していく期間でした。

ただ、マネーフォワード クラウド契約がリリースしてすぐの導入でしたから、サービスの立ち上げ時である以上、希望通りの使い勝手ではないだろうと思っていました。

しかし、一緒にサービスをつくっていけるタイミングでご一緒させていただけているというポジティブな捉え方をしていましたし、細かな要望を比較的たくさんお伝えしていたのですが、開発スピードがとても早く、次々と機能が改善されていってましたから、安心して使えるなという印象でした。

実際に、契約締結までのお客様とのやり取りにおいても「どうすればいいかわからない」といったお問い合わせもなく、非常にスムーズな締結ができていると感じています。

半年で約8万円のコスト削減に。今後は雇用契約書などにも活用していきたい

――マネーフォワード クラウド契約の導入により、どういった効果を実感されていますか? また今後こういった使い方をしていきたいといった展望があれば教えてください。

まず、電子契約であれば製本も必要ありませんし、また印紙税も郵送代も不要ですから、業務効率が大幅に改善され、さらに金銭的なコスト削減にも繋がっています。
もともと印紙税にかかるコストも削減できればと思っていましたが、実際にこの半年で約8万円もの印紙税が削減できているのは、非常に大きな効果の1つです。

また、紙契約であれば、契約書に関するコミュニケーションに関しては別途チャットツールでやり取りする必要がありましたが、いまではマネーフォワード クラウド契約上でコメントを残すことができるため、利便性が向上したなと感じています。

そして、各契約書のステータスが見える化されたため、未締結のままのものがあれば先方へリマインドのご連絡をすぐに送ったりすることができます。そのため、従来であれば契約締結に至るまでに最低でも1週間はかかっていましたが、いまは最短で即日中に契約締結ができたりと、締結スピードが改善されました。
さらに契約更新を知らせてくれるアラート機能もとても便利で、これまでのような契約更新漏れのリスクがなくなりました。保守契約を結ぶケースも多いため、非常に助かっています。

マネーフォワード クラウド契約は営業部門だけでなく、雇用契約書などの人事領域の契約書にも活用できるため、今後は入社書類関連でも活用していければなと考えております。

――最後に、今後マネーフォワード クラウド契約に期待することがあれば教えてください。

やはり、私たちのような中小企業が大手企業に対して「電子契約は安心安全です」と伝えても信憑性が薄いでしょうから、もし大手企業から紙契約でお願いしますと言われれば、私たちはそれに従わざるを得ないこともあります。

しかし、印紙税分のコストが削減できるということだけでも電子契約の利点としては大きいですし、大幅な業務改善に繋がりますから、いろいろな企業が電子契約サービスを導入すべきだと思っているんですね。
そのため、マネーフォワード クラウド契約には、社会全体が電子契約に進んでいくよう、啓発含めてサービスとして発展していってほしいなと期待しています。

また、契約というのは企業間での約束事をどうするかということなので、本来は法務部門だけでなく、現場の営業担当含めて、とても大切なものです。
しかし、紙契約の場合ですとキャビネに保管されてしまったりと、なかなか身近な存在ではなく、むしろ面倒なものとして捉えられてしまいがちですよね。そのため、電子契約サービスによって法務以外の社員もいつでも閲覧可能となり、当事者意識を持つことで、形式的に契約を結ぶということがなくなっていけばいいなと思っています。

(企業サイト:https://www.aquaring.co.jp/

ーー従業員の皆さん、そしてバックオフィス担当者の皆さんの負担をより軽減できるようなサービスづくりに尽力して参ります。貴重なお話をありがとうございました!