契約管理の属人化をいかに解決するかが課題だった

ーーマネーフォワード クラウド契約導入以前は、どのような課題感をお持ちだったのでしょうか？

これまで契約書の原本はファイリングしてロッカーに保管するという、いわゆる紙中心の管理体制で、どこにどの契約書を保管しているかというのは、契約担当者に問い合わせを行う状態でした。

そのため、過去の契約内容を確認したいと思っても、ロッカーの鍵を開けて契約書を探してと時間がかかっていましたし、契約担当者が不在だとそもそも契約内容を確認できないなど、契約書管理が属人化していることに課題を感じていました。

また、Excelで契約書リストを管理したり、製本や郵送したりといった手間がかかっていたため、そうした契約書関連の業務効率を改善したいと思っていたことが、電子契約サービス導入のキッカケでした。

ーー様々なクラウドの契約サービスがある中で、マネーフォワード クラウド契約を知ったキッカケや最終的に導入の決め手となったことは何かありますか？

どういったサービスがあるのかといろいろ調べていた中で、無料キャンペーンを実施していた他社サービス等、検証も含めてトライアルしながら比較検討を行っていました。
ただ、他社サービスですと紙の契約書のインポートができなかったりと機能に制限があったんですね。一方で、マネーフォワード クラウド契約であれば、使いたい機能がすべて標準プランで搭載されていて、特に他社サービスの電子契約書や紙契約のものも含めて一括して管理・保管ができるのは非常にメリットがあるなと感じました。

また、マネーフォワード クラウドは経費精算でも利用しています。もし他社の電子契約サービスを導入するとなると、新規IDを発行したり、マスター情報もゼロから入力したりする必要がありますが、マネーフォワード クラウド契約であれば、同じID、パスワードを引き継げるため、導入から運用開始までスムーズに進められると考えました。
そうしたことを総合的に判断して、最終的にマネーフォワード クラウド契約を導入することに決めました。

紙契約がほぼなくなり、電子化の文化が根付いてきている

ーー現在どのようにマネーフォワード クラウド契約をお使いいただいていますか？

現在は、弊社のCG制作の部門で主に活用しており、外部の企業や個人の方に制作を依頼する際のNDAや業務委託契約にマネーフォワード クラウド契約を利用しています。
これまで、契約相手が企業の場合であれば管理部署で契約書を管理していたのですが、個人の方とのNDAなどは部署ごとで管理していた書類もありました。しかしマネーフォワード クラウド契約導入後は、すべて一元管理できる体制に変更できました。

取引先企業からすでに押印された紙の契約書が届く場合もあり、まだ紙契約で進行する契約もありますが、最近は電子契約を希望される取引先も増えてきましたし、弊社からも電子契約を推奨しているため、電子契約へのシフトが進んでいます。
その結果、現場のプロデューサー間でも電子契約が浸透してきているため、電子化の文化が少しずつ根付いてきているなと感じています。

ーーサービス導入後、実際の運用開始までに苦労した点や課題は何かありましたか？

一元管理をする体制への変更に伴い、紙契約ベースで作られていた社内の押印規定を変更する必要がありました。
また、理想とする押印申請フローを実現しようとすると、マネーフォワード クラウド契約のワークフローでは制限があったため、別のワークフローシステムを使うなど、自社が実現したい押印申請フローの構築には少し苦労しました。

しかし、もともとマネーフォワード クラウドは経費精算で利用していましたから、同じようなUI/UXで直感的に操作ができるため、使い勝手に悩むといったことはなく、とても使い始めやすかったです。また、導入までの手引やサポートもわかりやすく、スムーズな運用開始ができました。

締結から管理・保管まで契約書の一元管理が実現。大幅な業務工数の削減に繋がっている

ーーマネーフォワード クラウド契約の導入により、どういった効果を実感されていますか？ また今後こういった使い方をしていきたいといった展望があれば教えてください。

効果として実感しているのは、契約締結までのスピードです。やはり製本や郵送の手間がなくなったことはインパクトとして大きいです。
また、紙契約では先方が返送されたかどうかも常に気にしていなければなりませんでしたが、今では契約締結までのステータスもマネーフォワード クラウド契約上で確認でき、「締結されました」というメールが届けば完了。Excelでの管理も必要ありませんし、検索すればすぐに求めている契約書データにアクセスできますから、属人化による課題も解決されています。

契約書の締結から管理・保管まで、契約に関する業務のほとんどがマネーフォワード クラウド契約で一元管理できるようになりましたし、契約に関する工数の大幅削減が実現できたなと感じています。

ーー最後に、あらためてマネーフォワード クラウド契約導入のご感想、また今後どういった使い方をしていきたいと考えているか、教えてください。

導入して良かったと感じていますし、機能も日々アップデートされているため、今後どういった機能が追加されていくのか、どういった外部ツールと連携されていくのかと楽しみです。

そうした機能アップデートによって、できることもまた増えていくと思っているため、たとえば閲覧権限のバリエーションが増えていけば雇用契約書など、人事系の個人情報の表記を含む契約でも活用できると期待しています。

ーー従業員の皆さん、そしてバックオフィス担当者の皆さんの負担をより軽減できるようなサービスづくりに尽力して参ります。貴重なお話をありがとうございました！