誰がどの契約書を保管しているのかが見える化できていなかった

ーーマネーフォワード クラウド契約の導入に至った背景や課題感を教えていただけますか？

峯尾（以下、敬称略）：弊社は昭和45年に創業した会社で、伝票を手書きで書いて、それを基幹システムに入力するといった形で、昔ながらのやり方を最近までずっと続けているような会社でした。
そのため、当然ながらリモートワークや在宅勤務といった制度も導入していなかったのですが、ペーパーレスの時代だからこそクラウドサービスの導入は必要だなと感じており、さらにコロナ禍によってクラウドで仕事を進めるような環境整備が必要となったんですね。

そこで2020年の夏前ごろからクラウドサービスをいくつか比較検討していまして、その中でマネーフォワード クラウド会計であれば会計の他にも経費精算などいろいろと使えそうだとわかり、導入しました。

ただ、そのときはまだマネーフォワード クラウド契約がリリースされていませんでしたし、私自身、電子契約はすぐに浸透しないだろうと思っていたんですね。というのも、電子契約となると社内としての問題よりも、取引先のほうが「電子契約ではなく、紙でお願いしたい」と難色を示すことのほうが多いだろうと。
そのため、電子契約というのは2〜3年早いだろうと思っていたものの、将来的には電子契約が浸透したタイミングですぐに運用できるように準備はしておきたいと思っていたことが導入のキッカケでした。

黒田：また、導入以前は契約書の管理を担当者個々が行っている状態で、一元管理がなかなかできていませんでした。さらに誰がどの契約書を保管しているのかといったことが見える化できていなかったため、過去の契約書を確認したいときに、そもそも契約書はどこにあるのかというところから着手しなければならず、非常に手間がかかっていたんですね。

そのため、新規での契約を電子契約で行いたいというよりも、過去の契約書をまずはクラウドで管理できるような体制にしていきたいというのも、導入の背景としてありました。

ーー 様々なクラウドの契約サービスがある中で、マネーフォワード クラウド契約を最終的に選んでいただいた理由は何かありましたか？

峯尾：いくつか理由がありまして、1つ目は料金的な部分です。他社サービスが契約書1件につきいくらといった従量課金であるのに対し、マネーフォワード クラウド契約はユーザ数に応じた従量課金なのが良いなと思いました。
そしてもう1つは、すでにマネーフォワード クラウドを利用していたというのが大きいです。やはり現場からすると、基幹システムがあって販売管理システムがあって、さらに会計や契約書サービスなどがすべてバラバラであるのは大変だろうと。
そのため、マネーフォワードが新たに契約書サービスをはじめるとご連絡をいただき、現場の意見を吸い上げたうえで、「同じマネーフォワードのサービスであればスムーズに移行ができるだろう」ということで、決めさせていただきました。

1,000件もの契約書をすぐに検索できるようになり、業務効率改善に繋がっている

ーーマネーフォワード クラウド契約を導入後、具体的にどのようにお使いいただいていますか？

黒田：まずは過去の契約書をマネーフォワード クラウド契約に取り込んでいこうということで、関係各所に各自が保管している契約書を集めてくださいと連絡するところから進めていきました。
そして、1,000件を超える契約書を回収することができたのですが、個別に連絡したりと、その回収作業が一番大変でしたね（笑）。

回収した契約書はマネーフォワード クラウド契約で管理できるようにしているのですが、やはり欲しい情報をすぐに調べられるのは便利です。何か案件でトラブルがあった場合にも、契約書を見て、どこまでが弊社の瑕疵範囲であるのかといったことがすぐに確認できるようになりました。

以前であれば、そもそもこの案件の担当者は誰なんだというところからはじまり、必要に応じて基幹システムで調べたりする必要があったため、1,000件もの契約書をすぐに検索できるというのは大幅な業務効率の改善に繋がっているなと感じています。

若手メンバーを社内改革プロジェクトのリーダーとして抜擢

ーー実際の運用開始までに、設定面などで苦労されたことはありましたか？

黒田：どのシステムもそうだと思うんですが、そのシステムで何ができて何ができないかということは、実際に触っていけば理解できると思っています。そのため、はじめは使い勝手に慣れるまでに時間がかかりますが、さほど大きな苦労というのはありませんでした。
ただ、私以外にもアカウント管理者がいるのですが、50代以上の社員の方ですとシステムを触るのも億劫、なんならログインすら億劫に感じてしまう方もいて、何が分からないのかも分からない状態になってしまうんですね。

そのため、分からないことがあったら声をかけてくださいと周知しても、そもそも声がかからないということもあります。そこで画面共有で実際の操作方法を共有したりはしていました。

峯尾：今回のプロジェクトで黒田をアサインしたのは、若手の理解が早ければクラウド化の浸透が早いだろうと思ったからでした。画面共有で教えるといったことであったり、もしくはマニュアルを作って展開したりと若手が推進していくことで、社内のクラウド化が進んでいきましたね。

ーー実際にマネーフォワード クラウド契約をお使いいただく中で、期待以上だったことは何かありますか？

黒田：やはり1,000件もの契約書がある場合、CSVで過去の契約書情報を一括で取り込む際になにかエラーがあっても、どこがエラーなのか分からないという状況に陥ってしまいかねません。しかしマネーフォワード クラウド契約であれば、契約書に抜け漏れや間違いがあったときに、エラーをしっかりと通知してくれるのでありがたいなと思いました。

たとえば、契約期間が2020年10月から開始で翌年3月に終了するという場合に、終了期日としては「2021年3月」であるべきところが「2020年3月」になっていたり、そもそもで契約終了日が記載されていないなど、契約書の抜け漏れチェックができるようになったのもマネーフォワード クラウド契約の利点だと感じています。

契約更新時にアラートを出して、契約内容を交渉する営業チャンスとして動いていきたい

ーー今後、マネーフォワード クラウド契約を活用していくうえで期待していること、また展望があれば教えてください。

峯尾：現在は締結した契約書の管理として活用していますが、今後新規の契約でもマネーフォワード クラウド契約を使っていく場合、やはり印紙代の削減というのは非常にインパクトがある利点だと考えています。
削減した印紙代でサービスの利用料も十分にまかなえますし、製本の手間含めた業務効率の改善に期待しています。

また、これまでの契約は自動更新が主であったため、担当者としても最初の契約締結時だけしか契約を意識する機会はありませんでした。しかしマネーフォワード クラウド契約を使うことで、契約更新時期のアラートを受け取ることができますから、契約更新のタイミングでお客様にコンタクトを取り、さらなる信頼関係の醸成や契約内容の交渉ができる “営業チャンス” になります。
これまでは自動更新でそうした機会を見逃していたため、今後は営業チャンスと捉えてしっかりと動いていきたいと考えています。

ーー最後に、あらためてマネーフォワード クラウド契約導入のご感想を教えてください。

峯尾：様々なクラウドでの契約サービスがありますが、先行サービスであれば、すでに仕様が固まっていたりして、こういう使い方ができないかと相談しても、何も対応してもらえない印象があったんですね。一方でマネーフォワード クラウド契約は、新規参入サービスということもあり、何か要望を伝えれば柔軟に対応してもらえるのではという思いも実はありました。

実際に日々サービスとしてアップデートされていますし、ちょっとしたわからないことでも担当の方が相談に乗ってくださるのはありがたいなと感じています。
今後は契約書だけでなく、注文書ベースのものも管理できるようにしていければと思っており、これからのサービスの改善にも期待しています。

ーー従業員の皆さん、そしてバックオフィス担当者の皆さんの負担をより軽減できるようなサービスづくりに尽力して参ります。貴重なお話をありがとうございました！

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