導入事例トップ サービス「会計」の導入事例 クラウド型への移行で、帳簿作成が大幅にラクになりました

クラウド型への移行で、帳簿作成が大幅にラクになりました

ChatWork株式会社

クラウド会計ソフトの導入で、帳簿作成にかかっていた時間が月20時間削減されました

インストール型会計ソフトからクラウド型会計ソフトへ移行した結果、会計帳簿の作成時間が月間20時間削減された事例。

インストール型の会計ソフトは同時作業ができず、帳簿作成に時間がかかっていました

ChatWork株式会社

スタッフ2名で毎月の経理作業を2週間かけて行っていました

現在、社内の経理作業は私と2名のパートタイム(短時間労働)のスタッフの合計3名で行っています。基本的にパートタイムのスタッフ2名に売上や経費などを帳簿に記入してもらい、私は出来上がった数値のチェックをしています。

弊社は月次決算のため、帳簿に記入する売上や経費はその月のものです。具体的には、7月分の領収書の場合、8月の月初に収集を行い、経理処理を行っている大阪オフィスに送付してもらいます。そこからパートタイムのスタッフが約2週間かけて数値を帳簿に打ち込んでいき、それが終わり次第、税理士の方に帳簿のデータを渡すという流れで運用していました。

インストール型の会計ソフトはデータが変更できず、非常に不便でした

これまでもインストール型の会計ソフトを活用していたのですが、インストールしている端末で作業しないと帳簿のデータを再入力することができないため、税理士の方にデータを送っている最中に間違いがあったとしても、その場ですぐ対応できず、困る場面が多々ありました。

例えば、東京から大阪へ領収書の送付が数枚漏れてしまった場合は、その都度会計ソフトで数値を訂正して、訂正したデータをエクスポートして税理士にデータを再送していました。数値を訂正した新しいデータを送付し直すしか共有方法がありませんでしたので非常に不便でしたね。

また、システムの操作環境での問題もありました。経営陣がMacを使用していることもあり、経理データの共有が簡単にできず、税理士に送る形式とは別途スプレッドシートに転記しなければなりませんでした。月次決算なので、1ヶ月に1回しかない作業ですが、1、2時間くらいはかかっていましたね。もし修正が入ってしまったら、プラスで30分から1時間。ちょっとした作業ですが、細かい時間の積み重ねで結構な時間になっていました。

直観的で使いやすく、丁寧なチャットサポートが導入の決め手でした

ChatWork株式会社

「MFクラウド会計」は現場と税理士の双方が問題なく使用できます

こうした手間を減らすべく、クラウド型会計ソフト「MFクラウド会計」を導入することにしたのですが、他社のクラウド会計ソフトと比較して、決め手となった理由は大きく2つあります。1つ目の理由は「シンプルで使いやすかった」ということです。

私を含めた3名の経理スタッフには、もともと会計の知識があったので、複式簿記の形式で帳簿入力ができる「MFクラウド会計」は他の会計ソフトと比べてみても、使いやすさは圧倒的でした。

また、社内の会計ソフトを「MFクラウド会計」に移行するにあたって、税理士の方にも導入を依頼しました。実際に導入してみて、税理士の方から「ここはどうすればいいんですか?」と使い方に関して質問されることもほとんどありませんでした。現場、税理士の双方で問題なく上手く活用できていると思います。

チャットサポートで導入がスムーズに進みました

2つ目の理由は、「サポートが手厚かった」からです。導入するにあたって、帳簿が問題なくできるか非常に不安でしたが、チャットで細かい部分まで踏み込んでサポートしてくれました。

例えば、「MFクラウド会計」をテスト的に試してみたら、売上データをインポートする際に「項目が合わない」というエラーが出てしまったんです。どうしようかと思い、サポートセンターに質問をしてみたら、迅速かつ丁寧にチャットで対応してくれたので、あっという間に問題を解決することができました。インポート機能に関しても、他社と比べてもっともスムーズに使う事ができました。

チャットのサポートによって、導入の初期段階をスムーズに進めることができたため、クラウド会計ソフトのいくつかの候補の中から「MFクラウド会計」を選択する結論に至りました。

クラウド会計ソフトの導入で、帳簿作成にかかっていた時間が月20時間削減されました

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2名同時に仕訳入力ができるようになり、帳簿への記帳が劇的に変わりました

導入以前は、「領収書をチェックする人」と「会計ソフトにデータを入力する人」というように役割分担し、帳簿への記帳作業を行っていました。インストール型の会計ソフトの場合、仕訳入力のできるPCが1台しかなかったため、領収書をチェックする人の待ち時間が多くなってしまうなど課題が多くありました。

「MFクラウド会計」を導入することで、経理スタッフの2名が同時に仕訳入力をできるようになり、帳簿の記帳にかかっていた時間が劇的に改善されました。月で換算すると、経理に係る時間は20時間ほど減ったと思います。

「メンバー追加・管理設定」機能の使い方

今ではデータの共有・レポートの作成が簡単にできます

インストール型の会計ソフトではデータの共有に非常に手間がかかっていたのですが、「MFクラウド会計」はクラウドなので、税理士の方といつでもデータの共有が行えるようになりました。税理士にIDを発行することで、常に最新の会計ソフト上のデータを共有できます。これまでは都度データをエクスポートして渡していたところが、データ更新時もわざわざデータをエクスポートして再送する手間がなくなりました。

さらには経営陣への会計情報の共有も簡単になりました。今までは1〜2時間かかっていたスプレッドシートへの転記作業も、「MFクラウド会計」のおかげで、手間がなくなりました。今ではレポート機能を使って、経営陣に会計情報の共有が簡単にできています。

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