篠田様：以前は経費精算を紙で行っていたため、課題が山積みでした。例えば経費を申請する際、従業員が自社システムで申請書類を作成して印刷し、領収書を添付して関係者に回覧します。上長による承認のほか、営業事務側、経理側でも内容チェックを行っており、複数の工程を跨いでいたためとても煩雑だったのです。

馬渕様：紙の回覧だったため、承認者が海外出張などで長期間不在の場合はそこで承認のフローが止まってしまい、支払いまでに時間がかかることもありました。また、弊社は出張において自社特有の細かな日当条件があり、申請書に記載されている内容が条件に当てはまっているか、細かく内容確認することも負担でした。

脇田様：部署を横断して見ると、1件の経費精算につき最大で約56分かかっていました。出張費・サンプル品購入費などを含めると、毎月1,000件近くの経費申請があったため、全社で月に最大約56,000分（933時間）かかっていた計算になります。

馬渕様：業務の煩雑さに加えてデータを管理するうえでのリスクも感じていました。紙の回覧では途中で紛失するリスクがあったほか、申請内容に誤りがあった際は紙だけを修正していたので、自社システム上で正しい申請データの蓄積ができていませんでした。元データが不完全なため、経費申請の内訳などを分析しようとしてもできなかったのです。

ペーパーレス化を推進し、このような経費精算の課題を解決するために、経費精算システムの導入を決定しました。

独自の日当も再現できる。マネーフォワード クラウド経費の細かな設定機能に魅力を感じた

馬渕様：導入する経費精算システムを探していたとき、展示会でマネーフォワード クラウド経費を知り、興味を持ちました。他社の経費精算ツールとも比較しながらマネーフォワード クラウド経費の導入を決めたのは、自社の課題を解決できる機能や価格に魅力を感じたからです。

機能面では3つの点がポイントになりました。1つ目は「経費精算のスマホ専用アプリがあること」です。スマホで随時申請・承認ができれば、オフィスにいなくても経費の精算・承認ができ、スムーズに経費精算の工程が進むと考えました。

2つ目は「操作画面がわかりやすいこと」です。Excelの延長のような見た目の経費精算システムが多かったなか、マネーフォワード クラウド経費はシンプルで洗練された使いやすいデザインだったので、社内にも浸透しやすいと感じました。

3つ目は「経費精算の条件を細かく設定できること」です。弊社では、「◯時間で食事代を支給」「◯時間以上で別途日当を支給」「移動が特定のエリア内だと日当の支給なし」といった、出張時の日当条件に独自の規定があります。他のツールでは細かな設定ができず、どうしても弊社側の規定変更が必要なものばかりでしたが、マネーフォワード クラウド経費は細かな設定が実現できたため、今の規定を変えずに済みました。

また、機能に加えて、価格面も決め手の一つです。マネーフォワード クラウド経費は、月末までに経費申請したアクティブユーザー数で料金が決まる従量課金制です。1名あたりの金額も手頃なので、マネーフォワード クラウド経費の導入で削減できる人件費が、導入・運用にかかるコストよりも大きいと考えました。

経費精算に関する業務時間を大幅に削減できることから費用対効果が高く、社内向けにプレゼンしやすかったため、稟議はとてもスムーズでした。経費精算システムの検討を始めてからわずか3か月で、正式にマネーフォワード クラウド経費の導入が決定しました。

専任担当者によるサポートのおかげで、細かな日当の設定も含めスムーズに導入作業が完了

馬渕様：実際の導入作業では、マネーフォワード社の専任担当者にサポートいただきました。細かな日当の設定など、最初からすべてを自分たちで行うと、導入までに時間がかかってしまいます。ですが、マネーフォワード社の担当者が設定の提案など丁寧な支援をしてくれたので、素早く導入作業を進めることができました。その際、すべて代行するのではなく、提案しながら一緒に作っていくような支援をしてくれたため、設定の基本がノウハウとして社内に残せましたし、導入サポートが終わった後もすんなり自走できたのはありがたかったです。

篠田様：導入後の従業員への浸透もスムーズでした。マネーフォワード クラウド経費は操作がわかりやすかったこともあり、全体研修の場ではスマホアプリで実演しながら説明することで、多くの従業員が使い方をすぐに覚えてくれました。必要に応じて個別の説明もしましたが、それでも全体的にとても理解がスムーズだったと思います。

経費精算のペーパーレス化を実現！業務の所要時間を1/3に短縮し、手入力によるミスも削減できた

馬渕様：マネーフォワード クラウド経費を導入したことで、経費精算業務が大幅に効率化されました。現在の作業時間は、導入前の1/3ほどに短縮されています。

篠田様：経費精算をシステム上ですべて行えるようになったことで、紙の利用がなくなりました。スマホアプリのおかげで、申請者・承認者ともに移動中やランチ後のふとしたスキマ時間で対応ができており、以前と比べてとてもスムーズに業務が回るようになったと感じています。経理担当者も、以前は出社時にしか経費処理をできませんでしたが、今はリモートワークで自宅からも対応できるようになりました。

脇田様：マネーフォワード クラウド経費はクレジットカードや交通系サービスなどと自動連携できるので、経費申請時の入力ミスを防止する仕組みができたのも嬉しかったです。以前はすべて申請者が手入力していましたが、自動連携によって手入力の手間や不備がなくなったほか、営業事務側・経理側でミスがないかチェックする手間も大幅に減りました。弊社は経費精算のなかでも特に出張の件数が多いので、申請者側、チェックする側双方にとって大きなメリットだと感じています。

脇田様：また、マネーフォワード クラウド経費にはチャット機能があり、申請者とチャットでやり取りできる点も便利です。営業担当が外出していても、チャットでやり取りすることで申請内容の確認が素早くできるようになりました。口頭でのやり取りだと、以前は「言った言わない」でうまく伝わらないことも多くありましたが、チャットならこのような心配もありません。

ユーザーの要望に細かく対応してくれるマネーフォワード クラウド経費を、他の企業にもおすすめしたい

馬渕様：マネーフォワード社のサポート担当の方には、いつも細かな要望を出していますが、都度丁寧に対応してくれるのでとても助かっています。もっとユーザーが増えれば、これからさらに機能が拡充されて使いやすいサービスになっていくだろうと感じました。

マネーフォワード クラウド経費は操作がわかりやすく、スマホでいつでもどこでも経費申請・承認ができるので、経費精算業務を効率化したい企業におすすめです。今後、一緒に使ってくれるユーザーが増えれば嬉しいです。