経費精算と債務支払における、証憑の原本管理や手作業での煩雑な入力作業を効率化したい

以前の当社は、経費精算業務と債務支払業務に課題を抱えていました。

経費精算においては、証憑の原本管理や仕訳入力作業の効率化が課題でした。以前は経費精算に自社開発の経費システムを利用しており、従業員はシステムに経費内容を入力したあと、証憑書類の原本を本社経理あてに郵送または直接提出していました。そのため、経理部では毎月400件近くの証憑書類を取りまとめ、システムの申請内容と突き合わせる必要がありました。経費仕訳も手作業で会計システムに入力していたため、経理部の業務負担がとても大きいことが問題でした。

債務支払においては、ワークフローの整備と振込作業の効率化が課題でした。発注時には各部署で稟議書の作成を行い申請・承認を行うのですが、請求書が届いたあとの支払依頼は担当者から経理部にチャットで連絡をするだけなのでガバナンスに問題がありました。また、総合振込では1件1件ネットバンキングに手作業で情報入力しなければならず、振込先や金額のチェックにもかなりの時間がかかっていました。

IPO準備と電帳法対応をきっかけにシステム導入を決断。比較検討の末、マネーフォワード導入へ

システム導入を考えるきっかけは、2024年1月から始まる電子帳簿保存法への対応でした。

電帳法対応については法制度の正確な理解に時間がかかることから、一時は電帳法対応と業務効率化を切り分けてシステム導入を進めることも検討しました。しかし、どちらも対応に急を要することから、電帳法対応と業務効率化の両方を一度に実現できるシステムの調査・選定を進めることにしました。

具体的に求める機能要件としては、当社が利用するマネーフォワード クラウド会計Plusと仕訳データ連携が可能であること、業務効率化の実現性が高いこと、電帳法における電子取引・スキャナ保存の要件に対応できることを挙げました。さらに、当社はIPO準備を進めていることから、ワークフローにより内部統制を整備できることも機能要件に加えました。

複数のシステムを比較検討し、コスト面だけではなく、システムの連携性、操作性、システム設計など総合的に判断して、マネーフォワード クラウド経費、マネーフォワード クラウド債務支払の導入を決めました。

経費精算・債務支払における、ペーパーレス化、データ入力・出力の自動化、申請・承認ワークフローが実現

新しい経費精算のフローは、マネーフォワード クラウド経費のスマホアプリもしくはPCブラウザで経費申請することから始まります。証憑をアプリで撮影もしくはPCブラウザからアップロードすると、OCR機能が日付、支払先、金額を自動入力してくれるので、あとは必要に応じて修正や情報を追記します。接待交際費など事前申請が必要な経費は先にワークフローを通しておきます。

経費申請内容を所属部門長、経理部が承認すると、経費仕訳データが自動作成されてマネーフォワード クラウド会計Plusに反映されます。立替経費は給与と一緒に支払うので、マネーフォワードから出力した立替経費精算データを給与担当者に連携して経費精算は完了となります。現在は翌月3営業日を経費締めの目安として業務を行っています。

新しい債務支払のフローは、マネーフォワード クラウド債務支払で支払申請することから始まります。経費精算と同じようにワークフローで支払申請が承認されると、仕訳データが自動作成されてマネーフォワード クラウド会計Plusに反映されます。最後に、マネーフォワード クラウド債務支払から総合振込データを出力し、これをネットバンキングのシステムに取り込むと債務支払は完了となります。

証憑の原本管理や手作業での入力作業がなくなり、経費精算にかかる毎月の作業工数が約50%削減

以前の経費精算では、証憑書類の管理と従業員への支払データ作成に特に時間がかかっていましたが、マネーフォワード クラウド経費を導入してからは、証憑書類はデジタル化されて管理の必要がなくなり、支払データの作成もボタン1つで行えるようになりました。経費精算では毎月15時間から20時間程度の作業工数がかかっていましたが、今は経理担当1名で8時間程度の作業工数に抑えることができています。

マネーフォワード クラウド経費に関しては、証憑画像と経費申請内容が1画面内に並んで表示される画面設計が気に入っています。以前は400枚近くの証憑書類とPCモニターを交互に確認する必要があり、チェック作業にものすごく時間がかかっていましたが、自動作成される会計仕訳データも同じ画面内で確認できるので、経費承認や会計仕訳の作成がとてもスムーズに行えています。

マネーフォワード導入に伴い、ワークフローを全面見直し。内部統制の構築でIPO準備が一歩前進！

マネーフォワード クラウド経費、マネーフォワード クラウド債務支払の導入を機会に、それまで曖昧だった申請・承認フローを、社内の職務権限表に従って一から見直しました。ワークフロー設計は時間のかかる大変な作業でしたが、マネーフォワードご担当の方から丁寧なご説明とサポートをいただき、問題なく稼働を迎えることができました。ご担当の方にはとても感謝しています。

現在、マネーフォワードで設定している申請・承認フローの数は25個程度です。所属部門・役職・金額・接待交際費などの経費科目をワークフローの分岐条件としています。経費精算、債務支払の両方で、IPOに向けて満足のいくワークフローの設計ができました。

マネーフォワードで電帳法対応を実現。新たな経費精算・債務支払のフローは従業員からも好評

システム導入のきっかけだった電帳法対応も完了しました。経費精算の証憑書類、支払請求書の両方で、電子取引・スキャナ保存への対応ができています。

マネーフォワードはシステムに証憑画像をアップすると、タイムスタンプ要件やスキャナ保存の画像解像度要件などを満たす形でデータを保存してくれます。利用者が特に意識しなくても、正しい形で電子取引・スキャナ保存が行えるのは素晴らしいと思います。

従業員からは「毎月領収書の原本を提出しなくて済むようになったのは嬉しい」「スマホアプリで経費精算ができるのは便利」「通勤時の交通費をシステムが自動計算してくれるのでストレスがない」などの感想が届いており、新しい経費精算、債務支払の仕組みが好意的に受け入れられています。

マネーフォワードがあるから、経理部3名でも従業員400名超の会社を余裕を持って回すことができる

当社には現在421名の従業員がおります。採用活動を積極的に行っているため従業員は年々増えていますが、マネーフォワード クラウドで経理業務の効率化を実現したことで、従業員があと100名程度増えても、現在の経理部3名体制で十分に業務を回していけるのではないかと考えています。

マネーフォワード クラウドでは、システム内のチャット機能でサポート担当に気軽に質問ができ、回答もスピーディーで丁寧なので、とてもユーザーフレンドリーなサービスだと感じます。機能面や設計面でも特に不満に感じる部分はなく、いつも便利に使わせてもらっています。今後もマネーフォワード クラウドでを活用して、バックオフィスをさらに効率化できればいいなと思います。