マネーフォワード クラウド経費の導入により、画像添付や承認プロセスがスマホのアプリからできるようになることなど、様々なポイントから経費関連の業務がスムーズになりました。特に「OCR機能」と「コーポレートカード」において、大きな効果を感じています。

まず、OCR機能とは、主に紙や画像にある文字をよみとり、テキストデータとして取り込むものです。この機能を使えば領収書の画像から直接テキストを読み込み、そのままシステムにデータを連携してくれます。データを入力する作業を自動化してくれるということです。これまで領収書を撮影し、その画像をメールで送付し、さらにシステムに手入力していたことを考えると大きな変化でした。やはり手入力は手間ですし、何より人が打ち込む以上ミスが避けられません。

次に、大きな効果を感じたのがコーポレートカードの活用です。このカードで決済したものは基本的に決済後に、日付や金額・勘定などのデータが経理システムに自動連携されるため、経理での確認作業自体が必要なくなりました。しかも自動連携のおかげで、項目の入力間違いもなくなっています。

例えばその結果、作業量が以前の1.7倍に増えたにもかかわらず、作業時間が前年比で約57％削減された月もあります。

いまは、さらに従業員が使いやすいシステムづくりを目指して、日々さまざまな改善に取り組んでいます。例えば、入力用の経費科目を申請者が分かりやすいように変更するなどです。こういった取り組みを進めた結果、以前と比較してミスが80％減り、経理側での修正の工数が大きく削減されました。おかげで、実は作業量がこれだけ増えた今でも経費精算のチェックは1人で対処できております。　

以前までは金額や日付けなどにおいて入力ミスが多かったため、そのチェックにほとんどの時間が割かれていました。しかしマネーフォワード クラウド経費のおかげでそういった細かいミスのチェックが極限まで削減されています。そして、担当者を増やさずに多くの経費精算を処理できるだけでなく、空いた時間を「これは本来発生するべき経費なのか」など、付加価値の高い業務に充てられるようになってきました。

機能アップデートにより、電子帳簿保存法への対応もスムーズに

2022年1月1日の電子帳簿保存法改正以降、ペーパーレス化の対応に一層力を入れています。当初は手動でスキャンしたデータを保存していましたが、スキャンしたデータと電子データが混在する問題が発生しました。そうすると、データ項目にスキャンと電子の区分を追加しなければなりません。

しかし、マネーフォワード クラウドの機能アップデートによってこの区分も自動で判別・解決するようになったので、業務効率が大きく向上しました。現在では、マネーフォワード クラウドのアプリを使って写真を撮るだけで手続きが完了するほど、便利になっています。こういった便利なアップデートが頻繁に実施されるのもマネーフォワード クラウドの良さですね。

時代の変化に対応するためのDXを、経理から広めていく

マネーフォワード クラウド経費のおかげで、安全なインターネット環境があればどこからでも経理作業ができるようになりました。申請者も承認者もスマホで経費精算できるなど、経理だけでなく営業などの職種でも申請作業が簡単になったという声が届いています。

さらには、コーポレートカードとの自動連携による効率化や、電子帳簿保存法への効率的な対応など、様々な課題を一気に解決できるツールです。

こうした業務効率化をもっと進めるためにも、引き続きDXに取り組んでいきます。やっぱり「経費精算はこうするべきだ」といった固定観念はあると思うんです。ただ、この変化の激しい時代に固定観念にとらわれ続けるわけにはいきません。こういった時代の変化に対応するためのDXを他の部署にも提言するなど、経理部からDXを推進していきたいです。