キャロウェイゴルフ株式会社

経費精算のDXで、業務量が2倍に増えても作業時間が約1/2に大幅削減!

キャロウェイゴルフ株式会社 ファイナンスアカウンティング部 岡本 陽子様
  • 課題

    ・紙ベースだと在宅で経費精算ができない

    ・電子帳簿保存法への対応を進めたいので対応できるツールが必要

    ・ペーパーレス化を推し進めたい
    ・スマートフォンで申請・承認ができるようにしたい

  • 結果

    ・クラウドで経費精算ができるようになり、在宅で経費精算が可能に
    ・電子帳簿保存法への対応も、スムーズに完了

    ・経費精算のデジタル化により、ペーパーレス化が大きく前進

世界最大級のゴルフ総合ブランド、トップゴルフ キャロウェイ ブランズ コーポレーションの日本法人であるキャロウェイゴルフ株式会社様。ゴルフギアだけでなくアパレルブランド事業として「キャロウェイアパレル」を中心に、様々なブランドも展開しています。多くの事業展開をする中、たった一人で経費精算をこなす経理体制を効率化するべく、経費精算のクラウド化を進めることに。この記事ではマネーフォワード クラウド経費を同社に導入した経緯やその結果などについてお話をお伺いします。

経費精算のデジタル化で業務効率化とペーパーレス化を推進しつつ、電帳法へ対応したい

以前は紙での非効率な経費精算のフローに困っていました。マネーフォワード クラウド経費導入前の経費の申請フローは、以下の流れです。

    1.領収書を経費申請用紙に貼る
    2.それをスマホで撮影する
    3.撮影した画像データをメールで送信する
    4.別のワークフローシステム内の経費精算フォームと照らしあわせ経理スタッフが確認する

しかし、この方法では領収書の送付に非常に手間がかかります。リモートワークが普及している中、紙に印刷して領収書を貼って申請すること自体が非効率であり、従業員の負担が大きいという課題がありました。また承認もパソコンでしかできないため、出張中や外出時に承認が止まってしまっていたのも課題でした。

そのような中で始まったのがコロナウイルスの感染拡大です。出社制限などでリモートワークの社員が増えた結果、経費精算の量が減少したため、経費精算の新規ツールを社内に導入するには最適なタイミングでした。さらには、同タイミングで必要だったのが電子帳簿保存法への対応です。そこで、クラウドで経費精算できるツールの導入を検討しはじめました。

ユーザー目線では、シンプルなUIとスマホアプリの存在が魅力でマネーフォワード クラウドを選定

経理側の承認画面(スマホ版)

何社かの経費精算ツールを比較検討した中で選んだのが「マネーフォワード クラウド経費」です。ユーザー目線では、見た目がシンプルで使いやすい点と、スマホアプリがあってスマホ上で経費の申請作業をできる点が魅力的でした。経理目線では、承認時に一枚一枚の領収書画面を立ち上げずにまとめて確認できることがとても便利です。

上層部には新しいことに恐れずに挑戦するマインドがあったため、「マネーフォワード クラウド経費」の導入もスムーズに承認されました。電子帳簿保存法やインボイス制度への対応も迫られていたこともあるかもしれません。なお、この導入をきっかけに、社内の出張精算や旅費規程を全体的に見直し、経費精算の簡素化を進めました。

そしてマネーフォワード社のサポートもあり、予定通りに無事にシステムを導入できました。導入までの業務フローを分かりやすく提案してくださり、不安なく進められたのが大きなポイントだったと思います。会社が良い方向に進んでいく感覚を持ちながら業務を遂行できて、良い経験ができました。

この導入期に、社員への共有のために当社のメンバーが主に取り組んだのは、社内での説明会とその資料作成・リアルタイムに参加できない従業員や新入社員向けに動画を提供することです。また、なかなか新しいアプリに慣れない社員への個別のフォローもしていました。その過程でマネーフォワード社からeラーニングプログラムやマニュアル・説明会の動画の作成支援もあったため、基本的にはスムーズに進んだと思います。

導入支援が丁寧だったのはもちろんですが、そもそもマネーフォワード クラウドのUIがわかりやすかったので、導入が楽に済みました。

経費精算のプロセスがスムーズになり、工数が大幅に削減

マネーフォワード クラウド経費の導入により、画像添付や承認プロセスがスマホのアプリからできるようになることなど、様々なポイントから経費関連の業務がスムーズになりました。特に「OCR機能」と「コーポレートカード」において、大きな効果を感じています。

まず、OCR機能とは、主に紙や画像にある文字をよみとり、テキストデータとして取り込むものです。この機能を使えば領収書の画像から直接テキストを読み込み、そのままシステムにデータを連携してくれます。データを入力する作業を自動化してくれるということです。これまで領収書を撮影し、その画像をメールで送付し、さらにシステムに手入力していたことを考えると大きな変化でした。やはり手入力は手間ですし、何より人が打ち込む以上ミスが避けられません。

次に、大きな効果を感じたのがコーポレートカードの活用です。このカードで決済したものは基本的に決済後に、日付や金額・勘定などのデータが経理システムに自動連携されるため、経理での確認作業自体が必要なくなりました。しかも自動連携のおかげで、項目の入力間違いもなくなっています。

例えばその結果、作業量が以前の1.7倍に増えたにもかかわらず、作業時間が前年比で約57%削減された月もあります。

  ◆経費精算業務の作業量と作業時間の比較
 導入時導入後
月の作業量300~350件400~600件
月の作業時間約30時間約13時間
 

いまは、さらに従業員が使いやすいシステムづくりを目指して、日々さまざまな改善に取り組んでいます。例えば、入力用の経費科目を申請者が分かりやすいように変更するなどです。こういった取り組みを進めた結果、以前と比較してミスが80%減り、経理側での修正の工数が大きく削減されました。おかげで、実は作業量がこれだけ増えた今でも経費精算のチェックは1人で対処できております。 

以前までは金額や日付けなどにおいて入力ミスが多かったため、そのチェックにほとんどの時間が割かれていました。しかしマネーフォワード クラウド経費のおかげでそういった細かいミスのチェックが極限まで削減されています。そして、担当者を増やさずに多くの経費精算を処理できるだけでなく、空いた時間を「これは本来発生するべき経費なのか」など、付加価値の高い業務に充てられるようになってきました。

機能アップデートにより、電子帳簿保存法への対応もスムーズに

2022年1月1日の電子帳簿保存法改正以降、ペーパーレス化の対応に一層力を入れています。当初は手動でスキャンしたデータを保存していましたが、スキャンしたデータと電子データが混在する問題が発生しました。そうすると、データ項目にスキャンと電子の区分を追加しなければなりません。

しかし、マネーフォワード クラウドの機能アップデートによってこの区分も自動で判別・解決するようになったので、業務効率が大きく向上しました。現在では、マネーフォワード クラウドのアプリを使って写真を撮るだけで手続きが完了するほど、便利になっています。こういった便利なアップデートが頻繁に実施されるのもマネーフォワード クラウドの良さですね。

時代の変化に対応するためのDXを、経理から広めていく

マネーフォワード クラウド経費のおかげで、安全なインターネット環境があればどこからでも経理作業ができるようになりました。申請者も承認者もスマホで経費精算できるなど、経理だけでなく営業などの職種でも申請作業が簡単になったという声が届いています。

さらには、コーポレートカードとの自動連携による効率化や、電子帳簿保存法への効率的な対応など、様々な課題を一気に解決できるツールです。

こうした業務効率化をもっと進めるためにも、引き続きDXに取り組んでいきます。やっぱり「経費精算はこうするべきだ」といった固定観念はあると思うんです。ただ、この変化の激しい時代に固定観念にとらわれ続けるわけにはいきません。こういった時代の変化に対応するためのDXを他の部署にも提言するなど、経理部からDXを推進していきたいです。

キャロウェイゴルフ株式会社
世界最大級のゴルフ総合ブランド、トップゴルフ キャロウェイ ブランズ コーポレーションの日本法人。「キャロウェイ」、「オデッセイ」のゴルフクラブ、ボール、アクセサリーなどの輸入、組立、卸売販売を行う。 「キャロウェイアパレル」を中心に、「オジオ」、「トラヴィスマシュー」、そして「ジャック・ウルフスキン」といったブランドも展開。