非効率な経費精算フローの改善と電帳法対応を一気に進めたい

小久保（ゆり）様：以前は経費精算を紙の申請書類で行っていました。従業員は立替経費の詳細を記入した申請書類をPCで作成・印刷し、そこに領収書などの証憑を貼り付けて経理部に直接郵送します。埼玉県内にある31の拠点から経理部宛てに毎月300枚程度の経費申請書類が届いていました。申請を承認した後は内容をExcelに転記し、それをさらに加工して従業員への立替経費支払データや会計仕訳データを手作業で作成します。

石井様：紙書類や二重入力の多い業務フローだったため、紙書類を途中で紛失するリスク、金額を間違えて入力するリスク、上司が社内に不在で承認フローが遅れるリスクなど、さまざまな問題が発生していました。業務改善の必要性を感じていたところに、電子帳簿保存法の対応が必須だったことも重なり、いっそのこと経費精算を完全ペーパーレス化して、非効率な業務フローの改善と電帳法対応を一気に進められないだろうかと考えました。

4社のサービスを比較検討。完全ペーパーレス化の実現と独自の料金体系がマネーフォワード選定の決め手だった

石井様：マネーフォワード社を含む4社の経費精算クラウドサービスを比較検討しました。マネーフォワード クラウド経費を選んだ最大のポイントは、経費精算の完全ペーパーレス化を実現できたことです。選定当時、国税庁が定めるスキャナ保存の解像度要件を満たす形で画像を撮影・保存できるのはマネーフォワード クラウド経費だけでした。他社は一部紙書類を残す運用を提案してきましたが、せっかく新しいシステムを導入するのに紙書類が残ってしまっては意味がないと考え、マネーフォワード クラウド経費を選びました。

マネーフォワード クラウド経費を選んだもう一つの決め手は料金体系です。他社サービスは利用者数に応じてライセンス費用が発生しますが、マネーフォワード クラウド経費は当月に経費精算を行ったアクティブユーザー数に応じて費用が発生します。当社には約700名の従業員がおりますが、全社員が毎月必ず経費精算を行うわけではありません。経費精算を行う従業員は月平均200名程度なので、アクティブユーザー数に応じた料金体系は当社にとって最適な料金体系でした。

当然ですが、マネーフォワード クラウド経費の機能面も評価しました。証憑書類と申請内容が1画面上に並んで承認がしやすい画面構成や、同じ日付・同じ金額の経費申請が登録されると入力ミスの可能性を指摘してくれるアラート機能など、ユーザーフレンドリーな各種機能も評価しました。

5カ月間の導入作業を経てテスト利用を開始。段階的に社内導入を進める

石井様：導入作業には5カ月程かかりました。他社サービスの中には2カ月程度で導入可能と説明する会社もありましたが、いろいろと苦労があった導入作業を振り返ると、導入作業5カ月というのは適切なスケジュールだったと感じています。

山口様：部門マスタや従業員マスタの取り込み、申請・承認フローの設計などは特に苦労しましたが、当社専任の導入サポート担当の方に手厚くサポートしてもらいました。Web会議での打ち合わせやチャットツールを使った質問のやり取りでコミュニケーションはスムーズだったと思います。

小山様：導入作業が終わるとまず経理部でテスト利用を開始して、その後、希望者を社内から募ってテスト利用の範囲を広げました。告知の際には「スマホアプリを使えば経費精算が楽になる」というメリットを強調しました。テスト利用を3カ月ほど行い、問題がないことを確認してから全社展開しました。

新しい経費精算フローでは、まず従業員がスマホアプリもしくはPCで経費申請をします。所属長や経理部の承認が完了すると、システムから従業員ごとの立替経費支払データを出力して振込を行います。マネーフォワード クラウド経費導入をきっかけに給与と立替経費の同時支払をやめて、今は立替経費を月3回のタイミングで支払うようにしています。

経費精算の完全ペーパーレス化により、紙書類の廃止や二重入力からの脱却など、数々の業務課題を解決



小久保（ゆり）様：経理部にとっては完全ペーパーレス化が実現したことが最大の導入効果です。紙の申請書類をやめたことで書類の紛失リスクはゼロになりましたし、手間のかかる書類のファイリングも不要になりました。二重入力がなくなったことで、転記による金額の誤入力もなくなっています。申請・承認フローがデジタル化したことで、社外にいる時でもスマホアプリでどんどん承認作業を進められる点も嬉しいです。

経理部ではこれまで経費精算に毎月30時間程度の工数をかけていましたが、今後は毎月15時間以下に抑えることを目標としています。マネーフォワード クラウド経費を利用した経費精算のフローが洗練されていけば、十分に実現可能な目標だと考えています。

経費申請がスマホアプリで簡単にできる！領収書データの自動取得、OCR読み取りで従業員の負担をさらに軽減

石井様：従業員にとってもメリットは大きいと思います。スマホアプリで簡単に経費申請ができるので、以前のように紙の申請書類を作成し、わざわざ郵送する手間がなくなりました。

経費申請では領収書データの自動取得をするよう従業員に勧めています。当社従業員は営業車で移動することが多いので、ETC利用照会サービスの情報をマネーフォワード クラウド経費に自動連携することを推奨しています。領収書やレシートからのOCR読み取りも精度が高いので、経費申請作業にかかる負担は以前と比べて大きく軽減されていると思います。

立替経費の支払タイミングが月3回に増えたことも、立替経費を多く使う従業員にとっては嬉しい変化だと思います。現在は立替経費の締め日から約10日後には振込が完了できるようになっています。

マネーフォワード クラウド債務支払も導入し、懸案だった電子帳簿保存法とインボイス制度への対応も同時に実現！

小久保（まり）様：今回、マネーフォワード クラウド経費とあわせて、マネーフォワード クラウド債務支払も導入しました。経費精算と同様に債務支払も完全ペーパーレス化することで、懸案だった電帳法対応も無事に完了しました。

小山様：マネーフォワード クラウド債務支払を導入したことで、電帳法だけでなくインボイス制度への対応を進められたことも評価しています。マネーフォワード クラウド債務支払には、取引先の適格請求書発行事業者登録番号を自動で検索してくれる機能があります。この機能を使い、当社の取引先1000社近くの登録番号を簡単に取得することができました。業務改善だけでなく、電帳法やインボイス制度などの法制度対応を進めることができたこともマネーフォワード クラウド債務支払導入のメリットと言えます。

全国のダイハツ販売会社にも導入を薦めて、マネーフォワードユーザーをもっと増やしたい



石井様：以前の当社と同じような悩みを抱えている企業には、ぜひマネーフォワード クラウドをお薦めしたいと思います。非効率な業務フローの改善だけでなく、電帳法対応、インボイス対応を一気に解決できますし、また、アクティブユーザー数に応じた料金体系や、専任の導入サポート担当者による支援の提供はマネーフォワード クラウドならではのメリットだと思います。

個人的には全国のダイハツ販売会社でマネーフォワード クラウドのユーザーが今後増えていけばいいなと思っています。もし販売会社内でユーザーが増えれば、ダイハツグループの会計システムにマネーフォワード クラウドの会計仕訳データを取り込むインターフェースが新たに開発されるかもしれません。今のところ、連携インターフェースがないため会計仕訳は手作業で入力するしかありませんが、マネーフォワード クラウドとの連携が実現すればさらに業務時間の短縮につながるはずです。

さらなる業務効率化に向けて、マネーフォワード社にはこれからも機能進化やサービス向上を続けていってほしいと思います。