店舗の経費精算では、小口現金管理が大きな課題に

野田様：弊社では全国に95の店舗（2022年12月末現在）を展開しており、本社だけでなく、各店舗でも日々経費精算が行われています。本社における経費精算では、紙での経費申請・承認と小口現金管理にかかる業務負担が大きな課題でしたが、これらはマネーフォワード クラウド経費と他社のビジネスカードを導入することで解決できました。

一方で、店舗における経費精算の課題はまだ残っており、特に早急に解決したかったのが小口現金管理に関する課題です。店舗の従業員が出張のときは、そのたびに交通費や宿泊費を自費で立て替えており負担が大きかったこと、そして、本社と同様、店舗でも現金を用意し管理する手間や両替手数料がかかっていたことが課題でした。

現金の取り扱いをなるべく減らし、こうした課題を解決するために、店舗に対してはまず経費精算用のビジネスカードを導入しようということになりました。

本社でトライアル利用していたマネーフォワード Pay for Businessが、店舗向けのビジネスカードとしてピッタリだった。

野田様：ビジネスカードの導入にあたり、当初は本社と同じく他社のビジネスカードの利用も検討していました。しかし、本社でマネーフォワード クラウド経費を導入した際に紹介を受け、トライアルで利用していたマネーフォワード Pay for Businessが、店舗用のビジネスカードにピッタリだということに気が付きました。

理由として、まずマネーフォワード Pay for Businessが無記名式のカードである点が挙げられます。店舗では複数の社員がビジネスカードを使用するため、記名式だと使い勝手が悪くなります。上限金額の設定や紛失時の対応がしっかり整っているのも、複数の社員が使用するうえで嬉しい点でした。

伊藤様：もう一つの理由が、マネーフォワード クラウド経費への決済データの連携が素早いということです。本社でマネーフォワード Pay for Businessをトライアルで利用しているなかで、マネーフォワード クラウド経費にデータが即時反映されることは実証済みでした。すぐに決済データが連携されれば、今日やらなければならない業務を今日の内に完結することができますし、もし不適切な支払いや使途不明な支払いがあったとしても、担当者の記憶があるうちに確認することができます。

マネーフォワード クラウド経費の導入はまだ本社側でしかできていませんが、今後は店舗にも展開していく予定だったため、将来的に2つを組み合わせて利用することで、大きなメリットとなると判断できました。

こうした理由から、店舗用のビジネスカードとしてマネーフォワード Pay for Businessの導入を決定しました。

Pay for Businessの全店舗への展開がスタート！現金の利用を減らし、経費精算のさまざまな負担軽減に期待

野田様：店舗への展開は完了したばかりですが、マネーフォワード Pay for Businessの導入により、店舗の経費精算で現金の利用が大きく減り、さまざまな効果があると期待しています。

まず、従業員が自費で経費を立て替える必要がなくなるため、これまで抱えていた負担はなくなるでしょう。やはり個人で出張費などを立て替えるのは大変だったようで、個人のクレジットカードで出張の経費を立て替えていたケースでは、カードの上限に達してしまうのではないかと不安になることもあったそうです。

また、カードでの経費精算が増えることで、現金を管理したり用意する手間が減り、両替手数料の削減も見込めると思います。

さらに、業務効率化の面でも効果があると想定しています。店舗で経費精算があった際、これまではエクセルの現金出納帳に精算内容を1行ずつ手入力し、それを本社側で取りまとめていました。現在も出納帳は利用しているものの、カード払いの場合は費用以外の入力は不要にし、精算内容は本社で取り込むようにしているので、店舗側は精算内容の記入の手間が省け、入力ミスも減ると見込んでいます。加えて、マネーフォワード Pay for Businessの利用により紙の領収書を経理に毎月送付する業務が少なくなれば、より店舗の売上につながるような施策に時間とお金を使えるようになるはずです。

他にも店舗のキャッシュレス化が進めばレジに高額な現金を置く必要がなく、防犯面でも安心できますし、マネーフォワード Pay for Businessの利用によるメリットは今後十分に期待できるでしょう。

Pay for Businessを活用しつつ、これからはクラウド経費の導入も進め、全社的に経費精算業務の効率化を目指して行きたい

中川様：まだ展開を終えて日は浅いですが、これから本格的にマネーフォワード Pay for Businessの活用を進め、店舗の経費精算に関する負担をどんどん減らせればと思っています。

また、今後は本社と同様、店舗にもマネーフォワード クラウド経費を導入する予定なので、そちらの展開を進めて全社的に経費精算業務を効率化していきたいですね。そのためにマネーフォワードさんには引き続き伴走いただき、管理部門として、デジタル活用による業務の合理化をもう一段踏み込んで進めていきたいと思っています。