紙契約ならではのスピード感とアナログ管理ならではのコミュニケーションコストを削減したかった

ーーマネーフォワード クラウド契約導入以前は、どのような課題感をお持ちだったのでしょうか？

締結までの「スピード感」と、締結後の「契約書管理」の2点に課題を感じていました。
当社のアミューズメント事業部では、自社のノウハウを活かし、全国に240ほどある加盟店の新規立ち上げから運営、データ提供など一気通貫で支援しているのですが、1次承認者である私も含め、どうしても担当者は現地に行く機会が多くあるんですよね。
その関係で、スピード感という点でどうしても書類の確認や押印等の契約業務が滞ってしまい、すでに成約しているにも関わらず実際に書面上で締結できたのは対象店舗がオープンしてから数ヶ月後、ということも珍しくはありませんでした。

管理という点でも、紙の契約書はすべてアナログでファイリングしているような状況で。基本的には自動更新になるようにしているのですが、稀に年度更新の契約や、閉店した店舗との契約のまき直しも発生します。
当社ではタスク管理ツールで案件の管理を行っていたものの、結局は担当者に現在の状況を確認するというコミュニケーションが多々発生していました。

ーー最終的にマネーフォワード クラウド契約を導入するに至った理由や決め手は何ですか？

私自身が契約業務への課題を感じていたこともあり、以前から情報収集は行っていました。
取引先から契約書を受け取る際に他社サービスを利用する機会があったので、各サービスの比較もしていたのですが、結局は実際に使ってみないとわからないよなとも思っていたんです。

社内でも相談する中で、元々経理部門でマネーフォワードを使っていたこともあり、せっかくならまとめた方が良いのではと。マネーフォワード クラウド契約には必要な機能が揃っていましたし、今後のマネーフォワード のサービス間での連携にも期待して選定しました。

締結待ちの契約が複数あっても、それぞれのステータス管理や承認依頼は自動化。３者間契約も漏れなく締結が可能に。

ーー現在どのようにマネーフォワード クラウド契約をお使いいただいていますか？

データ提供のサービスをしているので、ソフトウェアのライセンス契約書・データ提供契約書・専用ＰＯＳの使用許可書・覚書・承諾書・使用追加届など、数としては月に10～20件ほどの締結に利用しています。

当社では、1度の契約で5種類の契約書を締結することが多いのですが、その中には3者間での契約があり、どうしても他の契約書とは返送のタイミングがズレてしまうんですよね。
そのため締結状況の管理も煩雑になっていたのですが、マネーフォワード クラウド契約では各契約書のステータスを一目で把握できます。承認が済んだ契約書に関しては、自動的に次の承認者へ依頼メールを送ってくれるので、対応が漏れることがないという点も非常に助かっています。

また、締結する契約書の種類が多いからこそ、送信料が無料で思わぬコスト変動がないのも嬉しいですよね。

ーーサービス導入後、実際の運用開始までに苦労した点や課題は何かありましたか？

使い方やツールに関して困ることは全くなかったですね！
そう言い切れるほど、マネーフォワード クラウド契約は本当に分かりやすかったです。

当社代表も、導入当初は電子契約に対する抵抗が少しあったようですが、操作性も分かりやすいですし、1回の作業もメールを開いて5分もかからないようなスピード感なので、数回利用すれば慣れて、今では問題なく活用できています。
やはりこの操作性の良さが、抵抗感が消えた一番の理由なんじゃないかなと思いますね。

属人化していた契約業務は仕組み化によって解消。契約業務に対する心理的なハードルも下がったように感じている

ーーマネーフォワード クラウド契約の導入により、どういった効果を実感されていますか？ 

導入前に期待していたとおりで下振れすることもなく、とても満足して使わせてもらっています。
課題であったスピード感を解決できたのはもちろん、当初はそこまで考えられていなかった契約業務や管理の属人化も仕組み化で解消できたのはとても嬉しい効果です。

また、電子契約によって契約業務に対する心理的なハードルが下がったようにも感じています。
フロントメンバーに20~30代の若い社員が多いからこそ、これまでは契約書を作成するにあたり、どこを編集すればいいのか、どう製本すればいいのか等、契約書ならではの作法に戸惑っている姿も見受けられました。

電子契約になったことで製本作業も不要になりましたし、テンプレート機能を活用して編集箇所を事前に指定しておくことで、初めて作業するメンバーでも視覚的にわかります。メンバーに対しても「まずはやってみよう」と言えるようになり、会社全体としての業務効率化にも繋がっていると思います。

ーー最後に、あらためてマネーフォワード クラウド契約導入のご感想、また今後どういった使い方をしていきたいと考えているか、教えてください。

新しいサービスを導入する際には「使う人がツールを理解して周囲に浸透させられるか」がポイントだと考えています。
当社では新しいツールを導入したものの、使いこなせずに解約した経験があったので、今回もサービスを選定するうえで、自社で使いこなせるのか？という点は非常に重視していました。どれだけ機能が豊富でカスタマイズができたとしても、使えなければ意味がないですよね。

その点マネーフォワード クラウド契約は、サービスが使いやすいのは勿論のこと、困ったときのサポートに関しても、とにかく安心感があります。
問い合わせをした際に担当外の質問だった場合でも、わからないと一蹴するのではなく担当者に繋いでもらえたり、クラウド契約以外のツールであっても、バックオフィス全体をより良い状態にするためのプランの見直しなども積極的に提案してくれるのもありがたいなと。

現在はアミューズメント事業部における取引先との契約のみで利用しているのですが、雇用契約などでも使ってみたいという声が社内で上がっているようなんです。
今までは経営陣にしか情報を伝えていなかったのですが、今後は社内での利用の幅も広げられるよう、社内に向けたフィードバックも積極的にしていきたいと考えています。

ーー従業員の皆さん、そしてバックオフィス担当者の皆さんの負担をより軽減できるようなサービスづくりに尽力して参ります。貴重なお話をありがとうございました！

（株式会社ジェイフード：https://jfood.co.jp/）