契約締結の遅れによる、制作納期や着手金の入金サイトへの影響を改善したかった

ーーマネーフォワード クラウド契約導入以前は、どのような課題感をお持ちだったのでしょうか？

リモートワーク下での契約の締結に大きな課題を感じていました。
当社はコロナ禍をキッカケにリモートワークをはじめたのですが、紙の契約だとどうしても収入印紙を貼ったり、捺印したり、郵送したりと出社して作業する必要があります。 また、お客様側もリモートワークが普及しているため、契約書を郵送しても「次の出社がいついつなので、そのときに対応します」といった形で、契約締結までに時間がかかっていたんですね。

契約の締結が遅れると、入金や制作への着手など、その後の流れにも大きく影響します。当社では契約の締結後、着手金をいただいてから制作をスタートする流れとなっているので、制作を進められないことで納期に圧迫されたり、当初の想定よりも納期が後ろ倒しになってしまうこともありました。

そのような状況があったので、紙契約ならではの非効率な事務作業や、契約締結までのスピード感を改善したいと考え、電子契約サービスの導入を検討していました。

ーーマネーフォワード クラウド契約を知ったキッカケや最終的に導入の決め手となったことは何かありますか？

もともと経費精算の部分でマネーフォワードのサービスを利用していまして、新サービスとして案内をいただいたことが「マネーフォワード クラウド契約」を知ったキッカケでした。 当時は他社の電子契約サービスも比較検討していましたが、マネーフォワード は「安心して利用できそうだな」という印象を受けましたね。 

中でも、一番の決め手は中小企業でも安心して利用できる料金体系の部分です。

契約書・申込書など、電子化していきたい書類は多々ありますが、追加発注書などの細かな契約も含めると、毎月どれくらいの件数の契約書が発生するのかはそのときにならないとわかりません。そのため、当社のような20名規模の中小企業においては、従量課金で思わぬコストの拡がりがあるのではと、経費の予想がしづらいという状況はリスクでもありました。

だからこそ、マネーフォワード クラウド契約のどれだけ契約件数が増えても金額が変わらず、毎月の契約書関連の経費に大きな変動がないという料金体系は、他社の従量課金制と比べて、とても魅力的だと感じました。

やはり企業にとって「契約」というのは増えれば増えるだけ嬉しいことです。
組織として成長フェーズのいま、そこに金銭的コストなどの不安がなく、安心して利用できるサービスであるというのが、マネーフォワード クラウド契約を選んだ大きな決め手でした。

数千円単位でも紙ベースで対応していた追加の発注書。電子契約で締結までのスピードやコストを大幅に削減

ーー現在どのようにマネーフォワード クラウド契約をお使いいただいていますか？

当社ではWeb制作だけでなく、保守・運用にも注力しており、そうしたサービスにお申し込みいただくための利用申込書、そして追加注文時に発生する発注書の締結・管理をメインに活用しています。

基本の利用申込書自体は月に5〜10件ほどなので特別多くはありません。一方、既存のお客様からの追加注文は、お見積り金額が5千円でも1万円でも都度発注書を交わしてお取引しているため、毎回注文書を紙でいただいて、控えを返送してという作業が発生していました。追加注文は数が多いうえによりスピード感を持って進めたいと思っていた部分でしたので、マネーフォワード クラウド契約を使うことで契約業務を効率化でき、とても助かっています。

また、最近では社員への労働条件通知書も電子契約で行うなど、都度発生ベースで紙契約から電子契約に移行しています。
というのも、はじめから全てのドキュメントを電子契約に移行しようとすると、ドキュメントのリストアップからフォーマットの整理、また書類ごとにどういった承認フローにすべきかなど、整理すべき項目が多くあります。
日々の業務がある中で、いますぐに必要のないドキュメントまでも導入前から電子契約に移行しようとすると、社員が困惑してしまうなと思ったんですね。

そこで当社では、直近で確実に契約業務が発生する利用申込書と発注書のワークフローから整えていき、その後は発生ベースで必要なドキュメントの電子化を進めていきました。各フォーマットやフローについても、使いながら改善点を見つけては修正、といった形をとっています。 

ーーサービス導入後、実際の運用開始までに苦労した点や課題は何かありましたか？

電子契約に移行するにあたり、どうすれば取引先に負担をかけずに済むかを考えることに一番時間を要したかなと思います。紙契約のときは必要事項をその場で記入していただけたため問題がなかったのですが、電子契約の場合、記入項目が多いとお客様に負担がかかってしまうのではと。随時フォーマットを改善したり、今まで紙でいただいていたお客様情報の収集フローを整理していったりと、工夫しながら整えていきました。

また、電子契約への移行に向けて社員をどう巻き込んでいくかも悩んだ部分でした。やはり、いきなりトップダウンで電子契約に移行すると伝えてしまうと、現場が困惑してしまいかねません。
まずは契約業務に関わる頻度の高い営業や事務のメンバーに対して、サービスの比較検討や導入に関する情報を事前に共有するようにしました。理解すべきメンバーから巻き込み、少しずつ社内に展開していったので、大きな混乱や反発もなく社内浸透を進めることができたと思います。

マネーフォワード クラウド契約自体の設定に関しても、マネーフォワードの営業担当の方にオンラインで画面共有しながら教えていただいたりと非常に丁寧なサポートがあったため、スムーズに導入することができました。

職種に関係なくリモートワークができる環境構築を実現。社内書面のペーパーレス化や承認ワークフローとしても活用していきたい

ーーマネーフォワード クラウド契約導入により、どういった効果を実感されていますか？ 

以前は、リモートワークを推奨しようにも、職種によってリモートワークしやすい職種、しづらい職種というのがありました。実際、契約書の郵送や捺印などがある事務は完全なフルリモートで働くことが難しかったんですね。
しかし、電子契約に移行したことで契約業務も出社する必要がなくなり、職種関係なしにリモートワークできる環境が整ったことは大きなメリットだと感じています。また、営業メンバー自身が事務に頼まずとも契約書を処理できるようになったりと、事務の業務負担の軽減にも繋がっています。

対社外に関しては、やはり契約締結までのスピード感がとにかく早まったということが大きなメリットです。案件を受注したら即日中に契約書をオンラインで送付して、翌日には締結が完了するといった流れを実現できたことで、着手金の入金も早まり、制作自体もスムーズに開始できるようになりました。

お客様側も紙締結でなくなるからといって特に困惑されることはなく、むしろ電子契約に変わったことでラクになると喜ばれていました。もちろんお客様の都合で、紙ベースで契約しなければならない案件も稀にありますが、締結後にマネーフォワード クラウド契約に取り込むことができますから、管理が煩雑化せずに助かっています。

また、紙契約で発生していた収入印紙税や郵送コストなどもかからないため、契約件数が多い企業であれば、サービス利用料を払ったとしても大幅なコスト削減に繋がるというのは非常に魅力的なメリットだと思います。

ーー最後に、あらためてマネーフォワード クラウド契約導入のご感想、また今後どういった使い方をしていきたいと考えているか、教えてください。

とても満足して使わせていただいています。
当社は電子契約から始めましたが、マネーフォワード クラウド契約を利用する中で契約管理の重要性や利便性にも気付けました。契約締結後の後続業務を含め、書類の管理という面でもとても楽になったのは嬉しいですね。今後は社外との契約書以外の社内書面のペーパーレス化や承認ワークフローとしても活用していきたいと考えています。

また、当社では経費精算などの他の領域でもマネーフォワード クラウドを利用しているため、今後はよりサービス間での連携性が高まり、利便性が向上することにも期待しています。
マネーフォワード クラウド契約は常に機能がアップデートされ、できることが増えていっていますから、今後どんな使い方ができるようになるのか、サービスの成長を楽しみにしています。

ーー従業員の皆さん、そしてバックオフィス担当者の皆さんの負担をより軽減できるようなサービスづくりに尽力して参ります。貴重なお話をありがとうございました！

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