契約書回収に時間がかかることで、当月中の成約率にも影響が出ていた

――マネーフォワード クラウド契約導入以前は、どのような課題感をお持ちだったのでしょうか？

もともとは営業の担当事務が個々に契約書を管理するような形であったため、会社として契約書の一元管理というのができていませんでした。
そのため、人事異動のタイミングで契約書の保管についての引き継ぎ漏れがあったりすると、案件にトラブルがあった際に該当の契約書を見つけるのに苦労するといったこともあったんですね。

また、基本的に契約期間は自動更新ではないのですが、契約内容を一元管理できていないがゆえに更新のタイミングを把握できておらず、担当者がついつい自動更新だと勘違いして、そのまま取引するといったことも起こりうる状況でした。
そして、契約先が法人の場合であれば契約締結まで比較的スムーズなのですが、個人のお客様の場合は契約書の回収に時間がかかってしまいがちです。そのため、契約締結の遅れによって当月中の成約数が減ったり、未回収のまま失注してしまうこともありました。

そこで、電子契約であればオンラインでお打ち合わせをして、その場で契約内容の読み合わせをして、そのまま署名してもらうといったことができますから、契約書の送付といった1クッションをおかずにクロージングができることも利点だと思い、電子契約サービスの導入を検討するに至りました。

――マネーフォワード クラウド契約を知ったキッカケや最終的に導入の決め手となったことは何かありますか？

マネーフォワード クラウドは以前から会計や給与計算で利用していたのですが、新しく電子契約のサービスを始めるというDMをいただいたのが、マネーフォワード クラウド契約を知ったキッカケです。
ちょうど電子契約サービスを導入したいと思っていたタイミングでしたから、他社の電子契約サービスもいろいろと調べたりして比較検討を進めていきました。
決め手となったのは、マネーフォワード クラウド契約の料金体系でした。電子契約サービスを導入するにあたり、電子契約によってコスト削減できる印紙税分をサービス利用料として充てられるような金額感で検討していたんですね。

しかし、他社サービスの場合は契約数に応じた従量課金制であったため、月間の契約件数を想定した場合、削減できる印紙税分以上のサービス利用料がかかってしまいそうだなと思いました。
一方で、マネーフォワード クラウド契約であれば、契約件数によって料金が変動するといったことがなく、金額感も求めていた範囲内でした。また、もともとマネーフォワードを利用していましたし、今後も様々な分野でサービスが拡張していくだろうと思っていましたから、そうであればサービスを統一したほうがメリットがありそうだと感じ、最終的に導入することを決めました。

社内申請や稟議にも活用。わざわざ確認依頼の連絡をせずとも承認が完結するフローへ

――現在はどのようにマネーフォワード クラウド契約をお使いいただいていますか？

契約全般にマネーフォワード クラウド契約を利用している他、社内の様々な申請や稟議にも活用しています。
もともとの社内稟議は、スプレッドシートを使って承認するようなフローであったため、スプレッドシートを更新した際にSlack等で「承認お願いします」といったコミュニケーションが発生していました。
しかし、いまはマネーフォワード クラウド契約上で申請を出せば該当者に通知が行くため、わざわざ確認依頼のコミュニケーションを取らずとも承認が完結するフローになり、とても嬉しく感じています。

――サービス導入後、実際の運用開始までに苦労した点や課題は何かありましたか？

既存のワークフローに慣れてしまっているメンバーに対しては、使い方の部分で何度か説明する必要があったのですが、それでもすぐに浸透していきました。取引先も比較的若い方が多い企業のため、「届くメールにある手順に従って押印をお願いします」といったコミュニケーションだけで完結するなど、非常にスムーズに運用を開始することができ、大きな課題というのはなかったなと感じています。

また、導入当時はマネーフォワード クラウド契約がリリースしたばかりのタイミングでしたので、正直改善してほしいと感じるポイントはいくつかありました。
しかし、担当の方に「こういった使い方ができないか」と連絡すると「すぐに対応します」といったご返答いただき、実際にすぐ機能がアップデートされたりと、サービスの改善スピードがとても早いなと感じました。

すでに出来上がっているサービスであれば、顧客の意見に対しても、そうした意見があるんですねくらいの反応で、即座に対応するといったことはなかなかないと思うんですね。
そのため、ユーザーの意見をしっかりとサービスに反映させていくマネーフォワード クラウド契約は素晴らしいなと感じましたし、実際にすぐにいろいろと改善されていきますから、今後なにか不便なことがあっても、すぐにアップデートされて解決するんだろうと、安心して利用できています。

個人の場合は契約書回収を待たずとも、その場で契約締結できるクロージングを実現

――マネーフォワード クラウド契約の導入により、どういった効果を実感されていますか？

まず、社内申請や稟議がマネーフォワード クラウド契約でできるようになったことです。というのも、以前までは承認がどこで止まっているのかがわかりづらかったんですね。
しかし、いまは承認フローが見える化され、どこで承認が止まっているのかといったことが即座に把握できるため、もし承認が進んでいなければリマインドするなど、ステータス管理によって今まで以上にスムーズな承認フローになったことは効果として非常に実感しています。

また、社内稟議だけでなく、当然ながら契約書のステータス管理もできるようになったことで締結スピードが改善されましたし、個人相手の場合は契約書の回収を待たずに、その場で契約締結するといったクロージングが可能になったことは大きいなと感じています。
締結済みの契約書に関しても、契約更新のタイミングで通知があるため、契約更新漏れというのがなくなり、会社としても非常に安心ですね。

――最後に、あらためてマネーフォワード クラウド契約導入のご感想、また今後どういった使い方をしていきたいと考えているか、教えてください。

まずサービス改善のスピードも早いですし、何か問い合わせればすぐにレスポンスをいただけたりと、サポート体制が本当に素晴らしく、期待以上だと感じています。
また、マネーフォワード クラウド契約のようなサービスは、小さい会社こそ導入したほうがいいと思っているんですね。というのも、規模が小さい会社の場合はまず売上をいかに上げるかばかりに注力してしまい、書類管理が疎かになりがちだからです。
そして、とりあえず用途別にフォルダをつくって、そこにドキュメントを格納していくというフローになったりしますが、徐々にルールが属人化していったり、フォルダの階層が複雑になっていき、該当するドキュメントがどこに格納されているかが段々とわからなくなっていくというのがあるあるの課題だなと。

一方、サービスに沿ったワークフローを構築してしまえば、ドキュメント管理のルールが担保されますから、ルールが属人化することもありませんし、このサービスを見ておけば間違いないという状態がつくれるので内部統制にも役立ちます。
業務効率も上がりますし、電子契約であれば印紙税も削減できたりと良いことばかりだなと感じています。

今後の使い方としては、発注書や覚書など、基本契約以外にも使っていきたいと考えています。そのため、そうした基本契約に付随する書類を「個別に送らずとも済むような機能※」がアップデートされれば嬉しいなと思いますし、他にも様々な使い方ができるよう、サービスの進化にとても期待しています。

(企業サイト：https://life-foundation.co.jp/)

※2022年03月17日に複数書類の添付機能をリリース済みhttps://biz.moneyforward.com/support/contract/news/new-feature/n016.html

ーー従業員の皆さん、そしてバックオフィス担当者の皆さんの負担をより軽減できるようなサービスづくりに尽力して参ります。貴重なお話をありがとうございました！