収入印紙税のコスト負担だけでなく、社内承認完了や製本・押印作業工数が大きな課題に

ーーマネーフォワード クラウド契約導入以前は、どのような課題感をお持ちだったのでしょうか？

まず、弊社では契約事が多いため、収入印紙税にかかるコストは無視できない課題でした。電子契約にすると収入印紙税が必要なくなることはわかっていましたが、なかなか導入には踏み切れていませんでした。また、紙ベースでの契約となると製本や押印にも多くの工数を要していましたし、コロナ禍でリモートワークになってからは、社内での契約内容の承認後に製本・押印のためだけの出社が必要になることもありました。そこで、担当者の負担を下げたいということも、電子契約導入を検討するに至ったキッカケでした。

――マネーフォワード クラウド契約を知ったキッカケや、最終的な導入の決め手となったことは何かありましたか？

クラウド上での契約サービスにはどういったものがあるのか、いろいろなサービスを比較検討してみようとWebで調べていた際に、マネーフォワード クラウド契約を知りました。
もともと他部門でマネーフォワード クラウド様のサービスを利用していたこともありましたし、私自身マネーフォワード クラウド経費を個人で利用してみたこともあったため、マネーフォワード様自体は知っていました。

比較検討のポイントとしては、弊社の取引先がすでに利用している電子契約サービスとの親和性があるかどうかを見ていました。しかし、比較検討したところでは各社サービスの中身にさほど大きな違いがあるという印象はなく、親和性という点ではどれを利用しても同じだろうと。
そこで費用感の部分と一度導入を決めた場合には短期間にサービスを変更することは避けたかったこともありパートナーとして長くお付き合いできるかどうかという点で、最終的な検討を進めていきました。

まず、他社ですと契約書1通ごとにいくらという従量課金であるのに対し、マネーフォワード クラウド契約は契約数によって料金が変動しないことは決め手の1つでした。また各他社のサポートはオプション的な形であったのに対して、マネーフォワード クラウド契約では導入にあたって親身になって相談に乗ってくださったりと、パートナーとしての安心感がありました。
弊社としては今後契約書以外にも様々なドキュメントを電子化していきたいと考えていたため、マネーフォワード様であれば他のサービスの活用も含めていろいろと相談できそうだと思ったのも決め手の1つとなりました。

社内稟議のワークフローとしても活用。最短10分で承認される仕組みを実現

――現在どのようにマネーフォワード クラウド契約をお使いいただいていますか？

主にスポンサー契約や業務委託契約の締結・管理、また直近では社内稟議のワークフローとしても活用しています。

社内稟議はもともと紙ベースでの承認フローであったため、特にコロナ禍での在宅勤務推奨環境下では物理的な距離によって対面で承認依頼をすることはできません。稟議書を上長の机の上に置いておいても、いつ承認してもらえるかわからないといった状態で、最終的な承認までに時間がかかっていました。
そこで社内稟議のワークフローをシステムで置き換えたいと思うようになり、いまでは社内稟議のツールとしてもマネーフォワード クラウド契約を活用しています。早ければ最短10分で社内稟議が通るような仕組みを構築することができました。

――サービス導入後、実際の運用開始までに苦労した点は何かありましたか？

どのサービスにもよくあることだと思うのですが、導入前にできるだろうと思っていたことが、実際にはサービスの仕様上できないといったことがあります。どういった機能があり、どの部分までをシステムに任せて、どこからは運用でカバーするかといったことの整理に苦労しました。
また、マネーフォワード クラウド契約の導入にあたって新しい業務フローとなったのですが、申請毎に誰を承認者とし、閲覧者は誰にするのかというルール決めにも時間はかかりました。

ただ、マネーフォワード クラウド契約は常に機能がアップデートされていってますから、現在は運用でカバーしていたことも今後はシステムで解決できるようになるなど、使い勝手の部分も改善されていくだろうと期待しています。

収入印紙にかかっていたコストが大幅に削減。これを機に、様々なドキュメントの電子化を進めていきたい

――マネーフォワード クラウド契約の導入により、どういった効果を実感されていますか？ また今後こういった使い方をしていきたいといった展望があれば教えてください。

効果としては、収入印紙代の削減が非常に大きいです。各取引先との交渉を電子契約に置き換えていくことにより、年間で100万円単位での印紙代削減に繋がっています。

また、製本や押印の工数も相当削減されていますし、社内稟議にかかっていた時間が短縮されたことで、その後の業務推進のスピード向上にも繋がっていると感じています。承認者側の立場の社員からも「わざわざ出社して確認しなくても対応できるのはいい」といったコメントがあるなど、社内からの良い反響が生まれています。
社内稟議のような使いかたという点においては、今後より幅を広げていきたいと思っており、たとえば交際費や会議費などの事前申請などについてもマネーフォワード クラウド契約上でワークフローの構築を検討したいと思っています。

――最後に、あらためてマネーフォワード クラウド契約導入のご感想、および今後期待することがあれば教えてください。

今回、マネーフォワード クラウド契約を導入したことで、社内にドキュメントを電子化する流れが少しずつ根付いたなと感じており、社内意識の変革に繋がっていることをとても嬉しく思っています。
今後社員が電子契約でのフローに慣れていくことで、さらに「電子化することで業務がラクになる」ということを体感してもらい、経費精算などの様々なドキュメントも電子化していこうという機運をつくっていければと思っています。

そういった様々な領域での電子化を進めていく際には、いろいろな課題も生まれてくると思うので、今後もマネーフォワード様にはぜひ相談に乗っていただき、パートナーとして弊社の業務改善に協力してもらえればなと期待しております。

（企業サイト：https://www.alvark-tokyo.jp/）

ーー従業員の皆さん、そしてバックオフィス担当者の皆さんの負担をより軽減できるようなサービスづくりに尽力して参ります。貴重なお話をありがとうございました！