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グループ全体で経費精算&会計システムを導入仕訳連動、日当、支払管理など徹底活用により経理業務が1/3に

グループ全体で経費精算&会計システムを導入仕訳連動、日当、支払管理など徹底活用により経理業務が1/3に

ミス・パリ・グループ経理ご担当者様
営業ご担当者様

導入サービス: 会計経費
業種: 介護・福祉・医療サービス
事業規模: 法人（501~1000名）

特徴: 自動化で作業時間を削減少人数で今の業務を運営税率変更に対応

「美の総合商社」として、エステティックサロンの運営をはじめ幅広い事業を展開するミス・パリ・グループ。1984年に創業して以来、美容と健康の分野をけん引してきた。現在は国内に4社、アメリカや中国などへの海外進出も果たしている。グループ全体の生産性を高めるために、2018年10月にクラウド会計およびクラウド経費を一括導入。各社で活用を深めており、現在「株式会社ミス・パリ」「株式会社シェイプアップハウス」「株式会社ミス・パリ・ジェイピーエヌ」で全社展開となっている。これまでにはどのような課題があり、どう改善されたのだろうか。今回は、経理課2名と営業メンバー1名に話を伺った。

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紙からクラウドへ切り替えて約1年、経理の業務効率が大幅にアップ

（経理課課長）：弊社が会計・経費精算システムの導入を検討することになった一番大きな理由は、消費税対策です。オンプレ型のシステムを活用していた中、税率対応の切り替えに際して開発体制やコスト面を改めて検討していました。さらに、経営陣がクラウド化を推進したいという意向もあり、クラウド型の会計・経費精算システムを導入することにしました。

導入するシステムの選定にあたり、経理担当者にとっての使い勝手のよさや作業の利便性を重視して、複数の検討先からマネーフォワードクラウド経費を選択しました。導入決定後には図解を多く盛り込んだマニュアルを作成して、経費の申請業務が発生する本部の社員50名を集めてレクチャーを実施。実際にマネーフォワードクラウド経費のアプリを使ってもらいながらレクチャーをしたこともあってか、導入時の混乱はありませんでした。導入して約1年経ちますが、導入前と比べて経費精算業務がとても楽になったと実感しています。

導入前は申請者がExcelの申請書に経路や金額を入力し、出力した紙を提出。経理から毎週、現金手渡しをする運用でした。領収書に記載された金額と申請内容にズレがないか、また交通費は定期代が正しく控除されているか、毎週検算をしていたのですがかなり大変でした。検算だけでも1時間、不備がある場合の申請者への差し戻し・修正対応含めると相当の負担だったと思います。しかし、マネーフォワードクラウド経費を導入してからは、経路を入力するだけで定期代を控除した交通費が自動計算されるため、申請者・経理双方の負担が軽くなりました。また、これを機に運用を見直し、毎週現金手渡しから月2回の振込へ変えよりスリムになったと思います。

承認者目線でも出力した申請書に印鑑を押す運用から、専用アプリ内で承認ボタンを押すだけで申請処理が済むようになったので上長クラスの社員からも好評です。通常何かシステムを導入すると現場から反発を受けることが多いものですが、そういったことも少なく、とても良かったです。

経理部門にとって嬉しい細やかな機能

（経理課）：クラウド経費の機能の中で、経費科目と勘定科目の紐づけができ、経費科目の名前を自由にカスタマイズできるのですが、これは管理者と申請者の双方にとって有益だと感じています。例えばゴミ袋の経費精算にあたり、Excelの申請書では勘定科目という概念もなく経理課で会計システムに入力する際、勘定科目の検討を１明細毎に行っていたのですが、クラウド経費では申請者が「ゴミ代」という経費項⽬を選ぶと「衛⽣費」という勘定科⽬で⾃動セットされるので選択間違いが⼤幅に減りました。

また、クラウド経費とクラウド会計が連携しているため、任意のタイミングで会計側へ仕訳データを自動取り込みすることができるのはとても便利で、Excelに仕訳データを作成して会計ソフトへ取り込む作業をしていた頃には戻れません。

その他にも、日当機能や取引先からの請求書の支払い管理機能等も活用しており、日当機能では出張する地域ごとに金額を自動計算できるのが嬉しいです。

マネーフォワードクラウド経費およびクラウド会計を導入してから、トータルの業務量が3分の1まで減ったと思います。おかげで年度決算に割ける時間が増え、決算書類の作成や見直しに一層注力できるようになりました。

定期区間を自動で控除。月末の経費精算の負担がなくなった

（経営企画部事業推進課課長）：店舗開発業務がメインである私は、毎月20件から30件ほど外出をしています。社内でも交通費の精算額は大きい方です。そのため、マネーフォワードクラウド経費を導入する前は、月末に30分ほど時間を取り、まとめて経費精算をしていました。申請にかかる時間はそこまで多くありませんでしたが、行った場所を調べ直すのは単純に面倒ですし、なにより精算業務の時間をスケジュールに組み込まなくてはいけないこと自体が負担でした。

マネーフォワードクラウド経費を導入してからは、電車の移動中などといったすき間時間を使って申請できるようになり、とても楽になりました。また、定期区間設定ができる点も非常に魅力的です。移動ルートに定期区間が重なっている場合、経費精算書の作成時に、定期区間の交通費を引いて交通費を算出していました。しかし、マネーフォワードクラウド経費は、定期区間設定に登録した区間を控除して差額分を自動計算してくれる機能が搭載されているので、とても助かっています。

交通費の申請以外で言えば、領収書の申請に関しても便利だなと感じています。スマートフォンのカメラで領収書を撮影してアプリに取り込むだけでので、申請を後回しにして溜め込むようなことがなくなりました。申請者にとって便利な機能が充実しているおかげで、経費精算全般の負荷が減ったと思います。

同時に、直感的に操作できる使い勝手のよさもマネーフォワードクラウド経費の大きな魅力だと思います。経費精算が必要な他の社員も抵抗なくシステムを活用しているようで「とても便利だね」という声をよく聞きますね。これからもさまざまな機能をフル活用して、業務効率を上げていきたいと思います。

今後の要望管理者目線では、部門長で自部門の費用の変動状況が把握できるダッシュボードがあるとうれしいです。ICカードリーダーを是非活用してみたいのですがiPhoneユーザーにも対応いただけると嬉しいですね。
※ iPhoneのICカードリーダーがリリースされました！

公開日：2019年12月16日公開当時の情報となります

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