会計ソフトの刷新にともない、経費精算のクラウドサービス導入も決断

人事総務部マネージャ　西出様：弊社は、クライアント企業に常駐しながらのシステム開発や保守などのサポートを主業にしています。しかし、他社の支援ばかりで自社の業務改善に手をかける暇がない、いわゆる“紺屋の白袴”とでも言いましょうか……。例えば交通費精算に関しては、社内システムを構築しないまま、Excelを使ったアナログな作業にとどまっていました。

振込作業もかなりの手間でした。人事総務部で記載内容を電卓で検算、確認したものを経理部門へ提出して最終確認をするフローなのですが、紙と電子ワークフローが混在しており、煩雑な業務となっていました。
以前であれば自社で独自の経費精算システムを構築するところですが、いまやクラウドツールも進化していることもあり、外部サービスを活用した方が導入までのスピードも早いのではないかと考え、適したサービスのリサーチをはじめました。

振込業務の効率化機能と合理的な料金プランが導入の決め手に

人事総務部マネージャ　西出様：各社のサービスを比較して、最終的にはマネーフォワード クラウド経費を採用することになりました。理由としては主に2つあります。
1つは、合理的な価格プランです。マネーフォワード クラウド経費では、その月に経費登録、経費申請、その他の申請を行ったユーザーが課金対象としてカウントされます。“実際に使った人数だけ料金を支払う”というコストパフォーマンスの良さを評価しました。

もう1つは、振込業務の効率化です。2～3時間かかっていた振込データの作成がボタン1つで終わるようになったのはもちろん嬉しいのですが、銀行振込API連携を使えることが大きかったです。通常であれば銀行サイトへログインし、振込データをアップロードして振込作業をするかと思いますが、マネーフォワードの経費精算システムの画面上から1クリックで銀行サイトへ連携し、振込指示が出せるのは魅力だと感じました。弊社の給与振込銀行であるみずほ銀行ともAPI連携していることが分かり、それが決め手となりました。

グループ横断でプロジェクトを組成、経費精算フローの見直しを図った

人事総務部マネージャ　西出様：マネーフォワード クラウド経費の導入にあたっては、ホールディングス主導でグループ会社からもそれぞれ責任者を集めてプロジェクトを組みました。 まず共通認識として擦り合わせたのは、最高7階層あった承認フローを2階層まで減らすということ。特に経費については、階層が上がるごとに書類をしっかり読むことなく承認印を押してしまうケースも推察されました。
自分が指示したものではない経費を承認するわけですが、承認者全員が交通経路をチェックするわけにもいきません。そのため、承認者については最小限にとどめようと、グループ会社の枠を超えてプロジェクトにすることで周知を徹底しました。
とはいえ、各社でそれぞれのシステムを用意しては意味がありません。全社で承認の階層を2つまでに抑える意思統一を図るうえでも、マネーフォワード クラウド経費を導入する意義は大きかったと思います。

営業・経理事務ともに、無駄な労力とストレスがゼロに

株式会社オートマティゴ　マネージャ（営業） 伊勢様：

マネーフォワード クラウド経費が導入されてからは、部ごとに集計しなくてもよくなり、大きな負担軽減につながりましたね。 今は、新規事業の立ち上げを担当しており、営業としてマネーフォワード クラウド経費を使う立場になりましたが、やはりスキマ時間を活用してスマートフォンから気軽に精算できるのはとてもありがたいです。電車や会食等が経費となるのですが、ICカードリーダーで電車の乗降履歴を簡単に取り込めるのは特に嬉しいです。営業になってからつくづく感じるのは、事務処理は気が乗らないとやりたくないということ。どうしても後回しになってしまいます。
また、私は申請もしますが、マネージャとして申請を承認する立場でもあります。承認に関してもワンクリックでどんどん確認できるので、時間を有効活用できているなと実感しています。Excelシートに入力していた頃の営業の労力を考えると、かなりスマートになったと思いますね。

グループ会社管理部・部長　松嶋様：管理業務はホールディングスで１本化して行っていますが、グループ各社でのやり方が異なると、管理業務はその分煩雑になり、手間がかかります。これを効率化するためには、グループ全社で同じやり方、考え方でやっていく必要があるのです。今回、マネーフォワード クラウド経費の導入が決まったことで、グループ全体のフローの見直しにつながりました。

経費精算システムを導入したことで、業務効率化ができたのはもちろん嬉しいのですが、本質としてグループ各社の業務の見直しをするきっかけとなり、各社の人事、総務、経理の業務フローを統一化・標準化できたのはとても大きいと思います。専門性が高く、属人的になりやすい管理部門をグループ共通で整理できたのは、大局的にみれば働き方や風土を変えるきっかけになっていくのかもしれません。 今後ですがコーポレートカード連携や、日当機能の活用や、支払依頼機能等、マネーフォワード クラウド経費が提供している機能をフル活用してグループ全体での改革をさらに進めていきたいですね。