弊社はクラウド勤怠管理システム「KING OF TIME」やクラウド型PC認証管理システム「KING OF TIME セキュアログイン」といったサービスの開発・販売・サポートを行っています。従業員数は112人（2018年7月時点）です。このビジネスをやっていると、お客様から「正確な打刻時間を取りたい」という相談をよく頂きます。弊社としては新たな技術やサービスを積極的に取り入れる方針で、指紋認証、指静脈認証といった生体認証に加え、顔認証もリリースします。

管理本部の体制は4人。人事担当が1名、請求・消込担当が2名、総務・経理が1名います。会計事務所・社労士事務所と連携しながらバックオフィス業務を行っています。経費精算の種類は、電車代が最も多いですね。その他カフェ代、新幹線代、飛行機代、宿泊費、日当などがあります。経理担当は、月末月初に提出される経費の書類を勘定項目から領収書の添付画像・原本のチェックまで行います。

成長途上にあるため、社員1人1人に求める役割や業務は多く、外注やITサービスを駆使しながら、ノンコア業務は効率化し本業へ集中できる環境作りが重要だと考えています。営業部門の創業当初はExcelで経費精算を行っており、月末月初の時期になると、営業は夜遅くまで残りながら入力作業を行っていました。彼らの精算業務を少しでも楽にしたいと思い、経費精算システムの検討をはじめました。

過去に2社の経費精算システムを使用するも、申請者目線で使いやすいものはなかった。

今から7年前、交通費精算に特化した1社目の経費精算システムを導入しました。当時は経費精算システムの違いを比較検討できるほど種類は多くなく、価格の安さを考えるとこのサービス1択でした。

導入してみて、たしかにExcelで経費精算をしていた時より楽になりました。交通費の場合、乗車駅と降車駅を入力すれば定期代も加味された金額が出ます。しかし、交通費以外の経費精算は相変わらずExcelを使う必要がありました。飲食代や会議代、宿泊代には対応していなかったのです。

すべてのデータをひとつのシステムにまとめられれば、申請者側・経理側の負担がもっと軽くなると感じており、数年が経過した頃に、すべての経費精算を一元管理できるシステムが発売されたのを機にリプレースをしました。ただ、2社目の経費精算システムの導入には苦労しました。さまざまな設定が複雑に絡み合っているので、最初の設定がとにかく大変で。申請者からの質問も多く、落ち着くまでに3〜4ヶ月はかかりました。

うまく機能しはじめてからは利用しやすかったですね。すべての経費精算データがひとつのシステムにまとまっているので、経理側は管理がしやすくなりました。申請者側としても、交通費だけシステム、残りはExcelという2重運用に比べれば、楽になったようです。

ただ、運用を続ける中で新たな課題を感じていました。管理部門目線では管理・運用がしやすい一方で、申請者にとっては分かりにくいUIでした。操作方法が分からない、という問い合わせが多く、経理側で細かい設定変更を都度していました。申請者が直感的に利用できれば、さらに負担を減らせるはずだ、と思っていました。

経費精算に取り掛かるハードルが低くなりました。紙で経費精算するのは正直面倒でしたから。紙を印刷して、領収書の束を引っ張り出して、時系列順に並べて、領収書を台紙に貼り付けて……どの工程も心理的なハードルが高かったのです。

現在では、領収書の写真をとる、ICカードリーダーで交通費のデータを吸い出すなど、ひとつのステップにおける負担が軽いですね。スキマ時間を使って経費精算をしようという気持ちになります。精算業務も早く終わるようになり、提出期限に遅れなくなりました。早く終えることで、見積もり作成や、お客様とのコミュニケーションに時間を使えるようになっています。