数ある経費精算ツールの中から1つを選ぶ上で、私が重要視していたポイントは以下の3つです。
「分かりやすいUI（ユーザーインターフェース）であるか」
「スマートフォンアプリがあるか」
「交通系ICカードのデータ取り込みが容易か」
経費の妥当性の確認には、分かりやすいUIかつ、どこでもすぐに申請内容を確認できるアプリが必要であると考えています。また、申請側が一番時間を要しているのは「電車賃の精算」であると聞いていたので、ICカードのデータを取り込める機能は必須でした。

おそらくは、どの経費精算ツールを導入したとしても経理側は楽になるでしょう。しかしながら、申請者側が楽になっていなければ本当の意味での業務改善にはなりません。3つのポイントを見事に満たし、申請者視点でサービスが設計されているツールはこれしかないと感じ、マネーフォワード クラウド経費の導入を決めました。

飲食業ではよくあるかと思いますが、弊社でも店舗に仮払金として、一部経費の現金手渡しをしています。当社の仮払いには、営業個人に渡す出張時の仮払いと、約80店舗に運営費として渡している小口現金の2種類があります。マネーフォワード クラウド経費ではこの仮払金に対応していないということを知り、少し悩んだポイントではありました。しかし最終的には、「仮払金の処理業務を別運用で続ける」という決断をしました。理由は、やり方次第で仮払いは減らせるということ、それ以上にマネーフォワード クラウド経費を導入するメリットがあると判断したからです。営業個人への仮払いについては、「エクスプレス・カード」の導入や「じゃらん」のネット予約の活用などを進めているため、確実に減少しています。また、店舗の小口現金については、マネーフォワード クラウド経費を活用して出納帳のやりとりを廃止する方向で検討しています。仮払いをできるだけ減らし、マネーフォワード クラウド経費で管理をすることで、経費の見える化を図っていきたいと思っています。

導入にあたりもう一つの課題は、現場の不安の声をどう解消するか、という点です。創業55年、業態も多岐にわたり社員が約400名、パート・アルバイトが約1,300名となる当社では、さまざまな方が働いており、新しいITツールに対する感覚もそれぞれです。マネーフォワード クラウド経費を使えば現場の業務も必ず楽になると感じていたので、丁寧に説明してまわり、分かりやすいマニュアルも作成しました。このマニュアル作成にはかなり時間をかけました。文字を最小限に、画面キャプチャーで視覚的に理解が出来るようなマニュアルに仕上げています。出来は個人的には良かったと思っています（笑）。また、社内周知の施策として、社内報にも掲載いたしました。

選定から導入までに5ヶ月。導入後、現場からは「楽になった」

4月から経費精算システム導入は課題として上がっており、当初はグループウェアを使ったワークフローで経費精算できないかどうか考えておりました。しかしながら、前述のユーザーインターフェースの部分も含め、やはり専門の業者様にお願いしてやってもらうのが良い、との結論に至ったのが9月です。そしてマネーフォワード クラウド経費の本稼働が2月1日なので、実質的に選定から導入まで5カ月かかったことになりますね。

社内には導入に消極的な人もおりましたが、やってみると「（経費精算が）速くなった」という声をたくさん頂くことができました。やはりアプリのある・なしや、ユーザーインターフェースの部分が一番の「肝」だったのかなぁと感じています。 今では狙い通り、みなさん「楽になった」と言って下さり、私としてはしてやったりって感じですかね(笑)

経理側については、作業スピードは間違いなく速くなりました。領収書の確認から総合振込までを半日以下で終わらせることもできるようになっています。現状では紙による例外申請も認めていますが、それを含めても導入したことによる費用対効果は抜群でした。マネーフォワード クラウド経費は電子帳簿保存法にも対応しているとのことなので、社員全員がもう少しツールに慣れてきたら、電子保存システムの導入も検討していきたいと考えています。