申請1件30分→5分へ。月1,300件の経費・債務支払申請をペーパーレス化し、大幅な業務効率化を実現！

会社に戻らなければ処理できないという物理的制約。月1,300件の紙申請による業務負荷が課題に

ーまずは「マネーフォワード クラウド経費」を導入する前の経費精算フローと、当時抱えていた課題感を教えてください。

斎藤：「マネーフォワード クラウド経費」の導入前は、独自の自社システムと紙を併用した経費精算を行っていました。当社の営業担当者は北海道から九州まで全国を飛び回っており、長いと1週間ほど出張に出たままになることも珍しくありません。

しかし、以前までのフローでは「会社に戻らなければ経費の申請ができない」仕組みであったため、営業担当者の負担が非常に大きくなっていました。経費精算のためだけに帰社しなければならず、営業担当者の社内拘束時間が増えるなど、物理的な制約による見えない業務負荷が積み重なっていたのです。

ー承認側や経理部門には、どのような影響があったのでしょうか？

斎藤：承認側についても、紙の申請書が物理的に手元に届かないと内容の確認に進めません。そのため、役職者が出張に出ている間は承認作業が完全に止まってしまい、経費精算の処理全体が遅れるという問題が起きていました。

また、経理部門としての負担も非常に大きかったのも事実です。一ヶ月あたりの申請件数はおよそ1,300件に上りますが、これらをすべて紙で処理していたため、膨大な作業工数がかかっていました。

特に手間だったのが交通費の精算です。申請された金額や経路の妥当性を一件一件、目視で確認する必要があり、経理担当者の大きな負担となっていたのです。

ーそうした課題から、どのようにシステム導入の検討へ進んだのですか？

斎藤：申請者・承認者・経理部門のそれぞれが非効率な課題を抱えるなかで、同業他社でもクラウドの経費精算アプリを導入する企業が増え始めました。現場の営業担当者などからも「自社でも導入できないか」という声が上がるようになり、社内でクラウドでの経費精算を求める需要が少しずつ高まっていった背景があります。

5社を比較検討し、使いやすさとコスト構造からマネーフォワードに決めた

ー「マネーフォワード クラウド経費」を導入する前に、他社サービスとの比較や検討はされましたか？

斎藤：そうですね。画面の使いやすさと、自社の規模に合った機能であるかを重視して最終的に5社のサービスを比較検討しました。

具体的に各社を見ていくと、画面が小さくて使いにくいものや、見にくさが気になるサービスが多かったと記憶しています。また、当社が求める機能に見合っていないと判断し、見送ったものもあります。

ー最終的に「マネーフォワード クラウド経費」を選んだ背景をお聞かせください。

斎藤：当社は出張が非常に多く、1回の出張でタクシーに4〜5回乗ることも珍しくありません。他社サービスの中には申請ごとに従量課金されるものもあり、当社の利用実態ではコストがかさんでしまう懸念がありました。「マネーフォワード クラウド経費」はその点をクリアしていたため、最終的に採用を決めています。

塩澤：マネーフォワードの担当者には会計知識に精通した方が多かったことも好印象でした。打ち合わせで専門的な会計の話をしてもスムーズに意図を汲み取っていただけたため、導入に向けた安心感につながっています。

また、マネーフォワードのシステムの自由度も高く、さまざまな勘定科目や承認フローの設定も柔軟に行える点が良かったです。自社の運用に合わせた設定はマネーフォワードコンサルティングに協力していただきながら進めていきました。

廣：当社は、各種マスタを一元管理する基幹システムを核として、ETLツールや会計ソフトなどベンダーの異なるシステムを連携させて運用しています。そのため今回のシステム導入に際して、この基幹システムとの連携を検討・調整する必要があり、それが導入における最大のハードルだったのです。

マネーフォワードコンサルティングの担当の方は、当社の特殊な業務と複雑なシステムの両方に深く入り込み、丁寧に伴走してくれました。このような手厚い支援体制があったことも、最終的に導入へ踏み切る大きな決め手となっています。

スマホで申請完結。出張中でも承認でき、営業の時間が本来の仕事に戻った

ー「マネーフォワード クラウド経費」導入後の経費精算フローと、具体的な変化を教えてください。

斎藤：申請者がスマホやPCで領収書を撮影・アップロードするだけで、申請が完結するようになりました。会社に戻らなくても精算できるので、出張の多い営業担当者にとっては特に大きな変化だったと思います。現場に直行直帰しながら、移動中や隙間時間に処理できるようになったことで、良い効果を感じている社員も多いですね。

ー承認側にはどのような変化があったのか教えてください。

塩澤：以前は紙の申請書が物理的に手元に届かないと承認に進めませんでしたが、今はPCやスマートフォンですぐに確認・承認が可能です。承認者である上司が出張中でもその場で処理できるため、申請した社員の待機時間がなくなりました。

佐原：以前までは、レシートに記載されている消費税の8%と10%を間違えて申請してしまうケースがあり、多いときには1日に10件以上も紙での差し戻し対応が発生していました。

しかし、今はOCR読み取り機能で税率ごとに自動で分けてくれるため、そのようなミスが格段に減り、差し戻しの手間が解消されたのです。

また、万が一差し戻しが必要なときでも、システム上で直接申請者に返却できるため、お互いスムーズに再申請の対応ができています。

ー経費精算にかかる時間を削減できたことで、会社としてはどのような効果を実感されていますか？

廣：大きく2つの効果を実感しています。1つ目は、従業員の業務負担が軽減されたことです。以前は経費精算に手間がかかり、通常業務を圧迫する場面もありましたが、現在は業務時間内に無理なく完結できるようになりました。労務管理の観点からも経営リスクの抑制につながっています。

2つ目は、業務効率化によって創出された時間を本来注力すべき業務に充てられるようになったことです。以前は申請1件あたり15〜30分かかっていましたが、電子化によって現在は5分程度で完了します。

仮に25分の時間が生まれれば、その間に電話を2〜3本かけることが可能です。こうした積み重ねが営業活動の強化につながり、最終的には利益向上にも寄与すると考えています。

実際に現場からは「業務が楽になった」という声も上がっており、創出された時間をより付加価値の高い業務へ振り向けられるようになっています。

「マネーフォワード クラウド債務支払」も同時導入。電子帳簿保存法への対応と、請求書処理の担当依存からの脱却

ー続いて、「マネーフォワード クラウド債務支払」の導入背景と効果についても教えてください。

斎藤：経費精算の導入と合わせて「マネーフォワード クラウド債務支払」も同時に導入しました。

以前は請求書を紙で管理していたため、保管場所の確保が必要なうえ、処理が特定の担当者に集中するという問題がありました。担当者が不在になると業務が滞ってしまうため、属人化を解消して誰でも対応できる体制を構築したいと考えたことが導入の背景です。

また、電子帳簿保存法への対応も大きな課題でした。以前は電子で受領した請求書を別システムで保存していましたが、電子受領かどうかの確認や、未登録の場合の営業事務への連絡など、煩雑なやり取りが発生していました。

「マネーフォワード クラウド債務支払」の導入後は、こうした確認作業や連絡が不要となり、業務負担を大幅に削減できています。

ー承認体制や使い勝手など、実務担当者としての変化はいかがでしょうか？

佐原：最も大きな変化は、請求書処理の属人化が解消されたことです。以前は特定の担当者しか対応できず、不在時には業務が滞ってしまっていました。しかし、現在はシステム上で誰でも代わりに処理できる体制が整い、業務の遅延がなくなっています。

使い勝手の面では、税率ごとに請求内容を自動で分類して表示してくれる機能が役立っています。8%や非課税などの区分が一目でわかるため、確認作業が非常にスムーズになりました。

さらに、電子帳簿保存法への対応も大きく改善しています。以前は別システムへのデータ移行やアップロード状況の確認など煩雑な作業が発生していましたが、現在は請求書をアップロードするだけで対応が完了するため、業務負担の大幅な削減につながっています。

「紙の削減」ではなく「時間の創出」を評価。バックオフィス業務の負担を減らしたい企業におすすめ

ーシステム導入の投資対効果については、社内でどのように判断されたのでしょうか？

廣：私たちは、単純に「紙が減ること」を投資対効果とは捉えていませんでした。

重要なのは、経費精算や申請業務に費やしていた時間をどれだけ削減し、その時間を本来の業務に振り向けられるかです。実際に削減できる工数を人件費ベースで試算し、中長期的な効果を検討した結果、十分な費用対効果が見込めると判断しました。

こうした考え方を共有できたことで、役員陣からもスムーズに理解を得られたのだと思います。

直感的な操作で現場にもスムーズに定着。経理部門全体のさらなるペーパーレス化を目指して

ー実際に運用を始めてみて、現場の皆様の反応はいかがですか？

斎藤：操作がシンプルでわかりやすく、現場への定着がスムーズだったことが印象的です。

導入前は、営業担当者から「勉強会を多めに実施してほしい」という声が上がるほど、新しいシステムへの不安がありました。しかし、実際に運用を始めると出張先や移動中でもスマートフォンから簡単に申請できる点が好評で、「使いやすい」という声が多く聞かれています。

また、以前の運用であれば数百円程度の交通費を申請するためだけに帰社して紙の伝票を作成する必要があり手間がかかっていましたが、現在は場所を問わず申請できるため、少額の経費もタイムリーに申請が行われるようになりました。ストレスなく迅速に手続きを完了できる環境が整い、会社全体の業務スピードも向上し、適切な運用が出来ていると感じています。

ー最後に、経理部門としての今後の展望をお聞かせください。

廣：現在、経費精算の半分ほどをクラウドに移行できていますが、まずはこれを7〜8割まで引き上げていくことが直近の目標です。また、経理部門にはまだ紙で運用している重要な業務が残っており、そのシステム化も並行して進めています。

これらの取り組みが完了すれば、経理部門全体のペーパーレス化は大きく前進するはずです。今後もマネーフォワードのサービスを最大限に活用し、より生産性の高い業務フローの実現を目指していきたいと考えています。