紙によるアナログ運用から脱却。拠点をまたぐ承認作業がスムーズになり、業務効率化と内部統制の強化を実現！

経理業務DXの第一歩として、多くの社員が活用できる経費精算システムを検討

――貴社の会社概要と事業内容について教えてください。

中松様：当社は福岡県福岡市に本社を置き、福岡県を中心に長崎県、佐賀県で事業を展開しています。社名に「教育」とついている通り、主な事業は企業向けの教育研修で、新入社員研修や管理職研修、ICT研修などを提供しているのですが、最近は事業領域が拡大し教育に限らず幅広い領域で事業を展開しています。

特に介護領域には力を入れており、介護事業者向けの研修サービスや、助成金関連業務の受託など、研修以外の業務も増えています。介護ロボットの展示や導入支援にも取り組んでいます。また、指定管理事業として、少年自然の家や中小企業大学校、小学校の放課後遊び場「わいわい広場」の運営なども行っており、拠点数も増加しています。

――管理部門の部署構成と、中松様、夏目様の業務内容について教えてください。

中松様：本社の管理部門には、私たちが所属する経理課の他に、人事法務課、総務課、経営支援課があります。経理課は4名体制で、自社および子会社の経理を担当しています。主に私と夏目が経理実務を担当しており、マネーフォワード クラウド経費の導入時は二人ともシステム選定から参加しました。

――システム導入を検討された背景はどのようなものだったのでしょうか。

中松様：少し前から、会社全体で「DX」を目標に掲げ、積極的に業務のシステム化しようという動きがありました。そんな中、グループ会社の経理部門でシステムを導入したという話を聞き、当社でも具体的な議論が始まりました。当初は請求書受領システムなども候補に挙げていましたが、「まずは全社で広く利用できる領域から着手しよう」という判断に至り、経費精算領域に絞って検討を進めました。

徹底した比較検討とデモ体験を経て、マネーフォワード クラウド経費を選定

――マネーフォワード クラウド経費導入前の経費精算業務の流れや、その中で抱えておられた課題についてお聞かせください。

中松様：以前は社員がExcelで経費申請書を作成し、領収書を添付して紙で提出するというアナログな運用でした。そのため、上長が出張などで不在だと承認が止まってしまい、申請が滞ることも少なくありませんでした。また本社から離れた拠点が多く、月末締めのタイミングでまとめて送られてくるため、処理が集中してしまう状況でした。

本来承認すべき責任者が現場におらず、やむを得ず『近くにいる上司』が承認せざるを得ないケースも発生しており、組織としての内部統制（ガバナンス）が経営上の隠れたリスクとなっていました。さらに、電子帳簿保存法対応のため保存システムは導入していたものの、経理にはすべて紙に出力した状態で届くため、電子保存が適切に行われているかの確認作業が発生していました。

夏目様：申請件数は月に100～150件ほどあります。私たち経理課の社員だけでは処理が追いつかず、2名の派遣社員の方に入力作業を担当してもらい、その後私たちがチェックするという運用にしていました。

――システムの比較検討のプロセスや選定基準について教えてください。

中松様：グループ会社から紹介されたサービスを含め4社を検討しました。うち2社は請求機能が中心だったため対象から外し、経費精算に特化したマネーフォワード クラウド経費ともう1社に絞りました。実はもう一社の方に決まりかけていたのですが、両社ともデモを体験し細かいところまで検証した結果、最終的にマネーフォワード クラウド経費を選びました。

夏目様：デモでは、申請・承認・差し戻しの流れを実際に操作し、メッセージ表示の位置やチャット通知、OCRの精度、会計システムとの連携など、実務で使う場面を想定して徹底的に検証しました。

――決め手となったポイントは何だったのでしょうか。

中松様：特に重視したのは『経理側での修正権限』です。他社ツールは不備があると必ず申請者への『差し戻し』が必要でしたが、導入初期の混乱を想定し、経理側で柔軟にリカバリーできるマネーフォワード クラウド経費の仕様は、現場の負担を最小限に抑えたい私たちにとって決定打となりました。

チャット機能も大きな魅力でした。これまでは提出された紙の書類をPDF化してメール添付で問い合わせをしていたため手間と時間がかかっていました。マネーフォワード クラウド経費ではシステム内でやりとりが完結できるため、大きな効率化が見込めました。

夏目様：また、料金体系も重要なポイントでした。当社では申請者が毎月変動するため、登録アカウント数に応じて課金される体系だと無駄が発生してしまいます。マネーフォワード クラウド経費では「実際にその月に利用した人数（アクティブユーザー数）」で課金されるため、当社の運用に非常に合っていました。

離れた拠点でも適切な責任者が承認可能に。業務効率化と内部統制を同時に実現

――マネーフォワード クラウド経費の導入後の成果について教えてください。

夏目様：紙の申請書類からの入力作業が不要になったことや、申請のタイミングが分散し月末の集中負荷が緩和されたことなどにより、業務効率化が進みました。以前は派遣社員2名に入力作業をお願いしていたのですが、現在は経理課の社員のみで対応できるようになりました。

中松様：承認ルートが明確になり、内部統制が整ったことも大きな成果です。紙ベースだった頃は、たとえば本社にいる社員が支店の業務に関する申請を行う際、距離の問題から支店責任者に承認をもらえないケースが発生していました。近くにいる上司にとりあえず承認してもらうことになり、発生した経費の内容を適切な責任者が確認できていないことがありました。システム導入後の現在では、拠点が離れていても正しく承認できるようになりました。

――他システムとの連携面でメリットを感じられている点はありますか。

中松様：使用している会計システムとマネーフォワード クラウド経費が連携対応していたため、非常にスムーズでした。また、ネットバンキングとのAPI連携により、ワンクリックで振込手続きまで進められるのがとても便利です。

――現場の社員の方からの反応はいかがでしょうか。

中松様：社員が自発的に使いこなしてくれている印象です。特に、連携機能（交通系ICカードや電子マネーなどの外部サービスの明細自動取得機能）は、こちらから案内する前から積極的に使っている社員も多いですね。スマートフォンアプリも使いやすいようです。外出先から申請や承認ができることに加え、私たちとしても「アプリで領収書を撮影して申請してください」と案内できたことがスムーズな導入につながったと思います。

――導入にあたっての課題や工夫が必要な点はありましたか。また、どのように対応されたのでしょうか。

中松様：本社や支店においては想定よりもスムーズに導入できましたが、もともと小口精算や現金管理を行っていたところではシステム化への抵抗感が強く、段階的に展開している状況です。事務担当者が不在の拠点もあるため、私たちが現地に赴いて説明会を行っています。一度の説明で理解いただくのが難しいケースもありますが、導入した部署からは「便利になった」という声が上がっているので、引続き丁寧にサポートしながら広げていきたいと思っています。

利用人数に応じた課金とチャット機能が業務効率化を後押し

――マネーフォワード クラウド経費の導入を検討している企業様に向けてコメントをお願いいたします。

中松様：先ほどの話と重複しますが、まず課金体系が重量課金制である点はマネーフォワード クラウド経費の大きな利点です。また、チャット機能は非常に便利で活用しています。メールで聞くほどではない確認も気軽に送れますし、外出中の社員もスマートフォンからすぐに確認できます。さらに、修正内容がチャットのログとして残る点もメリットです。どこを誰が修正したのか透明性があり、次回以降の改善にもつながります。当社のように、毎月の申請者が変動する企業や段階的に導入部署を増やしたい企業などにとっては、特におすすめのシステムだと思います。

――今後、マネーフォワード クラウド経費に期待していることはありますか。

夏目様：デモの段階で「できること」「現状は難しいこと」を確認し、納得した上で導入を決定したので不満というわけではないのですが、使ってみて「こうなったらさらに使いやすくなる」と感じる点がいくつかあるため、今後要望としてお伝えしていければと思っています。実際に導入してみて、社員の皆さんが抵抗なく利用してくれているので、マネーフォワードクラウド経費を導入してよかったと思っています。