店舗社員の経費申請や小口現金作業の負担が課題に

――会社の概要と事業内容について教えてください。

藤澤様：JR東日本スポーツは、JRの主要駅を拠点に、フィットネスクラブ「JEXER（ジェクサー）」やリラクゼーションスポット「リラクゼ」を中心に、テニススクール、フットサル施設などを多数展開しています。現在、JEXERは57店舗、リラクゼは26店舗となりました。他にも、運動型通所介護施設などスポーツ関連事業を幅広く手がけており、皆さまのからだとココロの健康づくりに貢献する企業を目指しています。

――ご担当者様の担当業務について教えてください。

藤澤様：現在は、管理部門、事業推進、経営企画開発の3領域を担当しています。経営企画開発では、新規事業の企画立案や数値計画の策定を担い、事業推進では店舗運営の中核を担う役割を果たしています。

また、管理部門では財務・経理・総務・人事といった組織運営に欠かせない業務を統括しています。中でも財務部には社員4名、派遣スタッフ3名の計7名が在籍しており、管理部門全体では約15名体制です。財務部としては、法改正への対応も含め、業務効率の向上を目指しています。意思決定の判断材料となる正確な数値を経営陣に提供することも、私たちの役割です。

――毎月何件ほどの経費申請が発生し、どのような部署・社員とのやり取りが発生していますか？

藤澤様：毎月の経費申請件数は、おおよそ200件程度 にのぼります。主にやり取りが発生するのは、店舗および本社の主管部門の社員です。

店舗では、小口現金を用いた備品購入や競合サービス調査などのマーケティング費用 、突発的な備品修理や停電などに伴う宿泊費、お客さまへの返金といった申請が多く見られます。一方、本社では立替精算に関する対応が中心となっており、なかでも備品購入に関する申請が比較的多い印象です。

――マネーフォワード クラウド経費の導入前は、どのような業務フローで経費申請を行っていましたか？当時のお困りごともあわせてお聞かせください。

藤澤様：マネーフォワード クラウド経費の導入前は、現金を用いた対応が多く、小口現金の取り扱いにおける手間やミスのリスクが課題でした。大きなトラブルこそありませんでしたが、現場の社員が申請処理にかける時間を少しでも減らしてあげたいという思いがありました。また、経費申請は月末月初に集中するため、現場と管理部門の双方にとって、業務負担が大きくなりがちだったのも実情です。

加えて、以前使用していた申請システムは、社内の申請・承認用途に限定されており、運用面での柔軟性が乏しいことも気になっていました。そのため、業務効率の向上だけでなく、運用リスクや管理負荷の軽減も課題のひとつでした。

ビューコーポレートカードとマネーフォワード クラウド経費の連携性が決め手となった

――経費申請システムの導入検討をはじめたきっかけと導入プロセスを教えてください。

藤澤様：経費精算システムの導入を検討しはじめた背景には、従来使っていたシステムの保守終了が迫っていたことがあります。また、親会社ではビューコーポレートカードを利用していたため、連携性のあるツールを選定したいという意向もありました。会計システムはこれまでも利用していた基幹システムを継続して利用するため、経費精算データを親会社の経理システムにスムーズに取り込むことは、重要な検討軸のひとつでした。

複数のツールを比較していくと、オペレーター入力のリアルタイム性が今ひとつだったり、ビューカード非対応のシステムだったりしました。しかし、マネーフォワード クラウド経費は経費精算データがリアルタイムに反映でき、ビューコーポレートカードと連携可能。なおかつUIが分かりやすく、最終候補まで残りました。

――マネーフォワード クラウド経費を導入した決め手は何でしたか？

藤澤様：大きな決め手となったのは、UIの見やすさと操作性の高さでした。領収書のアップロードから仕訳までのプロセスを直感的に操作できて、トライアル時点で「今までの業務より楽になる」と確信を持てたんです。データを読み込むスピードも速く、日々の業務を効率化できる手応えがありました。

また、ビューコーポレートカードとの連携が可能で、現金管理の工数削減にもつながると見込まれた点も大きかったですね。

毎月の経費精算時間を大幅に削減

――マネーフォワード クラウド経費の導入後の効果について教えてください。

藤澤様：導入による最大の効果は、経費処理にかかる時間の大幅な削減です。特に、経費データを基幹システムへ取り込む工程が効率化されたことが、管理部門としては大きな成果でした。

 例えば、出納業務にかかる平均時間は次のように短縮されました。JEXER Platina Gymでは、1店舗あたりの作業時間が平均2.2時間から0.7時間に短縮され、全店舗の作業時間は3分の1に短縮。一方、JEXERではまだ導入から日が浅いため、現時点では予測値として導入前3.3時間から2.31時間への削減を見込んでいます。これらを合計すると、出納業務にかかる時間は、月あたり約100時間から36時間へと、約64%の削減が期待できる計算になります。

また、マネーフォワード クラウド経費に切り替えたことで、社員の提出データがそのまま勘定科目付きで上がってくるようになり、確認・修正にかかっていた時間も削減されました。科目名がわかりやすく設定されたことにより、店舗側の申請ミスも減少。特にインボイス制度への対応では、切手購入と郵送を分けて処理する必要があるなかで、以前発生していた入力ミスが解消されました。

さらに、税率の異なる明細にも対応しやすくなり、電子帳簿保存法への対応もスムーズになりました。明細ごとの番号付与によって、伝票保存が不要となり、作業の簡略化と法令対応の両立が実現できて嬉しいです。

――マネーフォワード クラウド経費を利用した現場社員の感想もお聞かせください。

藤澤様：現場社員からは、「マネーフォワード クラウド経費になって本当に楽になった」という声が多くあがっています。ビューカードとの連携により、経費利用の状況が一目で確認できるようになり、申請時の不安が減ったという反応もありました。

また、現金でのやり取りがほとんどなくなったことで、心理的な負担が軽減されたという声もあります。内部統制の面でもプラスの影響が大きく、現場・管理部門の双方にとって安心感のある運用ができるようになりました。

マネーフォワード クラウド経費を活用して店舗スタッフのITリテラシーを向上していきたい

――今後のチーム体制や業務について目指したい姿や取り組みたいテーマがあれば教えてください。

藤澤様：まずは、マネーフォワード クラウド経費の安定運用を着実に進めていきたいと考えています。今後も引き続き、経費精算まわりを中心とした業務の効率化に取り組んでいく予定です。今回の導入支援では、店舗ごとの状況に応じたサポートを意識し、Zoom研修を5回にわたって実施しました。特に、クレジットカードの利用有無など店舗間で運用が異なる部分には、きめ細かな対応を行いました。

今後も店舗スタッフのITリテラシー向上に注力して、現場社員が不安を感じることなく業務を進められるよう、月次業務の迅速化を図っていきたいと考えています。また、今後のシステムリプレイスに向けて、将来的なデジタルインボイスへの対応の実現を視野に入れ、準備を進めていきたいと考えています。

――ご導入を検討している企業様に、導入におけるメリットやお勧めしたい機能・使い方等コメントがあれば教えてください。

藤澤様：マネーフォワード クラウド経費を導入することで、従来の業務工数が半分以下に削減される可能性があると感じています。私たちも実際に、経費処理や出納業務にかかる時間が大きく減り、現場・管理部門ともに余裕が生まれました。

また、営業担当の対応も非常に迅速で、コールバックやメールのレスポンスも早く、忙しい時期でもこちらの状況を理解しながら丁寧に提案してくれた点は大きな安心材料でした。マネーフォワード クラウド経費は機能面だけでなく、導入支援の姿勢や体制にも高い信頼感を持っている点を、ぜひ他社にも知っていただきたいです。