1979年、奈良で第1号店としてオープンしたベビーフェイス。バリ島リゾートのような開放感あふれる空間、ふわとろオムライスやパスタ、パンケーキをシェアして楽しむスタイルを広げ、今では北海道から沖縄まで約75店舗を展開。ファミリーから学生、カップルまで幅広い世代に愛されるカフェレストランチェーンへと成長しています。

「毎日がハレの日、ご来店いただいた瞬間からハレになる」レストラン ベビーフェイス プラネッツ

――今回は、マーケティング 横山さんと、経理 藤田さんに マネーフォワード ビジネスカード 導入の経緯と効果についてお話を伺いました。

現金管理、領収書管理にかかる膨大な作業コスト

法人カード導入前は、少額の仕入れや備品購入のたびに各店舗のレジから現金を出金し、従業員へ手渡す運用。軽減税率 8％の端数も絡んで、日次締めでは売上と出金額がなかなか合わず、「どこでズレたのか」を確認する作業に追われていたそうです。

また、領収書は原本を本部へ郵送する運用がネックになっていました。「レシート原本を店舗から回収していましたが、紛失や現金不一致が発生していました」 と藤田さんは振り返ります。途中で書類が失われたり、記載が不十分だったりと、突合には想定以上の時間がかかっていたようです。

法人カードで現金問題は解決、しかし新たな課題が浮上

現場と経理担当の負担を減らすべく、法人カードを導入し、従業員用に配布したことで、各店舗のレジから現金を出す機会はほぼゼロに。「昔は少額だとカード不可の店もありましたが、今はほとんど使えるので助かりました」と横山さんは振り返ります。こうして小口現金の課題は一旦解消したものの、別の問題が表面化しました。

まず、領収書の突合。カード利用後、従業員は領収書を撮影し LINE 経由で経理に送信していましたが、「突合作業は想像以上に大変でした」 と藤田さん。画像と明細を照合する手間が経理担当に集中し、処理スピードが上がらなかったそうです。

加えて カードの追加・解約手続き も課題でした。従業員が退職・異動するたびに紙の申請書を作成し、本部で承認して郵送するフローが必要で、「解約や追加発行のたびに書類が増え、正直骨が折れました」。さらに、カードを個人に持たせる以上、不正利用リスクへの不安も拭い切れなかったそうです。

現金の持ち出しはなくなった一方で、突合作業とカードの追加・解約手続きがが経理部門の新たな負担となり、バックオフィス効率化の次なるテーマとして浮かび上がっていました。

マネーフォワードビジネスカードの導入の決め手は“コストゼロ”

カード刷新を検討していた藤田さんのもとに届いたのが、マネーフォワード ビジネスカードの案内メールでした。「発行手数料無料」の一文が目に留まり、実際に調べてみると、社内で複数枚発行していても、その中の1枚でも1回以上の利用があれば、年会費はかからないと 。導入コストもランニングコストもかからないなら、と導入を検討したそうです。

すでに導入していた他社カードと違い、「追加発行もオンラインで完結し、限度額も即変更できる点が助かっています」と藤田さんは評価します。カード配布に伴う移行作業にも、苦労はなかったそうです。

レシート撮影＆メモ機能で、突合をほぼゼロに

現在の運用は、直営2店舗にカードを1枚ずつ、本部のスーパーバイザーや役員に個人カードを配布するだけというシンプルな体制です。高額にならない日常仕入れが中心のため事前承認は設けず、利用明細が上がり次第、経理が直接仕訳を行っています。

各店舗には共有用タブレットを用意し、従業員がアプリでレシートを撮影。その場で「仕入れ食材」などの用途をメモ欄に入力すると、画像と明細がクラウド会計へ即時連携されます。「従業員がアプリで撮影すれば完結するので、突合作業がほぼなくなりました。メモ欄に用途を見れば、内容も一目瞭然です」 と藤田さんが語るとおり、証憑の収集・確認・仕訳がワンフロー化され、領収書突合の負担は事実上解消されました。

リアルタイム連携が可能にする、スピーディーな経営判断＆不正リスク低減

マネーフォワード ビジネスカードは、事務所前のスーパーで決済した内容が、直後にクラウドに反映されます。横山さんは「『飛んでくるのが早い』という口コミは本当でした。10 分後には明細が入るので驚きました」と話します。

このリアルタイム性は月初の全体会議でも威力を発揮。試算表を作成する際、他社カード利用時は、連携に最長 1 週間の遅れ。会議に数字が間に合わないことが課題だったが、今は即時反映でタイムロスが解消。「月初の試算表が会議当日に仕上がるようになり、経営判断を早められます。」と藤田さん。

スピードは不正利用への懸念も払拭。明細が即時に届き、高額取引には自動でメール通知が来るため、従業員にカードを持たせるハードルが下がったそうです。「これだけ反映が早く、アラートも飛んでくるなら安心して任せられます」と藤田さんは評価しています。

ベビーフェイスプラネッツFC店本部として、さらなる最適化へ

リアルタイム連携とシンプルな運用フローによって得られた効率化は、規模の大小にかかわらず飲食店のバックオフィスを支える有力な打ち手です。同社は今後も直営店舗で運用をブラッシュアップしながら、必要なときに加盟店にも共有できるベストプラクティスを探求していく方針です。