永倉様：当社は全国に約200店舗を展開しており、経費精算業務は財務本部が一括管理しています。以前は紙ベースで経費精算をおこなっていましたが、店舗と本部の双方で非効率な作業が多く、業務負担が大きな課題となっていました。また、インボイス制度や電子帳簿保存法の施行が迫り、経費精算フローの見直しも必要でした。

野中様：まず、店舗では、領収書を紙の経費精算書に貼り付け、毎月1〜2回本部へ郵送する必要がありました。経費精算は通常業務と並行して進めるのが難しく、営業時間中は店頭での接客業務を優先せざるを得ません。そのため、経費精算業務が後回しになり、締切が迫るなかで1か月分の領収書をまとめて処理する場面が多々ありました。また、金額を計算機やExcelを使って手作業で集計する手間もかかり、スタッフの時間と労力が圧迫されていました。

林様：本部には、全国の店舗から毎月約5,000枚の経費精算書が送られてきていました。8名の担当者が1枚ずつ確認し、勘定科目ごとに領収書を貼り直すという作業を繰り返していたのです。不備が見つかった際は、経費精算書を店舗に返送する、領収書に訂正を加える、または不備のある経費精算書を破棄するといった対応が必要でした。経費精算書をExcelに入力する際には、常に人的ミスのリスクがありました。また、店舗から領収書が届かない場合には処理が進まず、時間のロスに繋がっていたのです。

加えて、毎月段ボール1〜2箱分の領収書や経費精算書を保管しなければなりません。書類を保管場所に運ぶ作業は、女性社員が多い財務本部にとって、身体的にも心理的にも負担でした。

永倉様：このような状況を改善するため、紙を使用した経費精算を見直し、店舗と本部双方の業務効率化を目指しました。また、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応を進めるためにも、クラウド型経費精算システムの導入が必要だったのです。

永倉様：マネーフォワード クラウド経費を選んだ理由は、現場と本部のどちらにも使いやすく、業務全体の効率化に役立つ機能が揃っていたからです。特に便利だったのが、交通系ICカード連携の機能です。この機能により、店舗間を移動する社員の経費精算が大幅に効率化されました。オートメーション機能により交通系ICカードの情報が自動入力されるため、申請作業の負担が軽減されました。また、リアルタイムのデータをもとに申請書を作成する仕組みが、不正の防止にも繋がっています。

管理画面の使いやすさも決め手となりました。領収書の明細と入力された科目を同じ画面で確認できるため、わざわざ画面を切り替える必要がありません。

他社のシステムではこのような機能が少なく、操作が煩雑に感じることが多かったので、マネーフォワード クラウド経費のこの機能は非常に魅力的です。また、操作マニュアルがわかりやすく、システム導入後のスタッフ教育やサポートの負担を軽減できた点も高く評価しています。

さらに、1つのアカウントでグループ4社分の経費をまとめて管理できる点も大きなメリットでした。これまで複数のアカウントを切り替えていた手間がなくなり、作業が格段に効率化されています。

拡張性の高さも魅力の一つです。会計システムとの連携はもちろん、勤怠管理システムや他のマネーフォワード製品ともスムーズに連携できるため、将来的に業務の幅を広げられます。今後、システムを統一しコストを抑えるという観点でも、非常に期待が持てるサービスだと感じます。

林様：4社同時に導入するという大規模な作業にもかかわらず、専任担当者の手厚いサポートのおかげでマネーフォワード クラウド経費の導入は非常にスムーズに進みました。プロジェクト管理ツールを活用し、タスクのスケジュールや優先順位を明確にしてもらえたため、混乱なく進行できたのが印象的です。さらに、当社独自のルールにも柔軟に対応してもらえたことで、導入への不安が解消され、安心して進められました。

操作に不慣れなメンバーへのサポートも充実しており、CSVテンプレートの構築では関数の使い方を丁寧に教えてもらえました。また、クラウドスタディ（eラーニング）という、操作方法を学べるサービスも非常に便利です。短い動画で、業務の合間に必要な内容を学習できるため、わからない部分を何度でも確認でき、準備を効率的に進められました。さらに、定期ミーティング前の予習にも役立ち、不明点を事前に整理した状態で打ち合わせに臨めました。

永倉様：マネーフォワード クラウド経費導入後は、これまで不足していた機能がすべて揃っていることに驚きました。テンプレート機能を活用すれば、必要な箇所を変更するだけで経費精算書が簡単に作成できます。また、高精度のOCR機能により、領収書やレシートの情報をほぼ自動で入力できるようになりました。電子帳簿保存法に対応した仕組みのおかげで、領収書に直接書き込む手間が減り、店舗とのやり取りや差し戻し回数も大幅に削減されています。

重複アラート機能も便利です。二重申請を未然に防ぎ、申請ミスのリスクを減らせます。また、科目別・店舗別・担当者別にデータをすぐ分析できる機能があるため、現場の要望に応じた分析結果を迅速に得られるようになりました。

さらに、チャット機能を活用することで店舗スタッフとのやり取りがスムーズになり、これまで電話で対応していた時間を削減できました。加えて、上司がチャット上のやり取りを確認できるため、不正防止の面でも高い効果を発揮しています。

野中様：マネーフォワード クラウド経費は、社員が自分で科目を選んで経費精算をおこなう仕組みになっています。これらの過程を通して、適格請求書の意義や経理に関する基本的な知識を自然に身に付けられるようになりました。結果として、全社的に経理業務への理解が深まり、社員の知識レベルも向上しています。

林様：経費精算の手間を減らし、集計や管理を効率化したい企業には、マネーフォワード クラウド経費がおすすめです。店舗別や担当者別に経費を簡単に集計できる機能があり、管理業務の負担を大幅に軽減できました。さらに、自動仕訳機能で勘定科目ごとの手間をなくし、CSVデータの自動作成により、ミスを防ぎながら作業をスムーズに進められる仕組みも整っています。

永倉様：当社は、マネーフォワード クラウド経費を活用して経費精算業務の効率化を実現できました。この経験をもとに、今後はマネーフォワード クラウド債務支払を活用して、稟議書の決済を含む社内決済をスムーズにしたいと考えています。