長尾様：当社は、クレジットカード事業や銀行代理業などの金融サービスを展開する企業です。590名の従業員が在籍しており、毎月120件ほどの経費申請を3名の担当者で処理していました。

当社は以前から経費精算の業務効率化に取り組んでおり、もともと紙の書類でおこなっていたところから、自社ワークフローシステムと表計算ソフトを使った仕組みに変更するなど改善を重ねていました。

ワークフローシステムに変更したことで紙の書類よりも効率は良くなったのですが、依然として申請側も承認側も手間がかかっていました。申請から承認、精算までの一連作業に、毎月60時間ほど要していたのです。

宮川様：特に時間がかかっていたのは、表計算ソフトを使った申請書の作成と、申請内容の確認や修正です。

申請者は金額や用途といった経費の内容を手入力しなければならず、金額の入力ミスや合計金額の計算ミスといったヒューマンエラーが発生していました。加えて、経費の科目ごとに申請書のフォーマットや提出書類が異なっていたこともあり、複数科目で申請する際は作業も煩雑だったと記憶しています。

また、経費担当者は、申請内容と添付された領収書の内容を1件ずつ照らし合わせて確認しなければなりません。特に交通費は、定期券の適用範囲内か、申請金額と経路の金額が合っているかなどを調べる必要があり、時間を要していました。

申請書の作成に手間がかかることもあり、多くの従業員が月末にまとめて申請していたため、毎月100件ほどある交通費の申請を4日間かけて処理していました。

長尾様：マネーフォワード クラウド経費の導入後は、月の経費精算処理が約60時間から25時間程度に短縮されました。申請者の作業時間も含めると、経費の処理時間は社内全体で半減しています。

特に効率化に貢献しているのは、データ連携や領収書のスキャンで申請内容が自動入力されることです。

マネーフォワード クラウド経費は、領収書をスマートフォンで撮影してアップロードすると、システム上に金額や税金、インボイス制度の登録番号が自動で入力されます。申請者は勘定科目や用途など領収書だけではわからない情報を入力するだけで良いので、申請が効率化されました。

焦点であった交通費精算も、システム上に表示された交通系ICカードの履歴から申請する項目を選ぶだけで経路や金額が自動入力されるようになったため、申請時の作業負担が大幅に減りました。

宮川様：以前は申請時に交通系ICカードの履歴を印字する決まりだったため、申請者は毎月履歴を出力し、会社に提出しなければなりませんでした。当社の従業員は普段から使っている交通系ICカードを業務にも使っており、個人的な用途で利用した明細も印字されてしまうため、提出には心理的なハードルがあったように感じます。人によっては、プライベートの移動をマスキングして隠していました。

しかし、マネーフォワード クラウド経費導入後は、必要な情報だけを選んで申請できるようになったため、マスキングする必要もなくなりました。プライベートな情報を見られずに済むので、申請する従業員の抵抗感も減ったと感じています。

長尾様：マネーフォワード クラウド経費を導入してから、連携サービスの便利さを日々実感しています。当社のように営業担当者が頻繁に移動しており、交通費が多く発生する企業であれば、マネーフォワード クラウド経費を導入することで経費精算の時間を大幅に削減できるはずです。

宮川様：チャット機能での文字数制限の緩和にも期待しています。チャットはよく使う便利な機能なので、入力できる文字数がもう少し増えると、より使いやすくなってありがたいです。

長尾様：マネーフォワード クラウド経費により経費精算を効率化できたので、今後は従業員がより働きやすい環境作りに取り組みたいと考えています。

マネーフォワード クラウド経費は、従業員が多い企業ほど経費申請や精算の負荷を減らせるシステムだと実感しています。特に、当社のように交通費の経費精算が多い企業には最適だと思うので、ぜひ、マネーフォワード クラウド経費を利用してみてほしいです。