池田様：当社は4つの事業本部と本社部門があり、全体で約1,300名が在籍しています。経理部は8名の体制です。以前の経費精算や請求書の支払い申請は、紙の申請書を回覧し多段階で印鑑での承認を行う流れとなっていたため、大変手間と時間が掛かっていました。

具体的には各拠点の担当者が紙の経費申請書や支払申請書を作成し、拠点内での確認を経て事業本部に郵送等で送ります。次に、事業本部で再び申請内容の確認を行い、事業本部長の承認を得たものを経理でチェックするという運用になっていました。

加えて、拠点・本部の各々で申請書のコピーや保管、必要な情報の転記等の作業があり、時間と手間が掛かっていただけでなく、転記ミス等の可能性もあり課題を感じていました。

佐藤様：承認された経費の精算方法も、現金を袋に詰めて申請者に手渡しするアナログな方式でした。出納帳をつける必要もあり、全社で月に1,500件ほどの経費精算があったので、時間が掛かっていたと思います。

また、請求書支払も、経費精算と同じように拠点ごとに紙での回覧を行うフローをとっていました。経理側で請求書支払をする際も、申請書と請求書の金額を目視で確認したり、インターネットバンキングでも金額を突き合わせたりと確認作業が多く、かつ取引先の口座情報も手入力でしたからミスのリスクもありましたね。

池田様：マネーフォワード クラウドの導入前は、このように紙ベース特有の課題がありました。さらに、事業の成長により創業時に比べ業務量が大幅に増加する中、2～3年以内の電帳法の正式改正とインボイス制度の導入計画が発表された時には、近い将来経理業務の電子化は”まったなし”の状況になるとの認識になりました。

佐藤様：マネーフォワード クラウドを全社導入させる際には、拠点ごとに導入を推進するキーパーソンをアサインしました。当社の社員は年齢層が幅広く、なかにはデジタルに不慣れな社員もいます。そこで、キーパーソンが随時トラブル対応を行い、システムの変更やデジタル化への抵抗感を拭えるようサポートしました。

池田様：また、全社同じタイミングでの導入ではなく、関西国際空港（以下、関空）への先行導入を皮切りとしたスモールスタートを取り入れました。

佐藤様：関空では、全社に先駆けて3か月前にマネーフォワード クラウドの導入を実施しました。関空での成功例や問題をもとにすることで、具体的な全社導入の流れや、起こりうる問題を事前に想定できたため、全社でのスムーズな導入につながっています。

なお、全社導入に際しては、社員数が多い拠点のキーパーソンに本社に集まっていただき、導入に関する説明会を行いました。本社で直接説明することで「みんなで頑張ろう」という仲間意識が醸成され、導入推進に対するストレスを緩和できたと考えています。

池田様：経営管理者層の方々の電子化に対する理解とリーダーシップが、想定よりスムーズに導入を進めることができた大きな要因の1つです。リーダーシップとキーパーソンの存在がセットなり、一体化したことに加え、社内外関係者の多大なるご協力もあり早期に不安や抵抗感を乗り越える流れを生み出すことができました。

池田様：マネーフォワード クラウドの導入で、全社員と経理部門が直接デジタルでつながることになりました。

今回の経費精算・請求書支払の電子化を機に、他の経理関係の業務に関しても効果が認められるところからDX化を検討していきたいと考えています。