インボイス制度導入後に経費精算は変わってくるか

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2023年10月1日からスタートするインボイス制度は、経理部門だけへの影響にとどまらず、全社レベルでの影響が想定されています。

全社レベルで影響を受ける業務の一つが経費精算業務です。

今回はインボイス制度が導入された後に経費精算業務で留意すべき点について解説致します。

税込3万円未満の領収書の省略について

インボイス制度導入前は、税込み3万円未満の仕入れについては、領収書がなくても、一定の事項を記載した帳簿のみを保存することで仕入税額控除が認められています。

この点に関して、インボイス制度導入後は、この特例がなくなり、仕入税額控除を受ける場合には、原則としてインボイスを入手して保存する必要があります。

そのため、仮に今まで従業員の経費精算にあたって税込み3万円未満であったため、領収書がなくても必要事項を帳簿に記載することで仕入税額控除をとっていた会社に関しては、仕入税額控除をとるためには、従業員に必ずインボイスである領収書を入手してくるように徹底する必要があります。

現時点で領収書の入手は徹底している会社の方が多いという印象があるので、経費精算業務に関しては、3万円基準のルールが変わったとしても大きな影響は生じないかもしれません。

3万円の特例はあるが、下手に伝えると誤解が生じてかえって面倒かも

税込み3万円未満の公共交通機関(船舶、バス又は鉄道)による旅客の運送に関しては、インボイス制度導入後も一定の事項を記載した帳簿のみの保存で仕入税額控除をすることが認められます。

ただ例外として、3万円未満で帳簿の記載のみで仕入税額控除ができる旅客の運送に関しても、航空機は対象となっていません。そのため、下手に3万円未満のルールの変更について社内で啓発したとしても、説明が不十分な場合は、航空運賃に関して領収書を入手してこない従業員が出てくるかもしれません。

そのため、従業員教育をするとした場合、帳簿のみの保存で仕入税額控除が可能となる取引について精緻に伝える必要があるでしょう。

あるいは、下手に混乱しないように、領収書を必ずもらいましょうと伝えた方がよいかもしれません(もちろん、近距離の電車等は今までも領収書はもらっていないと思いますので、その分までもらってこないといけないと思う従業員は少ないという想定ではあります。)。

おそらく、今までも領収書をあえてもらってこなくてよいという通達を出している会社は少ないと思いますので、この点について大きな混乱は生じないでしょう。

免税事業者からインボイスはもらえない

先ほどまで、経費精算のために領収書を入手する必要があることについて説明をしましたが、領収書を入手して仕入税額控除ができるのは、入手した領収書がインボイス(インボイス制度に対応した適格請求書)に該当する場合です。

ここで詳細な説明は割愛しますが、免税事業者はインボイスを発行することができないため、免税事業者から領収書を入手したとしても仕入税額控除をすることはできません(一定期間の経過措置があり、インボイス制度導入後6年間は一定割合の消費税額を控除することは可能ですが、全額控除することはできません。)。

経費精算に関して、取引に消費税が課税されている場合、消費税コードを経費精算のシステム上に付与したり、伝票であれば、伝票上で税率等を区分けする必要があります。

ただ、インボイス制度導入後は、入手した領収書がインボイスに該当するのか、該当しないのかによって、仕入税額控除の可否が異なるため、消費税コードが異なることになります。

経費精算の申請をする従業員としては、このコードを適切に区分しなければなりません。経費精算を承認する上司も消費税コードが適正なのかを判断しなければなりません。

従業員としては、今までの経費精算と違って、インボイスかどうかを判別する作業が増えるので面倒ですよね。その点は上司としても同じでしょう。

経理だって負担は増えるので何とか楽にしたい

経費精算に関する相談で多いことの一つに、申請者も決裁者も、ややいい加減に申請や承認をしてくるので、経理側での修正作業が多いことがあげられます。

この点は、勘定科目含めて経理に詳しくない従業員が申請や決裁をするので、致し方ない面もあるかもしれません。

インボイス制度が導入されると、先ほど記載したインボイスに該当するのかどうかという点についても判別をしなければならないので、今まで以上に経理側に新たな負担や間違いが増えることが予想されます。

そのような背景があることも後押ししてか、免税事業者からの領収書かどうか(つまりインボイスに該当しないかどうか)を判別する負担を軽減するために、判別機能が実装された、あるいは実装予定の経費精算システムの導入を検討している企業が増えてきています。

従業員が申請をする際に、領収書を読み取った段階で、取引先などから自動推察して免税事業者かどうかを判別する機能を実装するシステムもあるようです。

そのような機能が実装されれば、経費申請をする従業員はもちろんのこと、経理担当者としては1枚1枚の領収書を見て、インボイスに該当するのかどうかといった作業をする手間が減ることになります。

自動判別能力がどの程度の精度かによって、追加の確認作業の手間や時間は異なりますが、少なくとも何ら判別がされていない状態で、経理側で作業をするのに比較したら格段に作業効率は上がるでしょう。

インボイス制度が導入されると、経費精算業務は想定以上に手間が増えることが想定されます。システムに置き換えられる部分は置き換えていこうという視点をもってインボイス制度への移行を目指していきたいですね。

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