今回はマネーフォワード クラウド経費、マネーフォワード Pay for Businessを導入し、電子帳簿保存法への対応および経費精算業務の効率化を実現した、コンタクトレンズやメガネの専門店「ハートアップ」を全国に95店舗展開（2022年12月末現在）している日本オプティカル様の事例を紹介いたします。
目次
本事例のポイント
はじめに、本事例における導入前の課題と、マネーフォワード クラウド活用のポイントを以下3点にまとめました。
１．紙での経費精算により、従業員側の経費申請・承認のスピードが遅くなっていた
マネーフォワード クラウド経費のスマートフォンアプリの活用で、従業員は空いた時間で経費の申請・承認ができるように。
２．電子帳簿保存法対応のため、紙ベースの領収書保管から電子保存へ移行する必要があった
マネーフォワード クラウド経費の導入で、電子データでの領収書保管が可能に。タイムスタンプなど必要な機能も備え、スキャナ保存の要件にもしっかりと対応。
３．店舗の経費精算用に、複数人で扱いやすい法人カードが必要だった
無記名式かつ、上限金額の設定や紛失時の対応がしっかり整っているマネーフォワード Pay for Businessは、複数の従業員が使用する店舗用の法人カードとして最適だった。
導入前の課題
本社に加え、全国に展開している店舗においても経費精算が発生するなか、それぞれ以下のような課題がありました。
紙による経費精算で、本社経理部および従業員の作業負荷が増大
本社の経理部は4人体制で、毎月1,000枚以上の領収書を扱っています。経費精算は紙のみで行われており、各部署の担当者が週に1度部署の申請書類を取りまとめて経理に提出し、経理担当が経費処理を行うというもの。
経理担当は部署ごとに集めた領収書の台紙への貼り付けや、申請書類の記入漏れ・ミスのダブルチェック等の業務が必要で、経費精算業務に毎週1時間かかっていました。
また、従業員側も紙での申請・承認には手間がかかり、各部署の担当者は申請書類を取りまとめる必要もあったため、忙しい部署では1ヶ月近く経費精算の申請が届かないこともあった。
全国に展開している店舗では、現金のみでの経費精算が大きな課題に
全国に展開している店舗でも紙による経費精算を行っていましたが、特に解決する必要があったのが小口現金周りの課題でした。
本社では経費精算に法人カードを一部使用していたものの、店舗の経費精算は現金のみだったため、現金を管理する手間や両替手数料の負担がありました。また、従業員は出張の度に費用を自費で立て替えており負担が大きかったようです。
導入検討のきっかけ
上記の課題を抱えていたなか、本社では電帳法への対応が大きなきっかけとなり、経費精算システムの導入を進めることに。店舗では現金の取り扱いをなるべく減らすために、経費精算用の法人カードを導入することになりました。
マネーフォワード クラウド導入の決め手
本社で導入する経費精算システムは、3〜4社との比較検討の結果マネーフォワード クラウド経費に決定。店舗に導入する法人カードは、本社でのマネーフォワード クラウド経費導入の際に紹介されたマネーフォワード Pay for Businessに決定しました。
導入の決め手は、それぞれ以下の点でした。
マネーフォワード クラウド経費
素早く導入できること、将来的に経費精算以外の業務もデジタル化できることが理由に。
オンプレミス型よりも素早く導入できるクラウド型のシステムであり、かつマネーフォワード クラウドとしてさまざまなプロダクトを展開していて、要望にピッタリだった。
マネーフォワード Pay for Business
無記名式かつ上限金額の設定や紛失時の対応がしっかり整っていて、複数の従業員でも使用しやすく、かつ、マネーフォワード クラウド経費へのデータ連携が素早いことが導入の理由に。
同社では、まず本社でママネーフォワード クラウド経費を導入したものの、ゆくゆくは店舗にも展開する予定だったため、データ連携の素早さは将来的に大きなメリットがあると判断しました。
導入後の効果
マネーフォワード クラウド経費、マネーフォワード Pay for Businessを導入した結果、以下のような効果がありました。
経理部の経費精算業務にかかる時間を月16〜20時間削減し、従業員の作業負担も軽減
マネーフォワード クラウド経費の導入で、本社の経理部の業務時間は大きく削減。
困っていた領収書原本の台紙への貼り付けや申請書類のダブルチェックがなくなったほか、仕訳処理の時間や現金処理の時間などがなくなり、合計で月16〜20時間は業務時間を削減できている。
また、従業員側の業務負担の削減にもつながっており、現場の従業員はスマートフォンのアプリを使って空いた時間で申請・承認が可能となり、各部門の担当者も紙の書類を取りまとめる必要がなくなりました。
電子帳簿保存法への対応も完了
マネーフォワード クラウド経費の導入で、取り組みのきっかけでもあった電帳法への対応も無事完了。本社の経理スタッフによって電子取引データはしっかり保存できており、紙の領収書もスキャナ保存機能のおかげで、問題なく電帳法の要件を満たせています。
店舗へも経費精算用のカードを導入し、従業員による立替が不要に
店舗への展開は完了したばかりですが、マネーフォワード Pay for Businessの導入により、従業員が自費で経費を立て替える必要がなくなり負担が減りました。
また、経費精算用のカードによってキャッシュレス化が進むことで、小口現金管理の手間や両替手数料の削減のほか、紙の領収書を経理部に送付する業務なども削減できる見込みです。
まとめ
今回は、マネーフォワード クラウドを導入し、経費精算業務を効率化した事例を紹介いたしました。
導入を行った日本オプティカル様は、「本社の経理担当の経費精算の時間と手間を減らせたことで、浮いたリソースを業務改善やデジタル活用に充てられるようになりました。今後は店舗へのマネーフォワード クラウド経費の展開を進め、全社的に経費精算業務を効率化していきたいです」と語っています。
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※掲載している情報は記事更新時点のものです。
