受取請求書の効率化を進めるケースも

受取請求書の処理はどの会社でもある業務

経理業務の改革を行うにあたって、システムを活用したり、外部のリソースであるBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）を利用することを志向する会社も多いです。

その場合に、対象業務に特殊性がないということは重要な要素といえます。

個別企業の特殊性が強い業務の場合、システムに機能が標準装備されていないために、一般的なシステムで対応ができないことが想定されます。

また、ビジネス・プロセス・アウトソーシングをするにしても特殊性が強い場合、対応してくれるBPOベンダーがいないことや、受けてくれるにしてもコストが決して安くないことも想定されます。

経理業務のなかでも取引先から請求書を受け取って、その内容を確認したうえで、会計上の仕訳を計上するとともに、取引先に支払う業務というものがあります。このような業務はほぼ全ての企業に共通してあるので、BPOの対象業務なりやすいといえます。

その結果、受取請求書の処理については、システム対応やBPO対応をすることで効率化が図れることも多いです。

紙の請求書処理にどう対応するべきか

業務の効率化を考えて、請求書を電子化する会社の数は増えているという実感はありますが、それでもまだまだ紙の請求書を送付している会社の数も多いのも実態だと思います。

そこで、まずは紙で受け取った請求書の業務効率を進めている企業の例から考えてみましょう。

受取請求書への対応業務はルーティーンな内容であることが多いので、そのような業務に経理部門の社員が関与する時間を減らすことを志向して、BPOを進めるというのがひとつのパターンとしてあります。

このような視点で考える企業の場合は、経理部門が受取請求書に関与する時間を減らすことがゴールです。

紙の請求書を受領後、社内の発注部門で請求内容の確認と支払実行の可否の判定をしてもらった後はBPOベンダーに資料を共有して、会計データの生成や支払処理の生成をしてもらうようにします。

受取請求書の件数が多い会社の場合は、BPOベンダーに委託する業務量もそれなりとなるので、その分経理部門の社員の負担軽減にはなります。

ただ、紙の請求書を受け取った場合に、紙のまま書類が回るのであれば郵送等の手間もあるので、そのあたりはまだ改善の余地はあるといえます。

システムを活用することでスキャナ保存も可能に

紙の請求書等を受け取った場合に、システムを活用するケースとして、経費精算システムや債務支払システムを利用するケースがあります。

具体的には、受け取った紙の請求書をスキャンしてシステムにアップします。そのうえで、システム上の承認フローのなかで発注部門の上席者や経理部門の社員が内容を確認して、承認作業を実施します。こうすることで、システム上で会計仕訳が生成されるとともに、支払いデータも生成されます。

このスタイルで業務を進める場合、紙の請求書をはじめにスキャンしてシステム上にアップするという手間はありますが、その後はペーパーレスが実現されます。

そのため、一部の業務をBPOベンダーに委託する場合であっても、紙の書類を送付する必要はありません。

例えば、システム上にアップされている請求書に関して、計上すべき勘定科目が正しいかどうか、消費税コードが正しいかどうかといったことにフォーカスしてBPOをすることも可能です。この場合、経理部門の社員の負担軽減につながることとなります。

また、紙で入手した請求書をスキャンしてシステム上にアップしているので、電子帳簿保存法に対応しているシステムを活用している場合は、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たすこととなり、倉庫等で紙の書類を保存する必要もなくなります。

請求書を直送してデータ化することも

最近では、受け取る請求書自体を自社でなく、外部のBPOベンダーやシステムベンダーに直接送付してもらい、外部でデータ化まで行ってもらうというケースもあります。

この場合は、紙の請求書と電子化された請求書のいずれの場合でも対応していることが多いです。

発注した企業側では、紙の請求書をスキャンする必要はないですし、なおかつ請求書の内容がデータ化されるので業務負担は相当軽減されることになると思います。

ただ、このようなスタイルで業務を進めていく場合に、注意すべき点もあります。

まず1点目として挙げられるのは、外部に委託をしたとしても支払の可否の判断は発注部門が適切に行う必要があります。

データ化されたものをノーチェックで承認することがないようにしなければなりません。本来支払うべきものではないもの、金額が誤っているものを決裁することがないように、外部に委託したとしても決裁は今までと変わらず行うことが重要です。

2点目としてはすでに社内にワークフローがある会社の場合は、どのように社内決裁を行っていくのかをルール化しておくことも必要です。

外部ベンダーのシステム上にワークフローが用意されているケースもありますが、社内のワークフローに記録を残しておきたいという意向の会社も多くあると思います。

そのため、支払承認等に関してどのシステム上に証跡を残しておくのか、二重に承認等を行うことで無駄が増えないようにするといった整理も重要です。

今回は受取請求書に関して業務効率を進めているケースやその際の注意点について解説をしました。皆様の経理部門での業務効率化の参考になればと思います。