経理DXはじめるなら何から始めるか

「DX進めろ」って言われましても・・・

経済新聞やビジネス誌で、「DX（デジタルトランスフォーメーション）」という言葉が出てこない時がないくらい頻出ワードとなっていますね。

社長や上層部から「うちもDXを始めてくれ！」なんていう号令がかかった会社もあるのではないでしょうか。

ただ、社内にシステムのエンジニアがいない会社もいる中で、「そう言われましても・・・」と思う担当者の方もいるのが実情かと思います。

どこから始めたらいいのか悩んだ場合の解決策に何があるか

DXを進めるにあたって、具体的にゴールイメージがはっきりしていればよいのですが、そうでないケースも多いと思います。

特にDXによって、収益拡大をはかっていくことを志向する場合、マネタイズする以上はそれ相応の投資が必要になるケースは多いでしょう。

例えば、潜在顧客リストをネット上のニュースから自動的に一定の条件で抽出して、それらの先にアプローチしようといったアイデアを仮に考えたとしても、それらのシステムを構築するとなると外部委託するにしても相応の時間とコストがかかるでしょうし、実際にマネタイズできる保証もないです。

一口にDXといわれても実際何を始めたらよいのか悩みますよね。

DXを何から始めてよいのかわからないというケースで、比較的お手軽かつ全社的に影響をもたせて進められるものでオススメなのは、経費精算システムを導入してDXを実感する方法です。

立替経費精算は全社展開されている業務

社員の立替経費精算業務は、およそすべての会社にある業務ではないでしょうか。

社員が電車で移動をする、消耗品を購入する、得意先の接待をする等の経費が発生した場合、それらを定期的に精算することになります。社長含めた役員も同様に経費を立替えた場合には、社員と同じように経費精算をすることになります。

このように立替経費精算業務は全社でほとんどの人が実施をしている業務なので、影響度が多いといえます。

仮に、このような全社で実施している業務にDXの要素を取り入れることができれば、多くの人がDXの恩恵を受けることができますし、DXを実感することも可能です。

導入の結果、DXを実感できたとしたら、社員がDXに興味をもつきっかけにもなるかもしれません。

システム導入で仕事はどう変わるのか

では、立替経費精算のシステムを導入したらどんなことを実感できるのでしょうか。
業務の流れの主な変更点を導入前と導入後を比較して確認してみましょう。

【申請者】
経費精算システム導入後の主な変化として以下の事項があげられます。

今まで手入力にて経費精算書を作成していたスタッフとしては、領収書をスキャンしたり、スマホで撮影しただけで金額等のデータを作成してくれる経費精算システムを利用したら、時間の短縮はもちろんのこと、今まで無駄に感じていた経費精算の作業負担が軽くなったことを実感できると思います。

身近な業務でDXを感じることができることは間違いないでしょう。

【承認者】
続いて申請者の上席者である承認者の動きはどう変わるでしょうか。

承認者の立場の人には、たくさんの領収書付きの精算書の承認を、社内にいる際に実施することに辟易と感じている人も多いと思います。

そのような方にとって、移動中などの隙間時間にクラウド上にアップされたデータを見て承認することができれば時間を無駄にしなくてよくなります。

また、在宅勤務時にも承認作業等ができるようであれば、会社にいる時間は、他の業務に注力できるので、経理業務のDXによって本業の売上アップや生産性向上が期待できるかもしれません。

【経理部門】
経理部門のスタッフの業務はどのように変わるでしょうか

経理部門は、今まで申請部門から入手した精算書の内容を改めて入力していたようであれば入力が不要となり、大幅に時間の縮減が図れます。

さらに、AI-OCR機能が実装されたシステムであれば、申請者が読み込んだ領収書等から金額以外にも勘定科目も適切なものが入力された状態で経理部門にデータがアップされます。

そうなると、経理部門のスタッフとしてはクラウド上にアップされたデータをチェックすることが主な仕事になりますので、経費精算にかける時間が大幅に圧縮されるようになるでしょうし、あがってくるデータの精度が高まれば、チェックの時間も削減が可能になるでしょう。

クラウド型のシステムを活用すれば、在宅勤務をしながら経費精算業務も実施可能なので、働き方の多様性も生まれることになります。

困ったときの経費精算システム

このように経費精算業務は、業務に関与するメンバーが経理部門以外の事業部門含めて多岐にわたるので、DXの効果があると全社でそれらを実感できます。

「何かDXを始めてほしい」と言われて困っている方は、まずは経費精算システムの導入から始めてみてはいかがでしょうか。