大型アップデートを発表!「マネーフォワードが見据える、経費精算の新しいカタチ」MF Expense expo 2019 イベントレポート vol.6

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2019年9月13日、『MF Expense expo 2019』が開催されました。
マネーフォワードが提供する経費精算システム「マネーフォワード クラウド経費」チームが主催するイベントで、前年に引き続き2回目となります。
今年のテーマは「Change Readiness 経理はニッポンの伸びしろだ」。経費精算や経理業務をテーマに、計13人の登壇者による9講演が行われ、最新のノウハウや事例、ツールが紹介されました。

本講演の前半では、経費精算システム「マネーフォワード クラウド経費」の導入事例を、後半では最近追加した大型アップデートを紹介。経費精算業務の効率化を目指す担当者の方には必見の内容です。

導入事例:経費精算で発生する“無駄を大幅に減らせた

まず登壇していただいたのが、マネーフォワード クラウド経費を導入し、経費精算業務が大きく効率化したというハヤカワカンパニーの財務部・係長・半谷氏です。ハヤカワカンパニーは社員約70名の技術商社で、主に鉄鋼やレアメタルの材料を取り扱っています。近年は世界各国の関連会社と連携し、グローバルにビジネスを展開。

半谷氏を含む経理ご担当者は、日々の業務に様々な「面倒臭さ」や「非効率さ」を抱えていたといいます。

半谷氏:「仕訳記帳はエクセルに手入力し、それを会計ソフトに転記していたため、同じ数字を2回・3回と入力する必要がありました。だから転記ミスが起こりやすく、多くのチェック作業が必要で…。これは仕事というよりも、ただの作業だなと常々感じていました。

経費精算に関しては、従業員がエクセルで作った精算書を手計算で集計。それをエクセルの経理伝票へ入力し、最後に現金を従業員に手渡していました」。

また、コーポレートカードに関しても大きな問題を抱えていたといいます。

半谷氏:「弊社では、出張の多い従業員にコーポレートカードを用意しています。カードを使用した従業員からの精算書が、期日通りに全て提出されれば何も問題はありません。ところが現実は、やはり遅れる人がいます。一人でも遅れると月次決算がおわらない、あるいは本来予定していない仮払金を増やさなくてはならず、頭を抱えていました」。

そこでまず導入したのが、マネーフォワードの会計システム・マネーフォワード クラウド会計でした。

半谷氏:「入出金明細を自動で会計ソフトに取り込めるので、経理伝票を起票する作業そのものがなくなりました」。

その後同社では、ある経費精算システムも導入。それにより経理側の手入力や手計算が全てなくなります。しかし申請書や領収書など原紙の保管が必要なことや、システム利用料の割高さに不満を感じたといいます。そこで昨年導入したのが、マネーフォワード クラウド経費でした。導入を担当した同社財務部・係長岸氏はこう話します。

岸氏:「まずよかったのが、スマホで経費申請できるところです。一部パソコンが必要になる処理もありますが、スマホならいつでもどこでも従業員が経費精算の作業を行え、非常に便利でした。

また電子帳簿保存法の要件を満たしていることも大きかったです。おかげで経費精算の申請書が完全にデータ化され、紙の書類をだいぶ減らせました。また領収書の原本に関しても、ファイルに1年間保存した後に破棄できるようになったので、この部分でも紙を大幅に削減できそうです」。

そして、同社の長年の懸案だったコーポレートカードの精算問題も、グッと改善されたといいます。

岸氏:「使用明細がシステムに自動で取り込まれるため、従業員の申請作業も経理担当者の処理作業もスムーズになりました。海外通貨を自動計算してくれる機能も非常に便利です」。


また、料金についての言及もありました。

岸氏:「システムの利用料金が割安で、導入の際に上司を説得しやすかったです。少し前の利用料変更で、いっそう導入がしやすくなりました」。

岸氏は最後にこんな言葉で締めくくりました。

岸氏:「当然ながら、会社に新しいことを導入するにはリスクが伴います。うまくいかなければ、担当者は批判も受けます。でも今の時代、逆に変化しないことの方がリスクは大きいと思うんです。

その点われわれのような中小企業には、身軽で変化を取り入れやすいという強みがあります。それを存分に活かし、新しいサービスを柔軟にどんどん試していこうというのが弊社の基本的な考え方です。特に仕事で“面倒くさい”と感じる部分は『改善の宝庫』でもあることを、今回の導入であらためて感じました」。

アップデート:ICカードをiOSでも取り込めるようになった

後半では、株式会社マネーフォワード クラウド経費本部 本部長・今井義人より、最近追加された注目機能が紹介されました。

今井:「マネーフォワード クラウド経費は、ここ1年間だけを見ても39回のアップデートをしています。つまりはほぼ毎週のように新機能を追加しているんです。

軽減税率に対応した仕様もいろいろ導入しました。中でも注目なのが、オペレーター入力の拡張機能です。オペレーター入力とは、領収書などの写真を撮ってアップロードしていただいたものを、当社スタッフが文字データ化してお戻しする機能です。それが軽減税率にも対応し、たとえばレシートに8%と10%という複数の税率明細が記載されるケースでも、それを別々の明細データに起こしてお戻しするようになりました。

また、利用明細と領収書データの自動取得機能も追加しました。たとえばANAやJALといった対応機関での支払い記録をシステム上で選択すると、自動で利用明細、そしてデジタル領収書が取り込まれます。だから領収書の写真を撮る必要もありません。これは当社ならではの機能で、特許も取得済みです。

もう一つ注目なのが、ICカードリーダー機能がiOSにも対応したことです。これまでアンドロイドではICカードのデータを取り込めましたが、iOSは非対応でした。それが遂にiOSでもICカードデータを取り込めるようになりました。iOS 13以降に対応しています」。

今度のアップデートは?:キャッシュレスのソリューションと融合し、「経費精算のプラットフォーム」に

さらには、今後リリース予定の注目機能も発表されました。その一つが、コーポレートカードのコントロール機能です。

今井:「これは管理者側が、コーポレートカードの使用者ごとに上限金額やカード利用の許可・停止といったことをリアルタイムで管理できる機能です。リリースは年内の予定です。

これまでマネーフォワード クラウド 経費は、経費精算システムとしてサービスを提供してきました。今後はそうした従来の機能にキャッシュレスのソリューションを組み合わせることで、『経費精算のプラットフォーム』となっていきます。ぜひご期待ください」。

まとめ

マネーフォワード クラウド経費が提供する、従来の経費精算業務を大きく前進させる機能たち。たとえばキャッシュレスの仕組みを存分に活かすことで、お店での支払いから、会社への申請、さらには立替金の受け取りまでが全てスマホ上で完結する。そんな世界が、もうすぐそこにきていることが実感できる講演となりました。

消費税の税率も変わり、キャッシュレス化の大きな波が押し寄せる今こそ、経費精算業務も「一歩大きく前に進む」チャンスかもしれません。

※掲載している情報は記事更新時点のものです。

執筆:田嶋 章博 (たじま あきひろ)

ライター、編集者。ファッション誌編集を経てフリーに。ビジネスまわり、カレーまわり、インタビューものを中心に執筆。モットーは「心が動くライティングを」。https://www.muchbako.com/



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