経費精算のクラウド化で業務効率化!経理部門の「働き方改革」をスタート

働き方改革国会と言われる通常国会が始まりました。あなたにとって働き方改革は、身近でしょうか? それとも遠い世界の話に聞こえますか?
経理部の方にとっては、「そうはいっても業務は減らないし、業務が集中しているし、残業なんてなくならない!」と思われるかもしれません。
私は現在コンサルタントでもありますが、社内では経理担当者でもあります。
実際の弊社の事例もご紹介しながら、経理部門の働き方改革について考えてみましょう。

経理担当者のお悩み、二大要素とは?

経理部門へのコンサルティングをしていると、経理業務における「正確性」「専門性」という二つの特徴から生まれる、共通の悩みがあることがわかります。

一つ目は、業務に求められる「正確性」によって、作業時間が長くなりがちなことです。
チェック工程が多く、不正などが起こらないように正確に処理をする必要があるため、ミスを見つけられるようチェックを何回も行うことになり、時間がかかりやすくなってしまいます。
会社の規模が大きいと担当→主任→課長→部長→経理担当→経理課長…というように、書類上部に設けられた押印欄が長くなってしまう傾向にあります。予算策定業務や決算業務などが該当します。

二つ目は経費精算業務の「専門性」によって、社員から業務の邪魔者扱いをされてしまうということです。
経費精算では申請書を上げてくる対象者が営業担当者など経理のプロではないため、書類作成のためのルールや科目の周知といった”伝える”活動が必要になります。このルールが複雑だと、経費申請業務はめんどくさい、経理担当は目の上のたんこぶのように、うっとうしいものとして扱われてしまうのです。この「専門性」が経理部門を孤独にします。関係者の対象が広範囲にわたるために、経理ルールの周知や教育活動そのものの工数もとられてしまいがちです。
また、提出される書類にはミスが多く、経理担当者と書類作成者のやり取りがイライラしたものになっていき、お互いにストレスフルです。

さらに厄介なのは、この二つのお悩みが重なったときです。経理のプロでない人が担当する経理関係業務で、かつ申請フローが長くなると、そもそも手戻りが多い上、一度戻した書類が再び上がってくるまで長い時間待っていなければなりません。手待ちが増えることでますます経理担当者は残業のしわ寄せを受けてしまうのです。
特に繁忙期と言われる決算時期や月末月初の締め切り前は業務が集中しやすく、月半ばは休めるけど月末月初は有給なんて夢のまた夢…という声も聞きます。

クラウド化し、システムを活用することで業務効率化ができる

このように苦労の多い経理業務。しかしいつまでも同じ状況であるわけではありません。経理業務を取り巻く環境は、確実に変わりつつあります。特に経費精算においては平成28年度の電子帳簿保存法改正により、大幅な規制緩和が行われました。

大きな項目としてはスマートフォンやタブレット等でレシート撮影の電子化ができるようになり、原本を7年間保存する必要がなくなりました。この改正を受け、現在ではスマートフォンに対応した経費精算システムが多く販売されています。
私自身は経費精算をする業務と、上がってきた申請を確認する業務の二つを行っていますが、どちらの立場にもメリットがあり、先ほどお伝えした「正確性」「専門性」という二つの要素から生まれる悩みも軽減しているように感じます。体験を交えながらご紹介していきます。

まず経費精算をする立場としては、スマートフォンで隙間時間に写真を撮って申請を上げられるようになりました。
オフィスでやらなければならない業務ではなくなったことで、カフェでの待ち時間や電車での移動中など、ちょっとしたスキマ時間を活用して申請できるようになりました。そのため、経費精算のためにまとまった時間を確保する必要がなくなり、コンサルティングなど本来まとめて時間を使いたい業務に割くことができるようになりました。
また、システム上で項目ごとに申請できる金額を正しく設定しておくことで、申請ミスを未然に防ぐことができるようになりました。さらに、交通費の場合は目的地の最寄り駅と出発駅を入力することで、合理的な経路で自動的に金額を算出してくれるので、個別に調べる必要がなくなりました。
上長の承認もクラウド上でできるようになったことで、会議の待ち時間などで手早く確認でき、デスクで承認すべき書類を減らせます。

経理担当者は、上がってくる申請を確認し、チャットで担当者や次の承認者へ連絡することができます。対象者が広範囲にわたる業務でも、物理的な書類のやり取りがなくなるため原本が届くまでの待ち時間が無く、手待ち時間のロスがなくなります。この、タイムロスを減らすことが実は別のメリットももたらしました。
それは、申請内容に疑問やミスがあった場合、承認者から速やかに質問やフィードバックをすることで、申請者も記憶の新しいうちに修正ができ、ルールが定着しやすくなったことです。
「専門性」の高い経理業務でも、ルールの浸透が早まり、「正確性」が求められる経理業務のミスが減っていくという好循環が生まれました。

付帯業務であるファイリングや数字の取りまとめに時間を割く必要がなくなり、経営まで速やかに数字を報告することができます。本来の経理担当者のミッションである、経営に数字を報告し、正しい意思決定をサポートする業務に時間を割くことができるようになるのです。

働き方改革はどんな部署でもできます。また、上記のクラウドシステム活用による改革例は大きな要素ではありますが、すべてではありません。まずは最も効率化をしたい業務フローを見つけるなど、経理部門の皆さんも総合的な働き方改革に向けて、何か取り組みを始めてみてはいかがでしょうか。

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執筆:堀江 咲智子 (ほりえ さちこ)

株式会社ワーク・ライフバランスのワーク・ライフバランスコンサルタント。大学卒業後、住宅設備メーカー入社、2008年より通常業務との兼任で女性活躍推進プロジェクトに抜擢され、全国の女性従業員が働きやすい職場にするための施策を実施。プロジェクトに大きなやりがいを感じ、2012年に株式会社ワーク・ライフバランスへ参画。「経営戦略としてのワークライフバランス」「あなたが輝く働き方~ワークライフバランス~」「女性活躍推進研修」 などの講演実績がある。



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