バーチャルオフィスを借りる時に失敗しないための7項目

起業するときに初期投資を抑えたり、様々な機能がレンタルできるバーチャルオフィス。しかし、実際に利用する際には“リスク”についても考慮しなければなりません。

そこで今回は、バーチャルオフィスを選ぶときに「注意すべき7つのポイント」を紹介します。しっかりと吟味して、おさえるべきリスクを最小限に減らして活用するようにしましょう。

1.サービスを運営している企業の信頼度

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どんなに安くて使いやすいバーチャルオフィスでも、運営会社が倒産したり、事業から撤退してしまっては意味がありません。

レンタルするときには信頼できる企業を選ぶようにしましょう。そのためにレンタルする前には少なくとも下記の2点はチェックしておくと安心です。

また、入会審査や身分証明の照会が必要であったり、見学を義務付けられていたりなど、利用者をしっかりと見ている企業が運営していると、より安心して利用することができますね。

2.登記や口座開設ができるかどうか

バーチャルオフィスをレンタルしても、場所によっては法人登記ができないところもありますので要注意です。

また、法人登記が可能な場合であっても、登記の許認可がおりない場合もあります。例えば一般派遣業、特定派遣業、有料職業紹介などの人材業では、バーチャルオフィスを利用しての起業・独立は許認可がおりないという事例が多くあります。

金融機関に酔っては法人口座が開設できない可能性もあるのでしっかりと確認が必要です。少なくとも事業実態がない場合は、口座を開設できない可能性が高いです。便利なバーチャルオフィスですが、振り込め詐欺などの犯罪で利用されるケースが増加したため、事前の審査が厳しくなっているのが実状です。

3.所在地

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所在地については2つの視点から重要です。

1.アクセス

たとえ都心の一等地にバーチャルオフィスをレンタルしたとしても、公共交通機関から遠くてはあまり意味がありません。実際に利用する際に、本当に使いやすいかは見学などを通じて確認するようにしましょう。

2.住所

名刺交換の際にオフィスがどこにあるかは話題になりやすく、会社に場所のイメージが付随しやすくなります。特に印象に左右されやすいクリエイティブ系や、ファッション系の業務の場合はよく検討したほうが良いでしょう。事前にその地域にどんな有名企業があるのかを調べておくと、おおよその雰囲気がつかめます。

4.オフィスの雰囲気

どんなに好条件のバーチャルオフィスでも、ボロボロの建物だったり、ゴミだらけのエントランスではクライアントに良くない印象を与えてしまいかねません。逆に高級感のあるオフィスに入ることでクライアントに好印象を与えたり、自身のモチベーションアップにもつながります。

また、同じビルにどんな企業が入っているかも事前に確認しておくと良いでしょう。極端な例ですが、怪しい企業や事務所ばかりが入っているオフィスでは企業のイメージダウンにつながってしまうかもしれません。ビルそのもののイメージや雰囲気も調べておくと万全ですね。

5.通常のオフィスの機能

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オフィスの機能として、最低でも来客に対応できる受付や、ミーティングができる会議室は不可欠です。さらに、ICカードによる入退室システムや警備システムといった設備があるとセキュリティの面で安心できます。さらに、

があると使い勝手が格段に良くなります。また、バーチャルオフィスによっては、

などが使用できる場合があります。絶対に必要なものと、あったら嬉しい設備が何なのかを整理しておくと、より使い勝手がいいバーチャルオフィスを見つけることができます。

6.契約期間と解約方法

事前に予約をして、施設見学とサービス等の説明を受けてからの契約となり、郵送等での契約はできないところがほとんどです。契約期間は6ヵ月以上の契約、以降は自動更新となるところが一般的です。契約から6ヵ月に満たない場合は、中途退会となり別料金が発生する可能性があるので注意が必要です。

契約の際には多くの場合下記のものが必要になります。

また、解約のする際は1ヶ月前に書面で申し出が必要となる場合など、時間がかかる可能性があるので事前に確認をしておきましょう。

7.オプションの充実度

バーチャルオフィスによってはオフィスとしての機能だけでなく、ビジネスマン同士の交流の場になっていることもあります。

そういった場では新たな出会いや、新規事業のアイディアのきっかけが得られるかもしれません。せっかく様々な人が集まるバーチャルオフィスをレンタルするのなら、積極的に人と交流し人脈を広げてみてはいかがでしょうか。そういったことができるカフェテリアや共用スペースがあるかも事前に確認しておくと良いでしょう。

まとめ

最近では、場所や設備をレンタルするだけでなく、オプションで秘書サービスなども登場しています。基本的な機能からオプションで選べるサービスを上手に利用してビジネスを成功させましょう。