働き方改革が進む中、残業時間が多い企業は人材確保が難しく、従業員の心身の健康にも支障が出て生産性も低下するため、改善が急務と言えます。

残業時間の抑制には、労働時間管理を厳密に行える仕組み作りが重要で、勤怠管理システムの導入はその一案です。この記事で紹介する勤怠管理システムを活用し、残業時間を抑制しましょう。

残業が減らない原因・起こってしまう原因

残業時間を減らすべきだと考えても、結果につながらないことがあるのではないでしょうか。以下では残業が減らない原因、発生する原因について4点紹介します。

業務が一部の人に集中している

勤続年数の長いベテラン従業員や、能力の高い従業員など一部の従業員に業務が集中している職場がよく見られます。なかには業務が属人化してしまい、担当している従業員以外は対応できない場合もあるでしょう。

これらの従業員が業務を抱え込み、残業することになっても、他の従業員は一切手出しできず、場合によっては付き合い残業をせざるを得なくなり、職場全体として残業が増えがちになります。

残業をする従業員を評価する風潮がある

残業が減らない理由に、残業をする従業員は仕事をしていると評価する風潮が挙げられます。労働時間が長く、残業までしているのだから、多くの仕事を一生懸命にこなしていると評価されるわけです。

残業が多い従業員＝良い従業員という評価は、全ての従業員が残業をして長時間働くべき、という職場の空気感につながりかねません。定時で帰宅したり、上司より早く帰宅したりすることはしづらく、残業が減らないことになります。

残業が普通になる

1人あたりの業務量が多すぎることで、残業をしなければ業務をこなせないことが常態化している場合には、残業が普通になってしまいます。

そもそも人手不足であったり、従業員の能力や適性と業務内容が合っていなかったりして、効率的に仕事を進められないのがその理由です。

昔ながらの慣習で残業をしてしまう

昔ながらの慣習で残業が当たり前になっていると、従業員自身が残業することを前提とした仕事の進め方をしてしまうことがありまた、このような従業員が管理職になった場合に、残業を前提にした業務を割り振ったり、終業時刻間近であっても業務を指示したりするなど、残業を増やしがちになります。

残業を抑制・減らすにはどうすればよい？

残業を抑制する、または減らすにはどうすればよいでしょうか。残業が減らない理由は、会社や管理職、従業員自身の意識によるところが大きいため、これを変えるための取り組みが必要になります。以下で2点紹介します。

残業時間を明確に把握する・仕組みを作る

2017年に「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」が策定され、使用者が労働時間を客観的な方法により適正に把握することが義務付けられました。もちろん残業時間は把握すべき労働時間に含まれるため、明確に把握する仕組みを作る必要があります。

ガイドラインでは、使用者が自らタイムカード・ICカード・パソコンの使用時間の記録といった客観的な記録を確認することが原則とされています。仕組み化するのに便利なのが勤怠管理システムで、その導入を検討することも一案と言えます。

残業時間の見える化により、管理監督者、従業員ともに否応なしに意識させられ、残業時間の抑制や削減につながるのではないでしょうか。

制度改革と意識改革を行う

残業時間を明確に把握する仕組み作りをした上で、残業抑制、削減につながる制度改革や意識改革を行うことが大変重要です。

制度改革では、例えば残業時間の事前申告制度やノー残業デーの導入などが挙げられます。また、年間の繁忙期、閑散期の差が大きい場合には、変形労働時間制やフレックスタイム制を導入することも一案です。
意識改革では、従業員個人と管理職双方の対応が求められます。

従業員個人が仕事の優先順位づけをしっかり行う習慣をつけ、定時で終わることができる時間配分を行うことが重要です。そしてこのような生産性の高さを人事評価に反映する仕組みを作りましょう。

管理職については、時間外労働が人件費上昇の原因であり、定時で仕事を終えられるように業務を進めることが、会社の業績に対しても良い影響を及ぼします。この意識づけを行う意味でも、部下の従業員の時間外労働が不必要に多い場合に、上司である管理職の業績評価に反映するなどの制度を設けるのもよいでしょう。

残業抑制に有効な勤怠管理システム－マネーフォワード クラウド勤怠でできること

勤怠管理システムは従業員の出退勤時刻の情報を記録したり、集計したりすることができるシステムです。給与計算システムとの連携も可能で、業務の効率化にも役立ちます。
勤怠管理システムの中でも残業抑制に有効な機能を備えているのが「マネーフォワード クラウド勤怠」です。以下では残業抑制に向けてマネーフォワード クラウド勤怠でできることを4点紹介します。

36協定に順じたアラートの設定

36協定の内容に順じた形で、時間外労働（法定外労働時間）や休日労働の時間数、回数の上限を登録し、その上限を超えた場合に「法定外・休日労働レポート」に赤色または黄色のアラートを表示する機能があります。また、アラートだけではなく、メールにより管理監督者や従業員に通知する機能も備えています。

参考：「36協定」画面の設定方法｜マネーフォワード クラウド勤怠サポート

法定外・休日労働時間のアラートもわかりやすく

法定外・休日労働レポートでは、月ごとの各従業員の残業時間の一覧を確認できます。

36協定の内容に基づくアラート設定により、36協定の上限を超えた場合にはレポートの対象項目に赤色のアラートが表示されます。さらに、警告ラインとして設定した時間数を超えたら黄色のアラートが表示されます。従業員ごとの情報を一覧で確認できるため、残業時間の状況を把握しやすいのが特徴です。

参考：「法定外・休日労働時間レポート」について｜マネーフォワード クラウド勤怠サポート

残業上限の設定も対応

2019年より始まった時間外労働の上限規制の規定に基づく形で、残業時間の上限を従業員ごとに管理できます。

各項目について、残業上限管理の集計結果が法律で規制する上限の8割に達していれば黄色表示、上限を超えていれば赤色表示されるため、従業員ごとの残業時間が一目瞭然です。

参考：残業上限管理について | マネーフォワード クラウド勤怠サポート

働き方改革関連法案についても対応

マネーフォワード クラウド勤怠では、2019年より施行された働き方改革関連法案に関する諸規定等に対応する形で、残業時間管理を行うことができます。

残業時間の上限規制への対応

従業員ごとに集計した残業時間が、残業時間の上限規制で規定する上限や警告ラインを超えていないかを判定し、上限を超えたら赤色、警告ラインを超えたら黄色のアラートが表示されます。

36協定上限（月45時間超）、特別条項（月100時間以上、複数月平均80時間超）について判定します。

使用者による年5日の年次有給休暇付与義務化への対応

従業員ごとの年次有給休暇付与状況を一覧で確認することができ、その状況に基づき付与義務（取得義務）のある日数や付与期限、それに対する実際の付与状況がわかります。
この機能を活用すると、年次有給休暇付与義務化の規定に基づき、従業員に遺漏なく年次有給休暇を付与することができます。

労働時間の客観的な把握義務（ガイドライン）への対応

「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」に基づき、各従業員の労働時間を記録、管理することが可能です。

ICカードやPCの使用時間による打刻で、管理監督者も従業員も始業・終業時刻を確認することができます。

フレックスタイム制の拡充（清算期間の上限1か月間から3か月間に）への対応

フレックスタイム制の清算期間が「3か月以内の期間」になったことで、複数月をまたぐ形で労働時間の調整を行えるようになり、柔軟な働き方を選択できるようになりました。

一方で労働時間の清算や、時間外労働の集計が複雑になります。マネーフォワード クラウド勤怠では、フレックスタイム制に基づく労働時間管理を行うための集計について、日次勤怠画面でスピーディーかつ効率的に進められます。

参考：働き方改革関連法案 対応機能｜マネーフォワード クラウド勤怠

勤怠管理システムを導入して残業抑制につなげよう

残業時間が減らない理由として、管理監督者や従業員の意識の問題があります。残業抑制に取り組まない会社では、従業員のモラール低下や人材の採用難を招くなど、経営上大きな問題になりかねません。また、働き方改革関連法案に基づく法改正による罰則適用もあり得るため、残業抑制は急務と言えるでしょう。

残業抑制に向けては、労働時間を客観的な形で把握し、残業の多い従業員の働き方を改善するなどの取り組みが必要です。この取り組みには勤怠管理システムの導入をおすすめします。

特に働き方改革法案に対応した機能が充実したマネーフォワード クラウド勤怠を活用すれば、残業抑制への取り組みに効果的です。この記事で紹介した内容をもとに、自社の残業抑制を積極的に進めてみてはいかがでしょうか。