• 作成日 : 2026年2月25日

ChatGPTでタスク管理する方法とは？Tasksの使い方も解説

ChatGPTでは、「Tasks機能」を使用することでタスク管理が可能です。業務が増える中で、「やることは分かっているのに抜け漏れが起きる」「優先順位が整理できない」と悩むビジネスパーソンは少なくありません。ChatGPTは、単なるメモツールではなく、対話を通じてタスクを分解し、重要度や緊急度を整理し、必要なタイミングで通知する仕組みまでサポートできます。

当記事では、ChatGPTでのタスク管理方法とTasks機能の使い方、制限、設定のコツ、活用例を体系的に解説します。

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ChatGPTでできるタスク管理には何がある？

ChatGPTでは、定期実行やリマインド通知の自動化と、対話によるタスク整理の両方が行えます。単なるメモ代わりではなく、実行タイミングの指定や、優先順位の整理まで一括でサポートできる点が特徴です。仕事のタスクが増え、頭の中が混乱しがちなビジネスパーソンにとって、AIを活用したタスク管理は業務効率化の有効な手段になります。

ここでは、ChatGPTのタスク管理で具体的に何ができるのかを整理します。

Tasks機能で定期実行やリマインド通知を自動化できる

Tasks機能を使えば、指定した日時にタスクを実行したり、定期的なリマインド通知を設定できます。たとえば、「毎週月曜日の9時に週次レポートの作成を思い出させてほしい」「毎月末日に請求書の確認を通知してほしい」といった指示を出すことで、繰り返しタスクを自動化できます。これにより、カレンダーや手帳に何度も書き直す手間が減ります。

特に、ルーティン業務が多い方にとっては、定期実行の自動化は大きなメリットです。人的ミスによる「うっかり忘れ」を防ぎ、業務の安定運用につながります。タスクの発生頻度が高いほど、効果を実感しやすい機能です。

タスクの整理・分解・優先度付けを対話形式で進められる

ChatGPTは、曖昧な業務内容を具体的なタスクに分解し、優先順位を整理するサポートができます。たとえば「新商品の企画を進めたい」と伝えるだけでは、やるべき作業が不明確です。しかし、ChatGPTに「目的」「期限」「関係者」「必要資料」などを順番に確認させることで、「市場調査」「競合分析」「社内提案資料作成」などの具体的なタスクに分解できます。

さらに、「緊急度」と「重要度」の観点で整理するよう依頼すれば、優先度の高い作業から着手する計画も立てられます。タスクが増えて管理が追いつかない場合でも、思考を可視化し、実行可能な単位に分解できる点が大きな強みです。

ChatGPTのTasks機能にはどんな制限がある？

ChatGPTのTasks機能は便利ですが、利用上の制限もあります。タスク管理を業務に本格導入する前に、件数上限や機能面の制約を理解しておくことが大切です。制限を知らずに使うと「思ったより登録できない」「他の機能と連携できない」といった戸惑いが生じます。

ここでは、ビジネス利用で押さえておきたい代表的な制限を解説します。

同時にアクティブにできるタスクは最大10件まで

同時にアクティブにできるタスクは最大10件までです。そのため、登録しすぎると新しいタスクを追加できなくなります。

Tasks機能では、現在有効になっているタスク数に上限があります。すでに10件のタスクが有効な状態では、新規作成ができません。特に、毎日・毎週・毎月などの定期実行タスクを多く設定している場合、気づかないうちに枠を使い切ってしまうことがあります。

対策としては、不要になったタスクを定期的に見直し、完了済み・停止可能なものは整理することが大切です。タスクの質を高め、重要な業務に絞って登録することで、上限内でも十分に運用できます。量よりも優先順位を意識することが、効果的な活用のポイントです。

ファイルアップロードには対応していない

Tasks機能はファイルアップロードに対応していないので、資料そのものを基にした自動処理はできません。

たとえば、「このExcelを毎月集計して通知してほしい」といった依頼は、Tasks単体では実行できません。ファイルを直接読み込んで内容を解析し、定期的に処理する仕組みは用意されていないためです。

業務で資料管理を伴う場合は、あくまで「実行を思い出させる」「手順を提示する」用途として活用するのが現実的です。つまり、Tasksは「実務そのものを代行する機能」ではなく、「行動を促す仕組み」だと理解すると誤解がありません。

GPTsや音声機能との連携はできない

Tasks機能は、カスタムGPT（GPTs）や音声機能とは連携できないので、専用GPT内で作成した内容を直接タスク化することはできません。

たとえば、特定業務用に作成したGPTで整理したプロジェクト計画を、そのままTasksに自動登録する仕組みはありません。また、音声入力で登録することにも対応していません。タスクはテキストベースで設定する必要があります。

業務効率化を目指す場合は、「対話で整理 → 必要部分をTasksで登録」という手動ステップが必要になります。完全自動連携ではない点を理解しておくことが大切です。現時点では、機能ごとに役割が分かれていると認識しておきましょう。

Tasks機能を上手に設定するコツとは？

Tasks機能は、設定の仕方次第で使いやすさが大きく変わります。単に思いついた内容を登録するだけでは、通知が増えすぎたり、意図と違うタイミングで実行されたりする可能性があります。仕事のタスクが増えているビジネスパーソンほど、「何を」「いつ」「どの頻度で」実行するのかを明確にすることが大切です。

ここでは、Tasks機能を活用する際に、実務で失敗しにくい設定のコツを紹介します。

1回だけ実行するタスクはシンプルな指示で作成する

条件を増やしすぎると意図と異なる実行設定になる可能性があるため、単発タスクは日時と目的を明確にしたシンプルな指示で作成するのが基本です。

たとえば、「金曜の15時にA社へ見積書を送るのをリマインドして」といったように、「日付」「時刻」「行動内容」を明確に伝えます。余計な背景説明を長く書く必要はありません。単発タスクは「行動を思い出すこと」が目的なので、簡潔で具体的な指示が適しています。

また、実行後に不要になるタスクは自動で完了扱いになるため、後から整理する手間も少なく済みます。単発業務はできるだけ短い文で登録することで、管理画面も見やすくなり、タスク過多を防ぐことができます。

定期実行するタスクは繰り返し条件を指定する

繰り返し条件が曖昧だと不要な通知が続く可能性があるため、定期タスクは頻度と終了条件を具体的に指定することが大切です。

たとえば、「毎週月曜9時に週次報告の準備をリマインド」「毎月末日の17時に請求確認を通知」といったように、曜日・日付・時刻を明確にします。さらに、「3か月間だけ実行」「プロジェクト終了まで」といった終了条件を加えると、不要な通知を防げます。

ルーティン業務は自動化の効果が高い反面、設定を誤ると通知疲れの原因になります。自分の業務サイクルに合わせて頻度を設計することで、本当に必要なタイミングでだけ通知を受け取れるようになります。繰り返し条件の明確化が、継続的な活用のポイントです。

作成したタスクは管理画面で編集・停止できる

登録後のタスクは、管理画面から編集や停止が可能です。状況の変化に応じて柔軟に見直すことが、継続利用のポイントです。

業務内容や締切が変更になることは珍しくありません。その場合、既存タスクを削除して再登録するのではなく、管理画面から日時や内容を修正できます。また、不要になった定期タスクは停止することで、アクティブ件数の上限を圧迫せずに済みます。

定期的にタスク一覧を確認し、「今も必要か」「頻度は適切か」を見直す習慣をつけると、タスク管理が形骸化しません。AIに任せきりにするのではなく、定期的に整えることで、本当に使えるタスク管理ツールとして活用できます。

対話形式でタスクを整理する場合のプロンプト例

ChatGPTは、対話を通じて思考を整理し、曖昧な業務を具体的なタスクに分解できます。「やることが多すぎて何から手をつければよいか分からない」という状態でも、目的や期限を順番に確認することで、実行可能な単位まで落とし込めます。

大切なのは、最初から完璧な指示を書くことではなく、状況を共有しながら段階的に整理することです。ここでは、実務でそのまま使えるプロンプト例と活用の考え方を紹介します。

会議のアジェンダ作成と宿題回収

会議業務は、準備・当日運営・事後フォローまでを一連の流れで整理すると抜け漏れを防げます。多くのビジネスパーソンは会議当日の進行に意識が向きがちですが、成果を左右するのは事前準備と事後対応です。会議は意思決定の場であると同時に、タスク発生の起点でもあります。

たとえば、次のように依頼します。

プロンプト例：

このように依頼すると、会議前に行う資料依頼や論点整理、当日の記録作成、会議後の決定事項整理と担当者フォローまでが一連の流れとして可視化されます。さらに、「各タスクの理想的な実施日も提案してください」と追加すれば、準備不足や回収漏れを防ぐ具体的なスケジュール案まで作れます。

会議を単なるイベントとしてではなく、前後を含めたプロジェクトとして扱うことが、業務効率化のポイントです。

営業の商談準備のタスク化

商談準備は、情報収集・仮説設計・提案準備という段階に分けると整理しやすくなります。「商談準備」と一括りにすると抽象的ですが、工程ごとに分けることでしなければならない行動が明確になります。特に新規商談では、事前準備の質が成果に直結します。

プロンプト例：

この依頼により、企業情報の確認、意思決定者の想定、課題仮説の立案、資料カスタマイズ、想定質問への回答準備などが具体化されます。さらに、「各タスクの所要時間の目安も示してください」と追加すれば、準備時間の配分まで検討できます。対話を通じて抜け漏れを防ぐことで、商談当日の不安を減らし、提案内容に集中できる状態をつくれます。

開発・制作のマイルストーン管理

プロジェクト型業務は、成果物ベースで区切ることで進捗管理が安定します。全体像が見えないまま作業を進めると、遅延や認識ズレが発生しやすくなります。特に複数人が関わる案件では、段階ごとの目標を明確にすることが重要です。

プロンプト例：

このように指示すると、工程が段階的に整理され、それぞれのフェーズで何をもって完了とするのかが明確になります。さらに、「想定されるリスクとその対策も挙げてください」と追加すれば、遅延防止の視点も加わります。

制作や開発では、感覚的な管理ではなく、基準を言語化することが成功のポイントです。

バックオフィスの締切リスト作成

バックオフィス業務は、締切日を軸に整理すると優先順位が明確になります。経理・労務・総務などの業務は毎月繰り返し発生するため、時期ごとの負荷を可視化することが大切です。締切を軸に整理することで、忙しい時期を事前に把握できます。

プロンプト例：

このように伝えると、請求処理や支払管理、給与関連業務などが時期ごとに整理されます。さらに、定期実行タスクとして設定すべき業務を明確にすることで、自動化の優先順位も見えてきます。

バックオフィス業務は「忘れない仕組み」を作ることが最大のポイントです。対話を通じて業務を構造化し、定期タスクに落とし込むことで、安定した運用が実現します。

ChatGPTでタスク管理をするときの注意点は？

ChatGPTでのタスク管理は便利ですが、使い方を誤ると逆に混乱を招く可能性があります。指示の出し方や通知の設計、出力内容の確認を怠ると、タスクが増えすぎたり、誤った情報をもとに行動してしまうこともあります。仕事のタスクが増えているビジネスパーソンほど、仕組みとしてChatGPTを上手に使う視点が重要です。

ここでは、ChatGPTでタスク管理を行うときに特に注意すべきポイントを解説します。

指示が曖昧でタスクが増えすぎる

曖昧な指示を出すと、必要以上に細かいタスクが生成されることがあります。目的や期限が不明確なまま依頼すると、網羅的ではあるものの、実行負荷の高い一覧が作られてしまうためです。

たとえば「新規プロジェクトを整理して」とだけ依頼すると、想定以上に多くの工程や確認事項が提示されることがあります。一見すると整理されたように見えますが、実際には消化しきれない量になり、管理が難しくなる可能性があります。

対策としては、「目的」「期限」「優先順位の基準」を明示することです。さらに、「今週中に着手すべきタスクに絞ってください」と条件を付けることで、実行可能な範囲に収められます。タスク管理では量よりも実行性が重要です。絞り込む意識を持つことが大切です。

通知を増やしすぎて見なくなる

通知を設定しすぎると、かえって重要な連絡を見逃す原因になります。人は通知が増えすぎると、心理的に慣れてしまい、確認を後回しにしがちです。

Tasks機能で毎日のように多数のリマインドを設定すると、通知が日常化し、本来優先度の高いタスクも埋もれてしまいます。結果として「通知は来ているが見ていない」という状態に陥る可能性があります。

効果的に活用するには、本当に忘れてはいけない業務だけを登録することが大切です。日常的に必ず行う業務まで通知対象にすると、管理コストが増えてしまいます。通知は「最小限で最大効果」を意識し、定期的に見直す習慣を持つことで、実用的な仕組みとして維持できます。

出力内容を確認せず事実誤りを見逃す

ChatGPTの出力は必ず確認し、事実誤りがないか検証する必要があります。AIは参考情報をもとに回答しますが、最新情報や社内固有の事情を完全に把握しているわけではありません。

たとえば、法令対応や契約条件、数値目標などに関するタスクを整理する場合、誤った前提が含まれる可能性があります。そのままTasksに登録し実行すると、業務上のリスクにつながる恐れがあります。

重要な業務ほど、出力内容を自分で確認し、必要に応じて修正してから採用することが大切です。AIは補助ツールであり、最終判断は利用者にあります。タスク管理に活用する際も、「確認する責任は自分にある」という意識を持つことが、安全で効率的な運用につながります。

ChatGPTのTasks機能で実現する効率的なタスク管理

ChatGPTでのタスク管理は、対話による整理とTasks機能によるリマインド設定を組み合わせることで効果を発揮します。Tasksは最大10件までという制限や連携面の制約がありますが、「忘れない仕組み」として活用すれば、業務の安定運用に大きく貢献します。大切なのは、曖昧な指示を避け、通知を増やしすぎず、出力内容を必ず確認することです。

ChatGPTは業務を完全自動化するツールではなく、思考と行動を支援するパートナーです。仕組みとして取り入れることで、日々のタスク管理をより効率的に進められます。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウドが監修する「AIの基礎知識」です。ビジネスや生活に役立つAIの基本と最新情報を分かりやすく解説。AIを身につけ、新しい一歩を踏み出すのを応援します。