• 更新日 : 2026年8月21日

Microsoft 365 Copilot の使い方は？アプリ別活用法・導入時の注意点を解説

Microsoft 365 Copilotは、Word・Excel・PowerPoint・Outlook・TeamsなどのMicrosoft 365アプリにAI機能を組み込み、文書作成、表計算、資料作成、メール対応、会議整理などを支援するサービスです。正式名称は「Microsoft 365 Copilot」で、業務で使うファイルやメール、会議情報と連携できる点が特徴です。

本記事では、Microsoft 365 Copilotの基本、アプリ別の使い方、部門別の活用法や注意点を解説します。

Microsoft 365 Copilotとは？

Microsoft 365 Copilotは、Microsoft 365の各アプリ上でAIに自然言語の指示を出し、日常業務を支援してもらうための機能です。一般的なAIチャットと異なり、Microsoft 365内の文書、メール、予定、会議情報などと連携できる点が大きな特徴です。

Microsoft 365 CopilotはMicrosoft 365に組み込まれた業務支援AI

Microsoft 365 Copilotとは、Microsoft 365のWordやExcel、PowerPoint、Outlook、Teamsなどのアプリで利用できるAIアシスタントです。 正式名称は「Microsoft 365 Copilot」で、文書の作成、データ分析、プレゼン資料の下書き、メール返信、会議内容の要約などを支援します。

たとえば、Wordでは「社内向けの案内文を作成して」と入力すると文章のたたき台を生成できます。Excelでは「売上データを部門別に集計して」と指示すると、表の分析やグラフ作成を支援します。

Microsoft 365 Copilotの価値は、日常的に使っているMicrosoft 365アプリの中で、作業の流れを大きく変えずにAIを利用できる点にあります。新しい専用ツールを別途開かなくても、普段のWordやExcel、Teams上でAIによる補助を受けられるため、現場に定着しやすいのが特徴です。

参考:Microsoft 365 Copilot | 職場向けの AI 仕事効率化ツール

社内データと連携できる点が汎用AIと異なる

Microsoft 365 Copilotと一般的なAIチャットの違いは、Microsoft 365上の業務データと連携できる点です。Microsoft 365 Copilotは、Microsoft Graphを通じて、メール、チャット、予定表、ファイル、会議情報などの文脈を参照しながら回答を生成します。

たとえば、Teams会議の内容、Outlookのメールスレッド、SharePointやOneDriveに保存された資料をもとに、「この案件のこれまでの経緯をまとめて」と指示できます。これにより、一般知識だけでなく、自社内の情報に基づいた回答を得やすくなります。

Microsoft 365 Copilotの種類の違いは？

Microsoft 365 Copilotを使う前に、無料版、個人向け、法人向けの違いを確認しておく必要があります。料金だけでなく、Microsoft 365アプリとの連携可否、管理機能、セキュリティ機能が異なるため、個人利用と法人利用では選ぶべきプランが変わります。

無料版のCopilotはWeb上のAIチャットとして使う

無料版のMicrosoft Copilotは、主にWebブラウザやアプリ上で使うAIチャットです。質問への回答、文章の下書き、アイデア出し、検索補助などには利用できますが、法人向けのMicrosoft 365 Copilotとは機能範囲が異なります。

無料版では、WordやExcel、PowerPoint、Teamsなどの業務アプリ内で、社内ファイルや会議情報を参照しながら作業する使い方は基本的に想定されていません。個人が簡単な文章作成や調べものに使うには便利ですが、組織全体の業務効率化を目的にする場合は、法人向けのMicrosoft 365 Copilotを検討する必要があります。

また、無料版を業務で使う場合は、会社の機密情報や個人情報を入力しないルールを明確にしておくべきです。法人契約と異なり、管理者が利用状況やデータ保護を一元管理しにくいため、従業員が自己判断で使うと情報管理上のリスクが高まります。

個人向けと法人向けでは管理機能と利用範囲が異なる

個人向けのMicrosoft 365 Personalなどは、個人の文書作成や資料作成を支援する用途に向いています。法人向けのMicrosoft 365 Copilotは、組織内のMicrosoft 365環境と連携し、管理者による制御やセキュリティ管理を前提に利用します。

法人利用では、単にAI機能を使えるかどうかだけでなく、管理者が利用者、アクセス権限、データ保護、監査、ポリシーを管理できるかが重要です。従業員が複数いる企業では、個人向けプランを各自で契約して使うよりも、法人向けプランで統制を効かせる方が安全です。

料金は契約形態や対象プランによって変わります。Microsoft公式サイトでは、個人向け、ビジネス向け、エンタープライズ向けの価格がそれぞれ案内されています。

参考:Microsoft 365 Copilot プランと価格 – ビジネス向けの AI

Microsoft 365 Copilotのアプリ別の使い方は？

Microsoft 365 Copilotは、アプリごとに得意な処理が異なります。まずは自社で利用頻度の高いアプリから試すと効果を確認しやすくなります。

【Word】文書作成・要約・校正を効率化

WordのCopilotでは、文章の下書き、既存文書の要約、表現の調整、校正などを効率化できます。新規文書を作る場合は、「新入社員向けの研修案内を作成して」「取引先向けのお礼状を丁寧な文体で作成して」のように指示します。

既存文書を開いた状態で使う場合は、「この文書を300字で要約して」「専門用語を減らして初心者向けに書き換えて」「箇条書きに整理して」といった使い方が有効です。長い報告書や議事録、マニュアルの内容を短時間で把握したい場面でも役立ちます。

ただし、契約書、規程、社外向け文書などでは、Copilotの出力をそのまま使わないことが重要です。法的な表現、金額、日付、責任範囲などは、必ず担当者や専門家が確認する必要があります。

【Exce】データ分析・集計・グラフ作成を支援

ExcelのCopilotでは、表データの傾向分析、集計、グラフ作成、関数の提案などを支援できます。「部門別の売上合計を集計して」「前月比で増減が大きい項目を抽出して」「このデータをグラフにして」と自然言語で指示できます。

Excel関数やピボットテーブルに不慣れな担当者でも、Copilotに意図を伝えることで、分析の方向性をつかみやすくなります。一方で、ExcelのCopilotを使うには、元データが整理されていることが前提です。列名が不明確、空白行が多い、表の範囲が曖昧、数値と文字列が混在している状態では、期待した分析結果が得られない場合があります。

【PowerPoint】資料の構成案とスライドの下書きを作成

PowerPointのCopilotでは、テーマや目的を指示することで、プレゼン資料の構成案やスライドの下書きを作成できます。「新サービスの社内提案資料を10枚で作成して」「市場課題、解決策、導入効果、費用感を含めて」といった指示が有効です。

また、Word文書や既存資料をもとにスライド化する使い方もできます。すでに報告書や企画書がある場合、それを参照しながらプレゼン用の構成に変換できるため、ゼロからスライドを作るよりも作業を進めやすくなります。

ただし、PowerPointのCopilotが生成する資料は、あくまで初期案です。社内ブランドのデザインルール、図表の正確性、メッセージの強弱、聞き手に合わせた説明順序は、人が調整する必要があります。

【Outlook】メール要約と返信文の下書きを作成

OutlookのCopilotでは、長いメールスレッドの要約や返信文の下書きを作成できます。「このメールの要点を3つにまとめて」「丁寧な文体で返信案を作成して」「相手の依頼事項と期限を整理して」と指示できます。

複数人が関わるメールでは、やり取りが長くなり、結論や依頼事項が見えにくくなることがあります。Copilotを使えば、メール本文を読み直す時間を減らし、対応すべき内容を把握しやすくなります。

ただし、メール返信では、相手との関係性や社内事情を踏まえた調整が必要です。Copilotの下書きは便利ですが、敬語、言い回し、回答範囲、添付資料の有無、送信先を人が確認してから送信してください。

【Teams】会議内容の整理とアクション抽出

TeamsのCopilotでは、会議内容の要約、決定事項の整理、アクションアイテムの抽出などに活用できます。「この会議で決まったことをまとめて」「担当者別のタスクを一覧にして」「未決事項を抽出して」といった使い方ができます。

会議後の議事録作成では、発言をすべて書き起こすよりも、決定事項、論点、担当者、期限を整理することが重要です。Copilotを使うことで、会議内容を確認しながら、必要な情報を短時間でまとめやすくなります。

ただし、会議の録音・文字起こし・要約には、社内ルールや参加者への周知が必要です。機密性の高い会議、採用面接、人事評価、労務相談などでは、記録してよい内容や保存期間を事前に決めておく必要があります。

Microsoft 365 Copilotを部門業務で活かすには？

Microsoft 365 Copilotは、部門ごとの業務課題に合わせることで効果を発揮しやすくなります。経理では集計、人事では文書作成や採用対応、総務ではマニュアル整備や問い合わせ対応など、定型的で文章・表データを扱う業務から始めるのが現実的です。

【経理部門】請求データや経費データの整理

経理部門では、ExcelのCopilotを使って請求データ、経費データ、売上データの整理を効率化できます。「取引先別に請求金額を集計して」「前月比で増加した費目を抽出して」「部門別の経費合計を表にして」といった指示が代表例です。

月次決算や請求処理では、同じ形式のデータを繰り返し確認する作業が多く発生します。Copilotを使うことで、集計や確認のたたき台を作り、担当者は異常値の確認や判断に時間を使いやすくなります。

【人事部門】規程文書や採用文書の下書き

人事部門では、WordやOutlookのCopilotを使って、社内規程、通知文、採用メール、面接質問リストなどの下書きを作成できます。「在宅勤務制度の社内案内文を作成して」「中途採用面接で確認すべき質問を10個作成して」といった指示が有効です。

人事業務では、同じ内容を対象者ごとに言い換える場面が多くあります。候補者への面接案内、選考結果通知、社内向け制度説明などです。Copilotを使うことで、文章の初稿作成にかかる負担を減らし、担当者は内容確認や個別対応に集中しやすくなります。

【総務部門】マニュアル整備や社内FAQ作成

総務部門では、Word、Outlook、TeamsのCopilotを使って、社内マニュアル、FAQ、案内文、問い合わせ対応の下書きを作成できます。「経費申請の手順を初心者向けにまとめて」「よくある問い合わせをFAQ形式にして」といった指示が有効です。

総務には、社内から似たような問い合わせが繰り返し届きます。Copilotを使って過去の案内文や問い合わせ内容を整理すれば、FAQやマニュアルを作成しやすくなります。結果として、問い合わせ対応の属人化を防ぎ、社内の自己解決を促しやすくなります。

Microsoft 365 Copilot利用時の注意点は？

Microsoft 365 Copilotを業務で使う際は、出力内容の正確性と社内情報の管理に注意が必要です。

Microsoft 365 Copilotの出力は人が確認してから利用する

Microsoft 365 Copilotの出力は、完成物ではなく下書きとして扱う必要があります。AIは自然な文章や要約を作成できますが、事実と異なる内容、古い情報、文脈に合わない表現が含まれる場合があります。契約書、請求書、経営資料、法務文書、人事評価、社外向けメールなどでは注意が必要です。金額、日付、契約条件、法律用語、個人情報が含まれる文書は、担当者や上長、専門部門が確認してから利用しましょう。

導入前にアクセス権限を見直す

Microsoft 365 Copilotは、ユーザーが閲覧できるMicrosoft 365上の情報をもとに回答を生成します。SharePoint、OneDrive、Teams、Outlookなどの権限設定が適切でないと、本来見せるべきでない情報が回答に含まれる可能性があります。導入前には、SharePointのサイト権限、OneDriveの共有リンク、退職者や異動者の権限、機密フォルダのアクセス制限を確認しましょう。

入力してよい情報と禁止情報を社内で決める

Microsoft 365 Copilotを安全に使うには、従業員が入力してよい情報と禁止する情報を明確にする必要があります。顧客の個人情報、未公開の財務情報、人事評価、健康情報、契約交渉中の情報などは慎重に扱うべきです。利用可能な情報、匿名化が必要な情報、入力禁止の情報を分類しておくと、現場が判断しやすくなります。AI利用ルールは一度作って終わりではなく、新機能の追加や社内規程の変更に合わせて定期的に見直しましょう。

Microsoft 365 Copilotの使い方を理解して安全に業務効率化を進めよう

Microsoft 365 Copilotは、WordやExcel、TeamsなどのMicrosoft 365アプリ上で、文書作成、データ分析、資料作成、メール対応、会議整理を支援する便利なAI機能です。日常業務の下書き作成や情報整理を効率化できる一方で、出力内容が常に正しいとは限らず、機密情報の取り扱いにも注意が必要です。業務で活用する際は、まず利用頻度の高いアプリから試し、出力確認のルールやアクセス権限の見直しを同時に進めましょう。

• 監修：高萩雄空輝（ITエンジニア/IT・AIメディアライター/SEOコンサルタント）

  ITエンジニアとして、Javaによる業務アプリケーション開発やデータベースの保守・運用に従事。その後、IT分野の知見を基盤として、AI・機械学習・生成AI分野を専門的に学習し、SEOコンサルタント／Webライターとして独立。専門性を生かし、大手プログラミングスクールにて、トレンドや最新情報を反映したIT技術・AIに関する記名記事を多数執筆している。現在は、ITとAIの基礎理解を前提としたファクトチェックや表現の妥当性検証、過度な自動化を避けたAI活用設計を強みとし、生成AI活用記事の監修や品質基準の策定も行っている。