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  • 作成日 : 2026年1月27日

ChatGPTのカスタマイズで業務効率を上げる！設定方法や活用事例を解説

ChatGPTを業務で使う際、毎回同じ指示や背景情報を入力することに手間を感じることはないでしょうか。ChatGPTの「カスタム指示」機能を活用すると、AIの応答スタイルや前提情報をあらかじめ設定できるため、業務効率を大幅に向上できます。

この記事では、中小企業の経営者や担当者に向けて、ChatGPTカスタマイズの基本的なやり方、業務効率化につながる具体的な活用事例、そして企業で使う際の注意点までをわかりやすく解説します。

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※（免責）掲載情報は記事作成日時点のものです。最新の情報は各AIサービスなどの公式サイトを併せてご確認ください。

ChatGPTのカスタマイズとは？

ChatGPTカスタマイズとは、ユーザーの指示や利用目的に応じて、ChatGPTの応答スタイルや前提知識をあらかじめ設定しておく機能のことです。この機能により、利用のたびに長い指示を入力する手間を省き、より専門的で一貫性のある回答を得ることができます。このカスタマイズの中核となるのが「カスタム指示（Custom Instructions）」機能です。

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ChatGPTカスタマイズでできること

ChatGPTのカスタマイズ機能では、主に以下の2つの要素を設定できます。この設定が、AIの回答精度や応答の一貫性向上につながります。

  • ユーザー自身についての情報設定
    利用者の所属部署や役職、業務内容など、AIに知っておいてほしい背景情報を入力します。たとえば、「私は〇〇会社の経理担当者で、主に月次決算と予算管理をしています」といった情報を設定できます。
  • ChatGPTに期待する応答の設定
    AIにどのような役割や性格を演じてほしいか、回答のトーンや形式を指定します。たとえば、「回答は常に箇条書きで、専門用語を使わずにわかりやすく説明してください」といった指示が可能です。

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カスタム指示で設定できる内容

カスタム指示で設定できる内容は多岐にわたりますが、ビジネスでの実用性を高めるために設定したい代表的な要素は以下のとおりです。

  • 役割・専門性
    あなたはSEOに詳しいマーケティングコンサルタントです。
  • 応答トーン
    親しみやすく丁寧な口調で回答してください。
  • 出力形式
    回答は結論から始め、必ずリスト形式でまとめてください。
  • 制約・ルール
    法律や社内秘の情報に関する質問には回答しないでください。

ChatGPTをカスタマイズするメリットは？

ChatGPTをカスタマイズすることで、ユーザーは次のようなメリットが得られます。これにより、日々の業務効率を大幅に高めることができるでしょう。

回答精度の向上

AIが利用者の背景や目的を常に理解しているため、質問の意図を正確にくみ取った、より具体的な回答が得られます。

業務効率の改善

毎回繰り返していた前提条件の入力作業が不要になり、すぐに本題の質問に移れます。これにより、AIとの対話にかかる時間を短縮できます。

応答の一貫性の確保

AIの口調やフォーマットを固定できるため、たとえば報告書の草案作成を任せる際に、組織内で統一されたトーンや形式での文書生成ができます。

関連記事｜AIを活用した業務効率化とは？部門・職種別のアイデアやツールを紹介

ChatGPTカスタマイズの方法は？

ChatGPTのカスタマイズは、利用者がAIに何を期待するかを明確に伝え、その設定を保存することで行います。設定場所はアカウント設定内にある「カスタム指示」メニューです。

ChatGPTをカスタマイズする基本的な手順は、以下の4つの手順で進めます。

  1. ChatGPTにログインする
  2. 画面左下のアカウント名をクリックし、「設定（Settings）」か「パーソナライズ（Personalization）」を選択
  3. 設定画面の「パーソナライズ（Personalization）」にある「カスタム指示（Custom Instructions）」や「あなたについて（ニックネーム、職業、あなたについての詳細）」といった項目に覚えておいてほしい指示やプロフィールを入力する。
  4. 「保存する（Save）」ボタンをクリックして設定を完了

設定が完了すると、新しいチャットを開始したときから、このカスタム指示が自動的に適用されます。

無料版でできる範囲

2026年1月現在、カスタム指示機能は、有料プランであるChatGPT Plusだけでなく、無料版ユーザーでも利用可能です。

ただし、無料版では最新モデルの利用回数や、一度に処理できる情報の量に制限がある場合があります。カスタマイズ自体は可能ですが、有料プランでより高性能なモデルやファイルアップロード機能などを組み合わせて利用する方が、より高度なカスタマイズ効果を得られるでしょう。

ChatGPTカスタマイズの具体例

カスタム指示は、さまざまな業務やクリエイティブな用途に合わせて設定することで、その効果を最大限に発揮します。ここでは、実務に役立つChatGPTカスタマイズ例を紹介します。

ChatGPTをカスタマイズする際は、設定する役割やトーンを具体的に決めることで、より専門的で使いやすいAIになります。

性格・キャラクター設定の例

AIに特定の性格やキャラクターを設定することで、日常的な利用やブレインストーミングで、より柔軟な対話ができます。

  • 経理担当者向け厳しいチェック係
    あなたは、厳格な会計監査の専門家です。提案された予算案に対し、常にコスト削減の視点から3つの懸念点を指摘してください。
  • 営業担当者向け経験豊富な上司
    「あなたは、弊社のトップ営業成績を持つベテラン上司です。私が作成したメールや提案書に対して、顧客の心に響くような具体的な改善案を提案してください。
  • 親しみやすいメンター
    あなたは、IT初心者にもわかりやすく教えるフレンドリーなメンターです。回答には必ず例を加え、難しい専門用語は使わないでください。

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小説・ストーリー生成の例

クリエイティブな作業では、AIに特定のジャンルや文体を指定することで、より質の高いアイデアや文章の生成ができます。小説やストーリーの作成を依頼する際にも、以下の設定が役立ちます。

設定の例

あなたは、昭和初期の日本の探偵小説に詳しい作家です。会話文には古い言い回しを使い、情景描写は五感に訴えかけるような表現を多用してください。また、生成する小説の舞台は必ず架空の横浜としてください。

エンジニア向けの例

エンジニアがコード生成やデバッグでChatGPTを使う際も、カスタマイズが効果的です。

設定の例

あなたは、Python 3.12に精通したシニアエンジニアです。コードの提案時には、必ずそのコードを実行する際の環境を明記し、セキュリティ上の脆弱性がないかをチェックしてから出力してください。回答はコードブロックで記述し、解説は簡潔にまとめてください。

ChatGPTカスタマイズができないときの対処法は？

カスタム指示を設定したにもかかわらず、ChatGPTの応答に変化がない、または期待どおりの動作をしない場合は、いくつかの原因が考えられます。ChatGPTカスタマイズができないといった事象に直面した際の確認ポイントを解説します。

カスタム指示が反映されない場合、設定のミスだけでなく、利用環境や企業側の制約も関わっている可能性があります。一つずつ原因を切り分けて確認しましょう。

設定が反映されない原因

まず確認したいのは、カスタム指示が正しく保存され、適用されているかどうかです。

  • 設定のON/OFF
    カスタム指示の画面で、機能が有効になっているかを確認しましょう。「新しいチャットで有効にする（Enable for new chats）」といったチェックボックスが外れていると機能しません。
  • チャットの新規性
    カスタム指示は、設定後に新しく開始したチャットから適用されます。設定前にやり取りしていた既存のチャットには適用されないため、新しいチャットで試してみましょう。
  • 指示の具体性
    「良い回答をして」など抽象的な指示は、AIが意図をくみ取ることが難しいため、「経理の専門家として、数字に基づいた意見を述べて」など具体的な行動や役割に修正することが大切です。

アプリの仕様による制限

アプリ版を利用している場合、スマートフォンなどの画面の制約から、Web版と比較してカスタム指示の編集や確認がしにくいことがあります。

  • カスタム指示の文字数制限
    カスタム指示には文字数制限があります。詳細な設定を行おうとして制限を超えている場合、設定が途中で切れてしまい、意図したとおりに機能しないことがあります。長すぎる場合は、指示を要約し、重要な点に絞りましょう。

企業利用での制約

企業で提供されているアカウントやシステムを通じてChatGPTを利用している場合、独自の制約が設けられている場合があります。

  • 管理者による設定制限
    企業が導入しているChatGPT EnterpriseやAzure OpenAI Service（クラウドプラットフォームの一部として提供されるサービス）、API経由の環境では、情報システム部門の管理者によって、カスタム指示や特定の機能の利用が制限されていることがあります。この場合は、部門の担当者に確認しましょう。
  • プロンプトの上書き
    ユーザーがチャット内で入力したプロンプトが、カスタム指示の内容よりも優先されることがあります。カスタム指示の内容に反するような質問をしていないかを確認することも必要です。

ChatGPTカスタマイズを企業で活用する際のポイント

中小企業でChatGPTを導入し、カスタマイズを業務に活かすには、個人利用とは異なる視点が必要になります。組織として安全に、かつ効果的に利用するためのポイントを押さえることが大切です。企業でChatGPTを活用する際は、情報セキュリティと、利用者が誰でも同じ成果を得られるような標準化が重要になります。

部門別で標準プロンプトを整備する

各部門でバラバラにカスタム指示を設定してしまうと、組織全体でのアウトプットにばらつきが生じます。企業としての利用を考えるならば、業務ごとの標準プロンプトを整備することが重要です。
営業、人事、経理など部門ごとに、AIに知っておいてほしい情報と期待する応答のトーン・形式を統一した部門別テンプレートを作成し、それを全社員に共有しましょう。

情報漏洩リスクを理解する

ChatGPTのカスタム指示は、利用者の業務内容や背景情報をAIに提供することになります。このため、情報漏洩のリスクを理解し、適切な情報管理を行うことが欠かせません。
カスタム指示の設定ボックスであっても、社外秘の情報や個人情報を入力することは避けるべきです。
また、企業利用のプラン（BusinessプランやEnterpriseプラン）や環境によっては、入力されたデータが学習に利用されない設定になっているか、そのデータ保持ポリシーを事前に確認しておくことが大切です。

関連資料｜〖弁護士監修〗個人情報保護に関する誓約書テンプレート（ワード）

業務ごとにカスタム指示を使い分ける

一つのカスタム指示をすべての業務に適用しようとすると、かえって応答が中途半端になることがあります。業務の性質に合わせてカスタム指示を使い分ける視点を持ちましょう。

  • 例：経理業務の場合
    • 月次決算：財務会計の専門家として、正確な数値処理と法令遵守を重視した設定。
    • 広報資料作成：親しみやすい広報担当者として、専門用語を避け、わかりやすい表現を重視した設定。

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ChatGPTカスタマイズを効果的に使うには？

ChatGPTカスタマイズの効果を最大化するためには、単に設定を行うだけでなく、より実践的なカスタム指示の書き方のコツを習得し、組織全体に合わせた最適化の考え方を持つことが重要になります。

カスタム指示を使いこなすことで、AIは単なるツールではなく、特定のスキルを持った専門的なアシスタントとして機能するようになります。

カスタム指示の書き方のコツ

効果的なカスタム指示を作成するには、曖昧さを排除し、具体的な行動をAIに求めるようにしましょう。

  • 役割を明確にする
    専門家ではなく、〇〇業界のトップセールスのように具体的な役割と、その分野での能力を記述します。
  • 出力のフォーマットを固定する
    「回答は常に表形式でお願いします」「回答は500文字以内で要約してください」など、アウトプットの形式を厳密に指定します。
  • 禁止事項を明記する
    「○○に関する話題は扱わない」「感情的な表現は使わない」など、AIにしてほしくないことを指定することで、回答のブレを防げます。

組織に合わせた最適化の考え方

ChatGPTのカスタマイズは、一度設定したら終わりではありません。組織や業務の変化に応じて、設定を柔軟に調整することが、利用を継続するための重要な視点です。

  • フィードバックループの構築
    実際にカスタム指示を利用した社員から、「この設定だと〇〇業務では使いにくい」といったフィードバックを定期的に集め、設定内容を改善していく仕組みを作りましょう。
  • 成果指標の設定
    カスタマイズ後のメール作成時間が平均10%短縮されたなど、カスタマイズによる具体的な成果指標を設定することで、その効果を定量的に測定し、改善の根拠とすることができます。

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ChatGPTのカスタマイズで業務を安定させよう

ChatGPTカスタマイズは、単なる機能設定ではなく、AIを組織の一員として機能させるための基盤となります。

カスタム指示では、AIの役割、トーン、前提知識を固定することで、誰が使っても同じ品質の回答が得られるようになります。

これにより、各業務の生産性が高まり業務を安定させることにつながります。

経営者や担当者の皆さまは、このカスタマイズ機能を活用し、AIをより信頼できる業務パートナーとして育てていくことが、今後の企業競争力を高める鍵となるでしょう。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：マネーフォワード クラウド

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