PDFファイル名変換

概要

このガイドでは、マネーフォワード クラウドインボイス [送付]のPDFファイル名変換機能を使って、取引先ごとの名寄せ処理と電帳法の検索要件に対応する手順を説明します。

名寄せ処理と検索要件を満たすためには、インポートするPDFのファイル名を {取引先コード}*{取引日}*{金額}*NO*{帳票番号}_自由記述.pdf という形式に変換する必要があります。

本機能を利用することで、PDFファイルに含まれるテキスト情報を使ってファイル名を上記の形式に変換することができます。

対象ページ

• 送付
• 発行 ※承認ワークフローオプションをご利用の場合
• 設定＞PDF分割・ファイル名変換

※ PDFファイル名変換を行う導線は2つあります。変換したファイルを別途システム外にすべて保管しておきたいといったような運用が必要でない限りは、送付/発行画面から行うことを推奨いたします。設定画面から変換を行った場合は、変換後のファイルを一度ダウンロードして、もう一度アップロードする必要があります。

対象のお客さま

マネーフォワード クラウドインボイス 送付プランをご利用中のお客さま
※「PDFファイル名変換」の機能を利用するためには別途ご契約が必要です。

ファイル名変換前のPDFファイルのアップロード

送付/発行画面から行う場合

1. 送付 / 発行画面にアクセスし、「インポート」をクリックし、「ファイル名変換」を選択します。
   1. 
2. 「帳票種別選択」画面で帳票種別を選択し、「次へ進む」をクリックします。
   • 
3. ファイル名変換を行うPDFファイルをドラッグ＆ドロップするか、「ファイルを選択」をクリックしてファイルを選択します。
   • 
4. 「ファイル名の変換が可能なファイルです」と表示されたことを確認し、画面右下の「次へ」をクリックします。
   • 

ここまで進みましたら、ファイル名変換の初期設定に進んでください。

設定 > PDF分割・ファイル名変換から行う場合

1. 設定画面より、「PDF分割・ファイル名変換」をクリックします。
   • 
2. ファイル名変換を選択します。
   •  
3. ファイル名変換を行うPDFファイルをドラッグ＆ドロップするか、「ファイルを選択」をクリックしてファイルを選択します。
   • 
4. 「ファイル名の変換が可能なファイルです」と表示されたことを確認し、画面右下の「次へ」をクリックします。
   • 

ファイル名変換の初期設定

概要

各PDFから取引先を判別するための取引先コードを、電帳法の検索要件のための取引日、合計金額を抽出し、ファイル名に入れることで名寄せと検索要件を満たします。

任意で請求書番号を抽出することで、サービス内で番号による検索ができるようになります。

キーワードの抽出

取引先コード、取引日、合計金額、請求書番号を抽出します。

1. 画面右側の「キーワードの抽出」で、「キーワードの抽出を行う」をクリックします。

2. 「キーワードの抽出」から抽出したいキーワードの編集のアイコンをクリックします。

3. キーワード抽出の対象となる範囲をマウスで選択します。

数字の桁が増えることや、文言が長くなることを想定して、やや大きめに選択することを推奨します。

＜ご注意＞

• 画像やアウトライン化されたものは読み取ることができません。
  • Acrobat ReaderなどのソフトウェアでPDFファイルを開いた際に、テキストを選択できないものを指します。
• パスワード付きのPDFは読み取ることができません。

4. すべてのキーワードの抽出が完了したら、「抽出したキーワードの確認」をクリックします。

5. 正しく抽出できた場合は、読み取った値が「抽出されたデータ」に表示されます。

抽出したキーワードを加工してファイル名にセットする

システムが抽出したそれぞれのキーワードを認識するには、値をルールに合わせて加工し、ファイル名にセットする必要があります。

ファイル名のルール

{取引先コード}*{取引日}*{金額}*NO*{帳票番号}_自由記述.pdf

例: 12345_20250214_50,000_株式会社マネーフォワード御中.pdf

なお、ファイル名についてはデフォルトでこのようなファイル名が命名されるようにルールが設定されておりますので、設定の手順はございません。

それぞれのキーワードのルール

• 取引先コード：なし
•  取引日
  • ルール：YYYYMMDD
• 合計金額
  • 数字とカンマと小数点だけで構成
  • ￥、円などは利用不可

今回の例では取引先コードに「（）」が含まれている点と、取引日の形式が異なる点を修正します。

1.オプションをクリックします

2.画面のように設定を行うことでルールに沿った値に加工することができました。

あくまで一例となりますので、お客さまの内容に合わせて柔軟に設定を組んでください。

ファイル名変換を実行する

1. キーワードの抽出設定が完了したら、画面右下の「抽出を終了」をクリックします。
2. 画面右下の「変換を開始」をクリックします。
   • 
3. 変換前に、メモや設定の保存を行うことができます。今回の設定を保存することで、次回以降はPDFをアップロード後すぐに変換できるようになります。
   • 
4. 「変換開始」をクリックすると変換の処理が開始されます。
5. 送付/発行画面から実行した場合、次の画面に遷移します。
   • 
6. 変換の処理が終わると、ステータスが「完了(ファイル名変換)」に変わり、該当の行がクリックできるようになり、送付/申請が依頼できます。