給与計算は企業にとって欠かせない毎月の業務でありながら、複雑なフローになっているため多くの企業で対応に手間や時間がかかっています。そのため、給与計算の流れを見直し、テクノロジーの進化を活用した効率的かつ正確に行うことに注目が集まっています。本記事では、従来の給与計算業務を効率化するための方法を紹介します。

よくある従来の給与計算業務の問題

給与計算業務は、勤怠データの収集から税金や社会保険料の計算・不規則な手当の計算・支払い処理に至るまで、多岐にわたる業務が関連しています。これらの業務は、複数システムを組み合わせて使っているケースや手動でデータを取り扱うケースがよくあるため、フローが複雑になっている上に人的ミスが生じやすい環境にあります。また、法令変更がたびたび行われることもあり、常に最新の情報に基づいた処理が求められます。これらの問題を解決するためには、従来のプロセスを根本から見直し、新たなアプローチを検討する必要があります。

給与計算業務のフローを見直すには？

ステップ1. 現在の給与計算の流れを視覚化する

給与計算業務の効率化には、まず現在の業務フローを理解することが重要です。現在の給与計算手順を詳細に書き出し、視覚的に表現しましょう。フローチャートなどを用いて、各ステップの詳細、関連部署や担当者、使用システム、所要時間を明確にします。この手法により、非効率な手順、二重作業、ボトルネックなどが目に見える形で現れ、改善すべきポイントを容易に特定できます。
たとえば、給与計算において時間を取られる部分として、勤怠データの収集や承認プロセスが挙げられます。多くの場合、この段階での手間や遅延は後のプロセスに影響を及ぼし、最終的な給与計算の遅れにつながる可能性があります。このプロセスの視覚化により、どの部分が最も時間を要しているか、またその原因は何かを明らかにし、具体的な解決策を検討する基盤を築きます。
ここでは、従業員、部署長、人事部、給与担当者など、給与計算に関わる全員の視点を取り入れることが重要です。それぞれの立場から見た問題点や改善提案を集め、総合的な視点で業務フローの最適化を図ります。この活動は組織内のコミュニケーションを促進し、チーム全体での業務改善意識の醸成にも寄与します。

ステップ2. 一元化・自動計算化の方法を検討する

次の重要なステップは、データの一元化と自動化についての方法を検討することです。多くの企業では、勤怠管理、給与計算、社会保険料計算などのデータが様々なシステムに散らばっており、情報の不一致や処理の遅延が生じやすい状況にあります。バックオフィス全体を網羅したクラウドベースの給与計算システムの導入は、これらの問題を解決する効果的な方法です。一つのマスタデータ上でこれらの業務を管理することにより、データの一貫性を保ち、アクセスと管理の容易さを実現できます。
自動計算化は、特に繰り返し行われる作業において、効果を発揮します。例えば、勤怠データの取り込み、基本給の計算、税金や社会保険料の計算など、ルーティンワークの自動化により、人的ミスを減らし、業務の迅速化を図ることが可能です。
また、自動化には慎重なアプローチが必要です。全てのプロセスを一度に自動化するのではなく、段階的に導入し、各ステップの効果を評価しながら進めることが重要です。

ステップ3. 法令変更に柔軟に対応するための環境づくり

最後のステップは、法令変更に柔軟に対応するための環境づくりです。給与計算では、税法や社会保険関連の法令遵守が必須であり、これらの法令はたびたび変更されます。したがって、給与計算は常に最新の法規に準拠している必要があり、最新の法令に基づいて給与計算を行うための体制を整えることが求められます。多くのクラウドシステムは、法令変更を自動的にシステムに反映する機能を備えており、これによりリスクを軽減し、常に最新の状態を維持することが可能です。
法令対応は、単に最新の法令に沿っているかをチェックするだけでは不十分です。変更が生じた際には、その影響を業務フロー全体にわたって確認し、必要に応じてプロセスやシステムの調整を行う必要があります。たとえば、新しい税率の導入や社会保険料の変更があった場合、それらの変更をシステムが適切に反映できるかを確認し、必要な調整を加えます。

マネーフォワード クラウド給与で実現するフローの見直しと効率化

給与計算業務の効率化を実現するためには、適切なシステム活用が不可欠です。マネーフォワード クラウド給与は、給与計算のフローを根本から見直し、業務の効率化を図るための強力なシステムです。マネーフォワード クラウド給与は、データの一元管理、自動計算、そして法令対応という三つの重要な要素を持ち合わせ、業務全体の改善をサポートします。

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  データの一元化

  マネーフォワード クラウド給与では、勤怠データ、給与情報、社会保険料のデータを連携・管理できます。これにより、情報の不一致や手間のかかるデータ転送を回避し、処理のスピードと正確性を大幅に向上させることが可能です。

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  自動計算

  勤怠データの取り込みから基本給、税金、社会保険料の計算まで、多くのプロセスが自動化されています。これにより、人的ミスを減らし、業務の時間短縮を実現します。さらに、各システムを段階的に導入できるため、状況に合わせて最適なステップを踏むことができます。

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  法改正への対応は自動アップデートで

  マネーフォワード クラウド給与は、法改正の際、自動的にシステムに反映します。これにより、企業は常に最新の法律に基づいた給与計算を行うことができ、法令違反のリスクを最小限に抑えることができます。

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