-コンビニ業界向け-請求書ソフトの選び方・よくある課題・導入事例
更新日：2024年4月12日
コンビニ業界の現状と課題、DXや業務効率化の必要性
現在、コンビニ業界は多様な商品やサービスを提供し、消費者のライフスタイルの変化に柔軟に対応しています。
一方で、いくつかの課題に直面しています。人手不足が深刻で、24時間営業を維持するためのスタッフの確保や効率的なシフト管理が難しくなっています。
また、デジタル技術の進化により、オンラインショッピングの普及やキャッシュレス決済の需要が高まり、業界ではこれらの需要に迅速に対応する必要があります。三菱UFJリサーチ＆コンサルティングのアンケート調査では、幅広い年代がキャッシュレス決済を利用しています。
出典：三菱UFJリサーチ＆コンサルティング「【資料１】キャッシュレス決済の動向整理」
業務効率化は、コンビニ業界においても重要です。特に、商品の発注や在庫管理、従業員のシフト管理などの日常業務を効率的に行うことが求められています。この中で、請求書ソフトの導入が効果的です。
コンビニ業界は変化する市場に柔軟に対応し、業務の効率化を進める必要があります。請求書ソフトの導入は、これらの課題への対処と同時に、業務プロセスの合理化やコスト削減に寄与し、競争激化する市場での競争力を強化する手段となります。
コンビニ業界における請求書受領・発行業務のよくある課題
【受領】さまざまな形態で請求書を受領
コンビニ業界は、コロナ収束とともに業績が回復してきています（参考）。したがって、コンビニ本部においても受領する請求書の数は増えつつあります。POSシステムによりコンビニ各店舗の発注を取り扱うコンビニ本部のバックオフィスにおいては、各仕入先からそれぞれの請求書を受領し、支払代行します。
受領する請求書にはさまざまな形態があるため、コンビニ本部では請求書の処理に手間がかかります。
【受領】債権管理につながる債務管理や独自のルート
コンビニ本部においては、請求書の受領、データ化、直営店や加盟店とのやり取りなど種々の処理があります。債務管理処理だけでなく、加盟店等とのやり取りは債権管理につながり、業務フローに手作業の部分があると人為ミスのリスクが高まります。
一方、単独店として、酒店などの業態変更でコンビニ形式にしたケースもあります。独自ルートからの仕入れでは必ずしもシステム化されているとは限らず、受領請求書のデータ化が望まれます。
【発行】加盟店との精算内容は複雑
フランチャイズ形式の場合、コンビニ加盟店ではブランドやノウハウなどの事業運営のサービスを受けることができます。その対価として、コンビニ本部は加盟店にロイヤルティの負担を求めます。
多くの場合、加盟店は売上を本部に送金し、その後コンビニ本部は仕入代金やロイヤルティ等を差し引いて残りを受け取る「オープンアカウント」制度が採用されています。
【発行】債権管理のための情報共有が重要
コンビニ本部の債権管理では、加盟店の売上高と売上送金の相違についての分析が必要です。これに、加盟店との契約更新や融資が加わると、個々の加盟店ごとの債権管理は非常に複雑になります。
また、コンビニ本部には加盟店の廃業や倒産リスクがあります。契約時に保証金を徴求し、相殺する処理を含め、債権管理処理においては店舗担当者などとの情報共有が重要です。
コンビニ業界の請求書関連の課題解決に向けたDX例
①請求書の受領～会計処理を効率化したい場合
仕入先などから受領する請求書については、社内での承認作業や振込手続き、会計システムへの入力、請求書の保存などの業務フローを踏まえ、業務効率化のための最適な方法を実践しましょう。
「マネーフォワード クラウド債務支払」では、メールで受領した請求書データを自動で取り込み、AI OCR処理を行うことで、支払条件などの情報を読み取ることが可能です。
受領した請求書については、あらかじめ設定した社内のワークフローに基づいて承認作業を行ったあと、ワンクリックで振込指示ができます。APIを用いたシステム間連携もできるため、「マネーフォワード クラウド債務支払」の情報を会計システムやマスタ管理にも活用し、バックオフィス業務全体の効率化を追求することが可能です。
②請求書作成～送付を効率化したい場合
毎月の請求業務を効率化するためには、自社が発行する請求書の作成から送付までの一連の業務フローを踏まえ、担当者による手作業をできる限り削減することが重要です。
「マネーフォワード クラウド請求書Plus」では、社内のCRMや販売管理システムと連携し、手入力なしで簡単に請求書データを作成することが可能です。
社内の申請・承認を行った請求書についてはメールや郵送で一括送付でき、担当者の発送業務の負担を大幅に軽減できます。さらに作成した請求書の情報は会計システムにも売上仕訳として反映でき、自社の損益状況をリアルタイムで把握する際にも有用です。
③帳票送付業務を自動化したい場合
作成した請求書を取引先に送付する際、郵送の場合には印刷や封入、発送作業が必要となり、送付件数によっては担当者がまとまった時間を拘束されてしまいます。
「マネーフォワード クラウドインボイス」では、作成した帳票データをアップロードすれば、あとはワンクリックで一括送信することが可能です。
またWeb送付や郵送、メール送信などの送付方法は取引先ごとに設定できるため、取引先の都合などによって急に送付方法を変更しなければならない場合にも、設定を変更するだけで対応できます。
コンビニ業界の企業様に参考となる請求業務の改善事例
請求書受領・経費精算業務の改善例①
老舗百貨店である株式会社藤井大丸様では、バックオフィスの自社開発システムではテレワークができないことや、財務諸表の作成に労力や時間がかかっている点が課題の1つでした。
請求書・経費関連では「マネーフォワード クラウド債務支払」「マネーフォワード クラウド経費」を導入しています。
請求書受領・経費精算業務の改善事例②
埼玉ダイハツ販売株式会社様では、紙書類や二重入力の多い業務フローだったため、紙書類を途中で紛失するリスク、金額を間違えて入力するリスク、上司が社内に不在で承認フローが遅れるリスクなど、さまざまな問題が発生していたそうです。
経費精算・債務支払の完全ペーパーレス化により、業務フローの改善・電子帳簿保存法への対応を完了しています。
請求書受領・送付業務の改善に役立つお役立ち資料
マネーフォワード クラウド債務支払
受領請求書をペーパーレス化し、大量の請求書処理業務もかんたん＆効率化！
メールで受領した請求書データの自動保存、AI OCR機能で支払先や支払金額等の入力を自動化が可能です。
マネーフォワード クラウドインボイス
法令対応を実現し、請求書送付業務の手間とコストを削減！
すべての帳票を自動で送付。郵送からWeb送付への切り替えなどで、郵送コストを削減することも可能です。
コンビニ業界の企業様が請求書ソフトを導入する際のチェックポイント
請求書受領に関するソフト導入の場合
コンビニ本部においては各仕入先からの請求書を大量に受領します。最初からデータで受領する請求書もありますが、紙ベースの請求書もあります。その際に、業務フローの上流で請求書をデータ化しておかないと社内での共有が難しく、仕入先だけでなく、加盟店への請求漏れや遅延のリスクが高まります。
したがって、追加的に債務管理ソフトを導入する際に、早期にデータ化できるようなオプションサービスが付帯したものを選ぶとよいでしょう。また、債務管理ソフトにおいて、紙の請求書の受け取り業をオプションとして利用できると、社内には紙の請求書が届かなくなるため、さらに利便性が高まります。
債権管理に関するソフト導入の場合
地域に根ざし、消費者生活のインフラともなるコンビニは、全国いたるところにあります。フランチャイズ形式で運営するコンビニ業界では、加盟店が増えるほど多様性も増すため、加盟店の独自仕入などがある場合、コンビニ本部では加盟店オーナーとの調整も必要となり、精算のための計算も複雑になります。
コンビニ各社はさまざまなシステムを導入しており、企業独自にカスタマイズされたシステムを利用するケースも少なくありません。したがって、一般的な債権管理システムを利用する場合は、CSV連携機能など現システムとの親和性の高いソフトをおすすめします。