-リース業界向け-請求書ソフトの選び方・よくある課題・導入事例
更新日：2024年4月12日
リース業界の現状と課題、DXや業務効率化の必要性
企業や個人に対してさまざまな資産や機器を一定期間利用する機会を提供するリース業界は、いくつかの重要な課題に直面しています。1つは、市場環境の変化に対する適応能力です。経済や産業の変動、技術の進化に迅速かつ柔軟に対応する必要があり、適切な戦略が求められています。
また、リース業界では契約や資産の管理が複雑化しており、正確な情報の管理が必要です。契約条件や資産の状態、メンテナンス履歴などのデータを適切に追跡・管理できないと、リース契約の効果的な遂行やリスクの把握が難しくなります。
リース業界においても業務の効率化が大切です。業界の課題に対応するだけでなく、ビジネスプロセス全体を向上させ、競争力を強化するためです。例えば、デジタル化された契約管理システムや資産追跡ツールの導入により、情報の正確性を確保し、契約の進捗やリースアセットの状態をリアルタイムで把握できます。
さらに、データ分析や予測ツールを活用することで、需要予測やリース契約のリスク評価が向上します。これにより、適切な価格設定やリスクヘッジの戦略を策定し、事業計画をより的確に進めることができます。
リース業界における請求書受領・発行業務のよくある課題
【受領】商品の多様化に伴う請求書処理
リース業界では、車両やオフィス機器、不動産など、さまざまな種類の商品を扱っています。幅広い商品ラインナップを揃えるリース会社の場合、商品ごとに異なるメーカーからの仕入が発生するため、取引先数も増加しやすくなります。
特にリース事業の拡大に比例して仕入先が増加するため、請求書受領業務も煩雑になりがちです。
【受領】国際取引に関する請求書の複雑さ
グローバル化が進む中、リース業界でも海外の企業や個人との取引が増えています。国際取引に関する請求書の処理は、通貨の換算や税制の違いなど、複数の側面を考慮しなければなりません。
海外から受領する請求書の枚数が増えるにつれて、経理担当者の負担も増加しやすく、請求書受領業務の遅延につながるリスクも高まります。
【発行】リース料金の請求書発行の複雑化
リース業界では、顧客ごとの契約内容に基づくリース料金の請求書を発行する必要があります。
契約期間や利用条件、特別オプションなど、顧客のニーズに合わせた柔軟な料金体系を導入している場合には、請求内容も複雑化しやすく、毎月行うリース料金の請求は、リース会社にとってまとまった時間と労力を要する業務といえるでしょう。
【発行】リース契約更新時の請求書対応
リース契約の更新時には、新たな契約内容に基づく請求書を発行する必要があります。
契約更新に伴って料金の変更や追加オプション、契約条件の変更などが行われることも多く、それらを的確に反映させるためには、請求書作成の柔軟性に加え、顧客ごとの契約内容について正確な管理を徹底しなければなりません。
リース業界の請求書関連の課題解決に向けたDX例
①請求書の受領～会計処理を効率化したい場合
仕入先などから受領する請求書については、社内での承認作業や振込手続き、会計システムへの入力、請求書の保存などの業務フローを踏まえ、業務効率化のための最適な方法を実践しましょう。
「マネーフォワード クラウド債務支払」では、メールで受領した請求書データを自動で取り込み、AI OCR処理を行うことで、支払条件などの情報を読み取ることが可能です。
受領した請求書については、あらかじめ設定した社内のワークフローに基づいて承認作業を行ったあと、ワンクリックで振込指示ができます。APIを用いたシステム間連携もできるため、「マネーフォワード クラウド債務支払」の情報を会計システムやマスタ管理にも活用し、バックオフィス業務全体の効率化を追求することが可能です。
②請求書作成～送付を効率化したい場合
毎月の請求業務を効率化するためには、自社が発行する請求書の作成から送付までの一連の業務フローを踏まえ、担当者による手作業をできる限り削減することが重要です。
「マネーフォワード クラウド請求書Plus」では、社内のCRMや販売管理システムと連携し、手入力なしで簡単に請求書データを作成することが可能です。
社内の申請・承認を行った請求書についてはメールや郵送で一括送付でき、担当者の発送業務の負担を大幅に軽減できます。さらに作成した請求書の情報は会計システムにも売上仕訳として反映でき、自社の損益状況をリアルタイムで把握する際にも有用です。
③帳票送付業務を自動化したい場合
作成した請求書を取引先に送付する際、郵送の場合には印刷や封入、発送作業が必要となり、送付件数によっては担当者がまとまった時間を拘束されてしまいます。
「マネーフォワード クラウドインボイス」では、作成した帳票データをアップロードすれば、あとはワンクリックで一括送信することが可能です。
またWeb送付や郵送、メール送信などの送付方法は取引先ごとに設定できるため、取引先の都合などによって急に送付方法を変更しなければならない場合にも、設定を変更するだけで対応できます。
リース業界の企業様に参考となる請求業務の改善事例
請求書受領・経費精算業務の改善事例
埼玉ダイハツ販売株式会社様では、紙書類や二重入力の多い業務フローだったため、紙書類を途中で紛失するリスク、金額を間違えて入力するリスク、上司が社内に不在で承認フローが遅れるリスクなど、さまざまな問題が発生していたそうです。
経費精算・債務支払の完全ペーパーレス化により、業務フローの改善・電子帳簿保存法への対応を完了しています。
請求書受領業務の改善例
放射線治療や薬物療法を中心に、切らずに治す「低侵襲がん医療」に特化した医療法人社団神戸低侵襲がん医療センター様は、紙媒体で受領する請求書の支払いをエクセルで管理していました。
また、仕訳入力も手作業で行っており、非効率な業務体制に課題を感じていました。
請求書受領・送付業務の改善に役立つお役立ち資料
マネーフォワード クラウド債務支払
受領請求書をペーパーレス化し、大量の請求書処理業務もかんたん＆効率化！
メールで受領した請求書データの自動保存、AI OCR機能で支払先や支払金額等の入力を自動化が可能です。
マネーフォワード クラウドインボイス
法令対応を実現し、請求書送付業務の手間とコストを削減！
すべての帳票を自動で送付。郵送からWeb送付への切り替えなどで、郵送コストを削減することも可能です。
リース業界の企業様が請求書ソフトを導入する際のチェックポイント
請求書受領に関するソフト導入の場合
リース業界に属する企業が請求書受領ソフトを導入する場合には、さまざまな仕入先から受け取る請求書について、データ化や国際取引にも対応できるサービスを選択することが重要です。
リース会社においては、営業用車両やオフィス機器、機械装置など、多種多様な資産をメーカーなどから仕入れるため、事業規模が拡大するにつれて仕入先も増加する傾向にあります。
また近年では海外企業との取引も増加しているため、請求書ソフトを導入する際には、請求書の自動読み取り機能に加え、国際通貨の円換算などが可能なものを選ぶことで、社内における請求書受領業務の負担軽減を期待できるでしょう。
請求書発行（送付）に関するソフト導入の場合
リース業界に属する企業が請求書発行ソフトを導入する場合には、請求書の定期発行機能に加え、社内における既存システムとの連携可否についても確認しましょう。リース会社では、顧客に対して毎月のリース料金の請求が発生するため、請求書の定期発行機能や品目登録機能を活用することで、請求書作成を自動化することが可能です。
その一方で、顧客ごとの契約内容などをCRMなどで一元管理している場合には、それらと連携可能な請求書ソフトを導入することで、最新の契約情報を反映した請求書作成を実現できます。さらに会計ソフトとの連携も可能であれば、仕訳入力も自動化でき、経理業務の負担軽減にも役立つでしょう。