-鉄道業界向け-請求書ソフトの選び方・よくある課題・導入事例
更新日：2024年4月12日
鉄道業界の現状と課題、DXや業務効率化の必要性
鉄道業界は現在、都市化の進展に伴い、鉄道は交通手段として不可欠な存在となっていますが、急増する利用者数により混雑や定時性の維持が難しいことが実情です。また、老朽化した鉄道インフラや車両も課題であり、近代化・更新の必要性が高まっています。
さらに、新型コロナウイルスの流行は、鉄道業界においても大きな影響を与えました。需要の減少や社会的距離の必要性が運行計画やサービス提供に変革をもたらし、同業界はこれに柔軟かつ効果的に対応する必要があります。
環境への影響も鉄道業界において懸念事項です。持続可能な交通手段としての期待が高まり、エネルギー効率の向上や脱炭素化が求められています。
業務効率化は、これらの課題に対処する上で不可欠です。適切な運行管理システムや予測分析ツールの導入により、運行スケジュールの最適化や故障予知が可能になり、サービスの信頼性向上に寄与します。また、デジタル予約やスマートカードなどの技術の活用は顧客サービスの向上につながります。
鉄道業界における請求書受領・発行業務のよくある課題
【受領】複数の部門間での請求書処理
鉄道業界においては、大規模プロジェクトに関わる請求書の処理が課題となります。各部門間での費用配分や承認プロセスの確立が必要であり、詳細なコミュニケーションと効率的なデータ共有が求められます。
また鉄道業界では、線路や車両の維持・修繕に関する支払いなど、業界特有の取引も多いです。これらの請求書を正確に処理するためには、部門間におけるスピーディーかつ丁寧なコミュニケーションが必要不可欠です。
【発行】多様化する売上請求書の管理
鉄道業界においては、駅のテナントや構内の広告スペースの賃貸など、多様な収入源から発生する売上請求書を管理しなければなりません。
また鉄道会社の中には、鉄道の運営だけでなく、周辺地域の小売業や不動産業を展開するケースもあり、事業規模に比例して請求業務の負担も増加するでしょう。
特に顧客ごとに異なる契約内容や料金体系が採用されるケースもあり、それぞれの請求書を正確かつ迅速に発行することが求められます。
【発行】電子請求書の導入と運用
鉄道業界においても、ペーパーレス化の推進と業務効率化のために電子請求書の導入が進んでいますが、既存のシステムとの互換性やデータセキュリティの確保、顧客への適切な情報発信など、電子化に伴う運用上の課題も少なくありません。
特に鉄道業界のような公益性の高い事業に関しては、電子請求書システムの導入と運用によるインパクトや顧客満足度に与える影響も大きいため、より一層慎重な対応が求められるでしょう。
鉄道業界の請求書関連の課題解決に向けたDX例
①請求書の受領～会計処理を効率化したい場合
仕入先などから受領する請求書については、社内での承認作業や振込手続き、会計システムへの入力、請求書の保存などの業務フローを踏まえ、業務効率化のための最適な方法を実践しましょう。
「マネーフォワード クラウド債務支払」では、メールで受領した請求書データを自動で取り込み、AI OCR処理を行うことで、支払条件などの情報を読み取ることが可能です。
受領した請求書については、あらかじめ設定した社内のワークフローに基づいて承認作業を行ったあと、ワンクリックで振込指示ができます。APIを用いたシステム間連携もできるため、「マネーフォワード クラウド債務支払」の情報を会計システムやマスタ管理にも活用し、バックオフィス業務全体の効率化を追求することが可能です。
②請求書作成～送付を効率化したい場合
毎月の請求業務を効率化するためには、自社が発行する請求書の作成から送付までの一連の業務フローを踏まえ、担当者による手作業をできる限り削減することが重要です。
「マネーフォワード クラウド請求書Plus」では、社内のCRMや販売管理システムと連携し、手入力なしで簡単に請求書データを作成することが可能です。
社内の申請・承認を行った請求書についてはメールや郵送で一括送付でき、担当者の発送業務の負担を大幅に軽減できます。さらに作成した請求書の情報は会計システムにも売上仕訳として反映でき、自社の損益状況をリアルタイムで把握する際にも有用です。
③帳票送付業務を自動化したい場合
作成した請求書を取引先に送付する際、郵送の場合には印刷や封入、発送作業が必要となり、送付件数によっては担当者がまとまった時間を拘束されてしまいます。
「マネーフォワード クラウドインボイス」では、作成した帳票データをアップロードすれば、あとはワンクリックで一括送信することが可能です。
またWeb送付や郵送、メール送信などの送付方法は取引先ごとに設定できるため、取引先の都合などによって急に送付方法を変更しなければならない場合にも、設定を変更するだけで対応できます。
鉄道業界の企業様に参考となる請求業務の改善事例
請求書受領・経費精算業務の改善事例
埼玉ダイハツ販売株式会社様では、紙書類や二重入力の多い業務フローだったため、紙書類を途中で紛失するリスク、金額を間違えて入力するリスク、上司が社内に不在で承認フローが遅れるリスクなど、さまざまな問題が発生していたそうです。
経費精算・債務支払の完全ペーパーレス化により、業務フローの改善・電子帳簿保存法への対応を完了しています。
請求業務の改善事例
ホクトシステム株式会社様では、店舗物件を探されているお客様に情報提供をしており、月額会員料をカード決済できないかという要望をよくいただいていたそうです。
また、社内の不正を抑止できるよう履歴管理をしたいという背景もあり、マネーフォワード クラウド請求書を導入いたしました。
請求書受領・送付業務の改善に役立つお役立ち資料
マネーフォワード クラウド債務支払
受領請求書をペーパーレス化し、大量の請求書処理業務もかんたん＆効率化！
メールで受領した請求書データの自動保存、AI OCR機能で支払先や支払金額等の入力を自動化が可能です。
マネーフォワード クラウドインボイス
法令対応を実現し、請求書送付業務の手間とコストを削減！
すべての帳票を自動で送付。郵送からWeb送付への切り替えなどで、郵送コストを削減することも可能です。
鉄道業界の企業様が請求書ソフトを導入する際のチェックポイント
請求書受領に関するソフト導入の場合
鉄道業界において、請求書受領ソフトの導入を検討する場合には、複数の部門間での請求書処理や、維持・修繕に関する支払いなどの複雑な取引を効率的に管理できるかどうか、慎重に検証しましょう。
請求書ソフトによっては、請求書の自動読み取り機能やデータの抽出、システム内の一元管理が可能であるため、手作業による入力ミスや処理工数の削減に効果的です。また部門間での情報共有や承認プロセスを自動化かつオンライン化することで、事業規模の大きな鉄道会社でも内部コミュニケーションをスムーズに行い、迅速な請求処理を追求することが可能です。
請求書発行（送付）に関するソフト導入の場合
鉄道業界のように多様な収入源を持つ企業では、請求書発行ソフトの導入によって業務効率化が期待できます。
請求書ソフトの導入にあたっては、異なる契約内容や料金体系に対応した請求書テンプレートの活用など、カスタマイズ性やシステムの柔軟性、既存システムとの互換性を比較するだけでなく、公益性の高い事業としてデータセキュリティについても必ず確認しましょう。
また電子請求書機能の導入ができれば、ペーパーレス化が促進され、郵送コストを削減するとともに、顧客ごとに迅速かつ適切な方法で請求書送付が可能となります。鉄道事業以外にも多方面に業務展開する鉄道会社においても、安心かつ効率的に請求書ソフトを活用できるでしょう。