-電力業界向け-請求書ソフトの選び方・よくある課題・導入事例
更新日：2024年4月12日
電力業界の現状と課題、DXや業務効率化の必要性
長年にわたって私たちの生活基盤を支える電力業界ですが、市場環境に大きな変化が生じており、さまざまな経営課題に直面しています。
まず2016年4月から始まった「電力の小売全面自由化」により、電力業界への新規参入が促進されたことで、業界内での価格競争が加速し、安定的な電力供給体制の整備がより一層重要になりました。しかし近年においては、電力供給に必要な原油および石炭などの燃料コストの高騰や円安の影響により、電力調達価格は上昇傾向にあります。
また経済産業省の「電気主任技術者制度について」によると、電気主任技術者の免状取得者数が2002年～2011年は60,331名であったのに対し、2012年～2021年では54,851名まで減少しており、少子高齢化や電気設備の増加も相まって人手不足が懸念されています。
参考：電気主任技術者制度について｜経済産業省
日本全体のインフラを担うような社会的ニーズの大きな業界だからこそ、将来に向けた技術者の育成だけでなく、DX化や業務効率化による労働生産性向上の重要性が高まっているといえるでしょう。
電力業界における請求書発行・受領業務のよくある課題
【発行】封入・発送業務に時間がかかっているケースが多い
電力業界に属する企業については、多数の取引先を抱えるケースが多いことも特徴です。自社発行の請求書を郵送で送付する場合には、印刷や封入、発送作業にまとまった時間を要するため、担当者の業務負荷が増加する原因となるでしょう。
またエネルギー関連の事業を営む企業として、SDGsや地球環境に配慮したエコへの取り組みも求められるため、ペーパーレスの観点から請求業務の電子化の必要性を実感する会社も少なくありません。
【発行】CRMなどの各種システムと連携する必要がある
電力業界では歴史ある企業も多く、長年にわたってさまざまな社内インフラが構築されています。そのような企業では、すでに複数のシステムを導入しているケースが大半であり、たくさんの顧客を持つ電力会社などの場合には、CRMや販売管理システムを活用している事例が一般的です。
ただしシステム同士の連携が不十分な場合には、手作業によるミスが発生しやすいだけでなく、経営に必要なデータが各システムに散在するなど、非効率な業務運営に陥りやすいため注意が必要です。
【受領】受領してから支払申請を行うまでのフローが効率化されていないケースがある
取引先から受け取る請求書の確認作業から振込手続きまでの支払業務が非効率な場合には、長い目で見れば労働生産性の大幅な低下を招きかねません。一部の業務についてソフトを導入しているケースでも、システム間の連携が不十分な場合や手作業で行う業務が混在する場合には、非効率な業務体制に陥ってしまうこともあります。
支払業務だけでなく、その後の会計ソフトへのシームレスな連携を実現するなど、社内での迅速な情報共有の必要性が高まっているといえます。
電力業界の請求書関連の課題解決に向けたDX例
①請求書作成～送付を効率化したい場合
毎月の請求業務を効率化するためには、自社が発行する請求書の作成から送付までの一連の業務フローを踏まえ、担当者による手作業をできる限り削減することが重要です。
「マネーフォワード クラウド請求書Plus」では、社内のCRMや販売管理システムと連携し、手入力なしで簡単に請求書データを作成することが可能です。
社内の申請・承認を行った請求書についてはメールや郵送で一括送付でき、担当者の発送業務の負担を大幅に軽減できます。さらに作成した請求書の情報は会計システムにも売上仕訳として反映でき、自社の損益状況をリアルタイムで把握する際にも有用です。
②帳票送付業務を自動化したい場合
作成した請求書を取引先に送付する際、郵送の場合には印刷や封入、発送作業が必要となり、送付件数によっては担当者がまとまった時間を拘束されてしまいます。
「マネーフォワード クラウドインボイス」では、作成した帳票データをアップロードすれば、あとはワンクリックで一括送信することが可能です。
またWeb送付や郵送、メール送信などの送付方法は取引先ごとに設定できるため、取引先の都合などによって急に送付方法を変更しなければならない場合にも、設定を変更するだけで対応できます。
③請求書の受領～会計処理を効率化したい場合
仕入先などから受領する請求書については、社内での承認作業や振込手続き、会計システムへの入力、請求書の保存などの業務フローを踏まえ、業務効率化のための最適な方法を実践しましょう。
「マネーフォワード クラウド債務支払」では、メールで受領した請求書データを自動で取り込み、AI OCR処理を行うことで、支払条件などの情報を読み取ることが可能です。
受領した請求書については、あらかじめ設定した社内のワークフローに基づいて承認作業を行ったあと、ワンクリックで振込指示ができます。APIを用いたシステム間連携もできるため、「マネーフォワード クラウド債務支払」の情報を会計システムやマスタ管理にも活用し、バックオフィス業務全体の効率化を追求することが可能です。
電力業界の企業様に参考となる請求業務の改善事例
請求書発行業務の改善事例
クラスメソッド株式会社では、業務拡大につれて月に数百件の請求書が発行されるようになり、バックオフィス効率化のため請求業務の見直しを行いました。
これまでは月末に2人がかりで、請求書を紙出力して営業担当に確認を行い、毎月100件ほど請求書の郵送があったそうです。
請求書受領・経費精算業務の改善事例
埼玉ダイハツ販売株式会社様では、紙書類や二重入力の多い業務フローだったため、紙書類を途中で紛失するリスク、金額を間違えて入力するリスク、上司が社内に不在で承認フローが遅れるリスクなど、さまざまな問題が発生していたそうです。
経費精算・債務支払の完全ペーパーレス化により、業務フローの改善・電子帳簿保存法への対応を完了しています。
請求書受領・送付業務の改善に役立つお役立ち資料
マネーフォワード クラウドインボイス
法令対応を実現し、請求書送付業務の手間とコストを削減！
すべての帳票を自動で送付。郵送からWeb送付への切り替えなどで、郵送コストを削減することも可能です。
マネーフォワード クラウド債務支払
受領請求書をペーパーレス化し、大量の請求書処理業務もかんたん＆効率化！
メールで受領した請求書データの自動保存、AI OCR機能で支払先や支払金額等の入力を自動化が可能です。
電力業界の企業様が請求書ソフトを導入する際のチェックポイント
請求書発行（送付）に関するソフト導入の場合
請求書ソフトの導入によって請求書発行業務の見直しを行う場合には、まずは請求書の作成から送付作業までの効率化を追求しましょう。
電力業界の場合、固定客に対して定型の請求書を毎月発行するケースも多いため、取引先や品目の登録機能を持つソフトを利用することで、請求書の作成を自動化できます。
また多数の取引先を抱える電力業界では、すでにCRM・販売管理システムや会計ソフトを活用しているケースが多いです。
新たに請求書ソフトを導入する場合には、他の社内システムとの連携機能を確認し、シームレスなシステム間連携を実現できるソフトを選択しましょう。
請求書受領に関するソフト導入の場合
新たに請求書受領機能を持つソフトを導入する場合には、まずは作業時間の短縮が実現できるかどうかを検討することが重要です。特に電力業界では郵送で受け取る請求書も多いため、請求書の受け取り代行などのサービスを活用することも検討の余地があるでしょう。
また電力会社などの場合には、複数の支店や営業所を持つ企業が多いです。受領後における社内での申請・承認フローや振り込み手続きをオンライン上で完結させることで、拠点間が離れていてもスムーズなコミュニケーションが可能となり、作業効率の向上にも効果的です。
近年における電力の自由化や調達価格の高騰など、経営環境が目まぐるしく変わる電力業界では、スピーディーな経営判断が求められる場面も多いので、請求書受領に関するソフト導入をぜひ検討してみてはいかがでしょうか。